एक व्यवसाय के दर्शकों के लिए लिखना एक मित्र को पत्र लिखने के समान नहीं है। पत्र का उद्देश्य अलग है - आम तौर पर, आप विशिष्ट जानकारी से अवगत कराएंगे या किसी को एक विशिष्ट कार्रवाई करने के लिए कहेंगे - और स्वरूपण और शैली के बारे में कुछ उम्मीदें हैं। अक्सर, एक व्यावसायिक पत्र पहली छाप होगी जो आप किसी पर बनाते हैं, इसलिए इसे सही करना महत्वपूर्ण है।
व्यापार पत्र क्या है?
एक व्यावसायिक पत्र कोई भी पत्र है जो एक संगठन किसी अन्य संगठन को भेजता है, या एक संगठन और उसके ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और अन्य दलों के बीच पत्राचार करता है। एक पत्र जिसे आप अपनी नौकरी के हिस्से के रूप में लिखते हैं, वह व्यवसाय पत्र के रूप में अर्हता प्राप्त करेगा, लेकिन किसी भी पत्र जिसे आप व्यवसाय, संगठन, सामुदायिक समूह या किसी पेशेवर संदर्भ में भेजते हैं, वह भी इस श्रेणी में आएगा। प्राथमिक परीक्षण सामग्री में से एक है: क्या आपके प्राप्तकर्ता को इस बात में रुचि होगी कि आप क्या लिख रहे हैं क्योंकि यह उनके कामकाजी जीवन को प्रभावित करता है? यदि ऐसा है, तो आपका पत्र एक व्यावसायिक पत्र के रूप में योग्य होगा।
आपको एक व्यावसायिक पत्र क्यों लिखना होगा
व्यवसाय ग्राहकों, ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और हितधारकों को महत्वपूर्ण जानकारी देने के लिए लिखते हैं। उदाहरण के लिए, वे किसी निर्माता से माल मंगवा सकते हैं, एक ग्राहक को उनके ऑर्डर की स्थिति के बारे में अपडेट कर सकते हैं, कंपनी के नियमों और शर्तों में महत्वपूर्ण बदलावों का वर्णन कर सकते हैं, एक समस्या की पहचान कर सकते हैं जो उत्पन्न हुई है या सद्भावना को व्यक्त करती है। कई व्यावसायिक पत्रों में कॉल टू एक्शन शामिल होगा, अर्थात पत्र विशिष्ट जानकारी या प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया का अनुरोध करेगा।
व्यक्ति स्पष्ट और पेशेवर तरीके से लिखने की आवश्यकता होने पर व्यवसाय पत्र प्रारूप चुनते हैं। उदाहरणों में एक नौकरी आवेदन, फिर से शुरू कवर पत्र, शिकायत पत्र, इस्तीफे का पत्र, संदर्भ पत्र, एक औपचारिक सगाई को स्वीकार करना या घटाना या व्यवसाय से जानकारी का अनुरोध करना शामिल है। इन पत्रों में जो कुछ सामान्य है वह एक अपेक्षा है कि आप अपनी लेखन शैली में रचनात्मक या उद्दीपक के बजाय आत्मनिर्भर और विशिष्ट होंगे।
व्यवसाय पत्र के लिए प्रारूप
संयुक्त राज्य में व्यवसाय चार सामान्य पत्र स्वरूपों में से एक का उपयोग करते हैं, जो नीचे सूचीबद्ध हैं। इनमें से, ब्लॉक शैली सबसे लोकप्रिय है।
ब्लॉक लेटर का प्रारूप: एक ब्लॉक लेटर शैली के साथ, पाठ के सभी बाएं मार्जिन के साथ फ्लश होते हैं। आप पत्र को संरचना देंगे ताकि लाइन पाठ एकल स्थान पर हो और पैराग्राफ डबल-स्थान हो। मार्जिन में आमतौर पर मानक एक इंच की सेटिंग होती है, हालांकि कुछ व्यवसाय अपने घर की शैली को समायोजित करने के लिए इसे बदलते हैं।
अर्ध-ब्लॉक पत्र प्रारूप: अर्ध-खंड ब्लॉक प्रारूप के समान है, यह सहेजें कि प्रत्येक पैराग्राफ की पहली पंक्ति इंडेंट है।
वैकल्पिक ब्लॉक पत्र प्रारूप: यह प्रारूप ब्लॉक प्रारूप का बारीकी से अनुसरण करता है जो यह बताता है कि पृष्ठ के दाईं ओर दिनांक, मानार्थ समापन ("ईमानदारी से") और लेखक का नाम, शीर्षक और हस्ताक्षर दिखाई देते हैं। जब तक आप लेटरहेड का उपयोग नहीं कर रहे हैं, लेखक का रिटर्न पता भी दाईं ओर दिखाई देगा।
