उचित व्यवसाय शिष्टाचार बनाए रखना सचिवों के लिए महत्वपूर्ण है जो अक्सर व्यवसाय या एक कार्यकारी की पहली छाप है जो एक ग्राहक या ग्राहक के पास है। व्यापार शिष्टाचार के कुछ सामान्य नियमों का अभ्यास करने से सचिव को अपने बॉस और कंपनी की सबसे सकारात्मक धारणा बनाने में मदद मिल सकती है।
आचरण
काम पर या जब अपने बॉस या कंपनी का प्रतिनिधित्व करते हैं तो व्यावसायिक आचरण अनिवार्य है। बहुत बार ग्राहक या अन्य पेशेवर अपने सचिव के साथ कार्यकारीता के कार्यकारी स्तर की समानता करेंगे यदि कार्यकारी मौजूद नहीं है। हमेशा एक विनम्र, व्यवसाय-उपयुक्त ग्रीटिंग का उपयोग करके फोन का जवाब दें। एक मुस्कुराहट के साथ आगंतुकों का अभिवादन करें और विनम्र बनें। भावुक या आसानी से नाराज न हों। हर समय एक विनम्र, सम्मानजनक आचरण बनाए रखें।
पोशाक
कई कंपनियों के पास एक व्यावसायिक कपड़े का ड्रेस कोड है जिसे सख्ती से लागू किया गया है। यहां तक कि अगर आपकी कंपनी इस तरह के ड्रेस कोड प्रदान नहीं करती है, तो आपको हमेशा साफ और अच्छी तरह से एक साथ दिखना चाहिए। तंग या खुलासा वस्त्र न पहनें। सुनिश्चित करें कि सभी सूट और शर्ट साफ हैं और ठीक से इस्त्री किए गए हैं। शॉर्ट स्कर्ट न पहनें। आपके जूते को काम के माहौल में फिट होना चाहिए - कोई स्नीकर्स या फ्लिप-फ्लॉप नहीं - और काम करने के लिए आरामदायक हो। यदि आप औद्योगिक वातावरण में काम करते हैं, तो आपको फ्लैट, बंद पैर के जूते पहनने की आवश्यकता हो सकती है।
औपचारिक पता
एक सचिव को हमेशा औपचारिक रूप से वरिष्ठों को संबोधित करना चाहिए। यह आपके पर्यवेक्षकों के प्रति सम्मान दर्शाता है और एक पेशेवर काम के माहौल को बनाए रखने में मदद करता है। किसी सार्वजनिक स्थान या मीटिंग परिवेश में अपने बॉस के पहले नाम का उपयोग करने से बचें। हमेशा "श्री" का उपयोग करें या "सुश्री" कंपनी के अन्य अधिकारियों को संबोधित करते समय। यदि आपका बॉस अधिक आकस्मिक पते का अनुरोध करता है, जैसे कि उसका पहला नाम या उपनाम का उपयोग करना, केवल तब उपयोग करें जब अधिक निजी या अनौपचारिक सेटिंग में, जैसे कि उसके निजी कार्यालय में कोई अन्य वरिष्ठ उपस्थित न हो।
संगठन
एक सचिव के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक संगठन को बनाए रखना है। व्यावसायिक शिष्टाचार उद्देश्यों के लिए, एक स्वच्छ, संगठित कार्यक्षेत्र बनाए रखें। अपने डेस्क या अपने कार्य क्षेत्र में अव्यवस्था बनाने से बचें। यदि आप ऐसे क्षेत्र में काम करते हैं, जहाँ क्लाइंट या अन्य अधिकारियों को मीटिंग के लिए प्रतीक्षा करने के लिए कहा जा सकता है, तो सुनिश्चित करें कि वह क्षेत्र भी व्यवस्थित है। कार्य क्षेत्र में बिखरी हुई व्यक्तिगत वस्तुओं या पत्रिकाओं को न छोड़ें। सभी गोपनीय फाइलों और निजी वस्तुओं को आगंतुकों की दृष्टि से दूर रखें।
