औपचारिक रिपोर्ट में समापन पैराग्राफ एक महत्वपूर्ण खंड है, क्योंकि यह पाठक पर अंतिम प्रभाव छोड़ता है। समापन को न केवल स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से रिपोर्ट का विश्लेषण करना चाहिए, बल्कि रिपोर्ट में जानकारी के आधार पर आपके द्वारा दिए गए निष्कर्ष को भी बताना चाहिए।
अपनी औपचारिक रिपोर्ट में आपके द्वारा मूल्यांकन की गई जानकारी का विश्लेषण करने वाले एक से दो वाक्यों को लिखें, अगर आपकी रिपोर्ट दस पन्नों से अधिक लंबी है। केवल रिपोर्ट को सारांशित न करें, बल्कि "क्यों" और "कैसे" का जवाब देने पर ध्यान केंद्रित करें आपको रिपोर्ट में जानकारी मिली। अपनी रिपोर्ट के सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं पर प्रकाश डालें।
तथ्यों के आधार पर किसी भी निष्कर्ष को बताते हुए एक वाक्य लिखें, जो आपकी रिपोर्ट में दी गई जानकारी की ओर ले जाता है, लंबी रिपोर्ट के लिए दो से तीन वाक्य। यह आपकी राय या जानकारी का संपादकीय नहीं होना चाहिए, बल्कि तथ्यों का एक निर्णायक बयान होना चाहिए।
इस निष्कर्ष के बारे में अपनी राय बताते हुए एक से दो वाक्यों (तीन से चार से अधिक समय तक) को लिखें, जिसमें आप मानते हैं कि अन्य कारकों को ध्यान में रखना चाहिए या नहीं, जो निष्कर्ष को प्रभावित कर सकते हैं। यदि आपकी औपचारिक रिपोर्ट किसी विशिष्ट प्रश्न का उत्तर देने का इरादा है, तो उस प्रश्न का उत्तर दें या नहीं।
टिप्स
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आपकी रिपोर्ट स्पष्ट और सीधी होनी चाहिए। अपने समापन पैराग्राफ को पाँच वाक्य या उससे कम रखें। अपने समापन पैराग्राफ में किसी भी नई जानकारी का परिचय न दें।
