यदि कोई व्यावसायिक पत्र लिखना कठिन लगता है, तो यह जानना उपयोगी हो सकता है कि सभी व्यावसायिक पत्रों को एक मूल टेम्पलेट का पालन करना चाहिए। टेम्पलेट का उपयोग किसी भी व्यावसायिक स्थिति के बारे में किया जा सकता है, और ईमेल में भी इसका उपयोग किया जा सकता है।
दिनांक
अपने पत्र की पूरी तारीख को कागज के बाईं ओर ऊपर से लगभग दो इंच लिखकर शुरू करें। संयुक्त राज्य में, तिथियां हमेशा महीने, तिथि और वर्ष के रूप में लिखी जाती हैं: 23 अप्रैल, 2009।
पते और सलाम
दिनांक से एक पंक्ति नीचे छोड़ें और अगली पंक्ति में अपना शहर का पता, एक पंक्ति, अपना शहर, राज्य और ज़िप कोड डालें और तीसरी पंक्ति में अपना ईमेल पता डालें। एक और दो लाइनें छोड़ें और पहली पंक्ति में प्राप्तकर्ता का नाम डालें, उसके नीचे अगली पंक्ति पर उसका शीर्षक, तीसरी पंक्ति पर उसकी कंपनी का नाम, उसके नीचे कंपनी का सड़क का पता, और उसकी कंपनी का शहर, राज्य और उसके नीचे ज़िप कोड। । अपने पत्र की शुरुआत "डियर" और या तो सुश्री या श्री और व्यक्ति के अंतिम नाम के साथ करें, जब तक कि आपको पता न हो कि व्यक्ति डॉ। या रेव के रूप में एक और सम्मानजनक का उपयोग करता है, उसके बाद एक कॉलन। दिनांक के तहत आपके पत्र का शीर्ष, इस तरह दिखेगा:
123 योर स्ट्रीट योरटाउन, ST 12345 [email protected]
सुश्री क्लारा विल्स मानव संसाधन निदेशक 456 कंपनी रोड कंपनी, एसटी 67890
प्रिय सुश्री विल्स:
तन
अपने पत्र के मुख्य भाग के लिए, प्रत्येक पैराग्राफ को छोड़े हुए (यहां तक कि बाएं मार्जिन के साथ) न्यायसंगत बनाएं और पैराग्राफ के बीच एक रेखा छोड़ दें। पत्र के मुख्य भाग में आपका लेखन पेशेवर होना चाहिए और इस बिंदु पर: स्पष्ट रूप से पत्र की प्रकृति, इसे भेजने के आपके कारणों और पत्र के जवाब में आपको प्राप्त होने की उम्मीद है। पत्र के प्रत्येक विचार को एक अलग अनुच्छेद में अलग करें। यदि आपके पास आपके पत्र के लिए एक से अधिक अनुरोध या उद्देश्य हैं, तो उन्हें अपने परिचयात्मक पैराग्राफ में दोनों को बताएं और फिर बाद के पैराग्राफ में पूरी तरह से लेकिन अलग-अलग व्यवहार करें। टोटके या संक्षिप्ताक्षर का उपयोग करने से बचें क्योंकि वे भ्रम पैदा कर सकते हैं: आप जो बात कर रहे हैं, उससे बिल्कुल बाहर निकलें। उचित व्याकरण और वर्तनी का उपयोग करें, और अपने पत्र को भेजने से पहले हमेशा उसे वर्तनी जाँचें।
समापन
"ईमानदारी से," या "ईमानदारी से तुम्हारा" के साथ अपने व्यापार पत्र को समाप्त करें। एक प्रिंट पत्र में चार रिक्त स्थान छोड़ें और अपना पूरा नाम डालें। समापन और अपने नाम के बीच की जगह में साइन इन करें। एक ईमेल में, अपने नाम को बंद करने के बाद अगली पंक्ति में रखें।
