एक बैठक की अध्यक्षता करना एक कंपनी के शीर्ष या एक कार्यकारी के रूप में आपके सम्मान स्तर पर आपके उत्थान को बना या तोड़ सकता है। बैठक की अध्यक्षता करना तनावपूर्ण नहीं है, यह मज़ेदार हो सकता है। आपके द्वारा अगली बैठक में आसानी से नौकायन करना संभव है।
वांछित एजेंडा और कवर किए जाने वाले विषयों को पूरा करने से पहले एक ईमेल भेजें। विस्तृत और विशिष्ट रहें कि बैठक कितने समय तक चलेगी और कहाँ होगी।
बाकी उपस्थित लोगों के 10 मिनट पहले बैठक में आने का समय तय है। अपना समय ले लो किसी भी आवश्यक दस्तावेजों को बाहर रखना, एक कप कॉफी (या अन्य पेय पीना ताकि आप बोलते समय अपने गले को सूखने से बचा सकें) और कमरे के सामने खुद को स्वस्थ कर लें।
कमरे में घुसते ही, हाथ हिलाकर और आँखों से संपर्क बनाते हुए सभी को सलाम करें। यदि आवश्यक हो तो उन्हें नियत सीटों पर निर्देशित करें।
किसी को मीटिंग के लिए नोट्स या मिनट लेने के लिए नियुक्त करें।
एक त्वरित परिचय के साथ बैठक खोलें, मेज, कार्यालय या सम्मेलन कक्ष के सामने खड़ा है जिसमें बैठक हो रही है। पिछली बैठक के मिनट्स पर जाएं और अनुमोदन के लिए पूछें। एक बार जब आपके पास वह अनुमोदन हो, तो आगे बढ़ने से पहले उस दिन के एजेंडे के बारे में किसी भी प्रश्न का समाधान करें।
व्यापार के पहले विषय पर बातचीत या ब्रीफिंग शुरू करें। दूसरों को प्रतिक्रिया देने, जोड़ने और चर्चा करने की अनुमति दें। अगर लोग बारी-बारी से बात करते हैं, तो उन्हें कमरे में दूसरों का सम्मान करने के लिए कहें और मौखिक रूप से उनकी बात का इंतजार करने के लिए कहें।
नियंत्रण में रहें। जब लोग हाथ पर विषय से दूर हो जाते हैं, अच्छी तरह से लेकिन जबरदस्ती सभी को केंद्रीय मुद्दे पर वापस लाने के लिए हस्तक्षेप करते हैं। यदि आप बातचीत को भटकने देते हैं, तो यह बैठक की अध्यक्षता करने की आपकी क्षमता पर प्रतिबिंबित करेगा।
बैठक के समापन पर, खड़े होकर आने के लिए सभी का धन्यवाद करें। उनके द्वारा किए गए किसी भी कार्य की याद दिलाएं। यदि संभव हो तो लोगों को बैठक से बाहर जाने के लिए हाथ मिलाएं।
