एक पदोन्नति ज्ञापन एक कर्मचारी को पदोन्नत होने के बारे में एक छोटी टिप्पणी है। प्रमोशन मेमो दो प्रकार के होते हैं। पहले मामले में एक नियोक्ता, आमतौर पर एक पर्यवेक्षक या मानव संसाधन प्रबंधक, एक कर्मचारी को सूचित करता है कि उसे पदोन्नति मिली है। दूसरी स्थिति में प्रमोशन मेमो अन्य कर्मचारियों को भेजे जाने की घोषणा है। एक ज्ञापन एक कंपनी के भीतर व्यापार संचार का एक आवश्यक रूप है। मेमो का उपयोग कर्मचारियों को कंपनी से संबंधित महत्वपूर्ण मुद्दों के बारे में सूचित करने के लिए किया जाता है। प्रमोशन मेमो लिखना केवल कुछ आवश्यकताओं के साथ एक सरल कार्य है।
पदोन्नति पाने वाले व्यक्ति से पहले संपर्क करें। कई बार लोगों को व्यक्तिगत रूप से बताया जाता है कि उन्हें पदोन्नति मिल रही है। उन्हें एक मेमो भेजना कभी-कभी व्यापार में भी होता है। लेकिन अगर एक सामान्य पदोन्नति ज्ञापन बाहर भेजा जा रहा है, तो कर्मचारी को यह नहीं सीखना चाहिए कि उसे उसी समय पदोन्नत किया जा रहा है जैसे कि हर कोई। व्यक्ति से बात करें या उसे पहले एक निजी ईमेल भेजें।
जानिए कौन हैं पाठक ज्ञापन भेजते समय आपको यह जानना होगा कि कौन इसे प्राप्त कर रहा है। पदोन्नति की घोषणाएं एक विभाग, कंपनी के विभाजन या पूरे संगठन के लिए जा सकती हैं। वरिष्ठ प्रबंधन के बीच पदोन्नति के लिए, मेमो को और अधिक औपचारिक होना चाहिए। एक छोटे विभागीय ज्ञापन के लिए, "बधाई" के चारों ओर गुब्बारे की तरह ग्राफिक्स स्वीकार्य हो सकते हैं। यह सब कंपनी की संस्कृति और उद्योग पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, विज्ञापन उद्योग आमतौर पर बैंकिंग की तुलना में अधिक निर्धारित होता है।
प्रचार के बारे में जानकारी दें। पत्रकारिता में छह डब्ल्यूएस हैं: कौन, क्या, कब, कहां, क्यों और कैसे। एक पदोन्नति ज्ञापन एक संक्षिप्त कहानी बताता है। इसके लिए उपयोगी होने के लिए आपको प्रचारित व्यक्ति का नाम, उसका नया शीर्षक और पदोन्नति प्रभावी होने की तारीख देना चाहिए। "जहाँ" वह विभाग या विभाग है, जिसमें वह काम करेगा। "क्यों" संक्षेप में पदोन्नति के लिए कर्मचारी की उपलब्धियों पर चर्चा करता है। यदि चयन समिति ने निर्णय लिया है तो "कैसे" हो सकता है। पदोन्नति मेमो भी वर्णन कर सकता है। पदोन्नत कर्मचारी की नई जिम्मेदारियां।
ज्ञापन छोटा रखें। एक पदोन्नति ज्ञापन वास्तव में सिर्फ एक घोषणा है। इसे छोटा रखने से कंपनी में दूसरों द्वारा पढ़ी जाने वाली संभावना बढ़ जाएगी।
भेजने से पहले प्रूफरीड करें। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि यह एक व्यापारिक ज्ञापन है और कर्मचारी एक निश्चित स्तर के व्यावसायिकता की उम्मीद करते हैं। चूंकि प्रमोशन मेमो छोटा है, इसलिए वास्तव में व्याकरण की त्रुटियों, वर्तनी की गलतियों या अन्य लेखन समस्याओं के लिए कोई बहाना नहीं है। ज्ञापन अच्छी तरह से लिखा और जानकारीपूर्ण होना चाहिए क्योंकि यह ज्ञापन भेजने वाले व्यक्ति को प्रतिबिंबित करेगा।