सरलीकृत पत्र प्रारूप: ब्लॉक प्रारूप पर एक और भिन्नता, सरलीकृत शैली उद्घाटन सलामी ("प्रिय श्री स्मिथ:") को छोड़ देती है। जब आपके पास प्राप्तकर्ता का नाम न हो तो यह प्रारूप चुनें।
एक व्यावसायिक पत्र में प्राप्तकर्ता को कैसे संबोधित करें
किसी एकल प्राप्तकर्ता को व्यावसायिक पत्र संबोधित करना अपेक्षाकृत सरल है। बस पृष्ठ के बाईं ओर अंदर के पते ब्लॉक पर प्राप्तकर्ता का नाम और पता लिखें। अपने पत्र को प्रणाम के साथ खोलें: "प्रिय श्री / श्रीमती / सुश्री। एक व्यावसायिक पत्र हमेशा एक बृहदान्त्र का उपयोग करता है।
व्यक्ति का पहला नाम लिखना स्वीकार्य है यदि आप प्राप्तकर्ता के साथ प्रथम-नाम की शर्तों पर हैं, उदाहरण के लिए, आप कई बार मिले हैं और व्यक्ति को अच्छी तरह से जानते हैं। इस मामले में, आपका सलाम पढ़ेगा, "प्रिय जोसेफ:" पहले नाम के लिए तुरंत न पहुंचें, हालांकि; इसे असभ्य माना जाता है।
एक ही पत्र में कई प्राप्तकर्ताओं को संबोधित करने के लिए, निम्न विकल्पों में से एक चुनें:
जहां प्राप्तकर्ता उसी स्थान पर काम करते हैं: शीर्षक, नाम और (वैकल्पिक रूप से) प्रत्येक प्राप्तकर्ता का नौकरी शीर्षक उसके बाद के पते के ब्लॉक में एकल कंपनी के पते से लिखें। अभिवादन के लिए, प्रत्येक प्राप्तकर्ता का नाम उसी क्रम में सूचीबद्ध करें जैसा कि वे पते में दिखाई देते हैं।
उदाहरण:
सुश्री सोफिया प्रॉक्टर, सीईओ श्री मार्टिन बर्न, बिक्री निदेशक डॉ। रेगन कॉल्सन, मार्केटिंग मैनेजर एबीसी लिमिटेड टाउन स्ट्रीट टाउन्सविले, केंटकी 395494
प्रिय सुश्री प्रॉक्टर, श्री बायरन और डॉ। कूलसन:
जहां प्राप्तकर्ता अलग-अलग पते पर काम करते हैं: प्रत्येक प्राप्तकर्ता को अपना पत्र प्राप्त करना चाहिए ताकि आपको एक ही संचार की कई प्रतियाँ तैयार करनी पड़े। समापन के बाद कार्बन कॉपी एनोटेशन का उपयोग करें - "cc:" - अन्य प्राप्तकर्ताओं के नाम को सूचीबद्ध करने के लिए। एनोटेशन से प्रत्येक प्राप्तकर्ता को पता चल जाता है कि अन्य प्राप्तकर्ता कौन हैं।
उदाहरण:
सुश्री सोफिया प्रॉक्टर, सीईओ एबीसी लिमिटेड टाउन स्ट्रीट टाउन्सविले, केंटकी 395494 प्रिय सुश्री प्रॉक्टर: पत्र का ढाँचा निष्ठा से, जेन डोए Cc: श्री मार्टिन बर्न, बिक्री निदेशक, डॉ। रेगन कॉल्सन, मार्केटिंग मैनेजर
जब कई प्राप्तकर्ता होते हैं: जब आप कई प्राप्तकर्ताओं को लिख रहे होते हैं, जैसे कि निदेशक मंडल के सदस्य, तो एक पत्र लिखना और समूह को एक पूरे के रूप में संबोधित करना उचित है। नमस्कार को लोगों के शरीर को भी संदर्भित करना चाहिए, उदाहरण के लिए, "प्रिय बिक्री विभाग" या "प्रिय सामुदायिक संपर्क टीम।" व्यक्तिगत समूह के सदस्यों को सूचीबद्ध करने के लिए पत्र के अंत में एक वितरण खंड का उपयोग करें जिन्हें पत्र पढ़ना चाहिए।
उदाहरण:
निदेशक मंडल एबीसी लिमिटेड टाउन स्ट्रीट टाउन्सविले, केंटकी 395494 बोर्ड के प्रिय सदस्य: पत्र का ढाँचा निष्ठा से, जेन डोए वितरण: सुश्री सोफिया प्रॉक्टर श्री मार्टिन बर्न डॉ। रेगन कॉल्सन श्रीमती एलिजाबेथ मेजिया ज़ायेन वर्गास प्रो श्री कोहेन एंडरसन
एक व्यापार पत्र के विभिन्न भागों
चाहे आप ब्लॉक प्रारूप या किसी अन्य शैली का उपयोग कर रहे हों, आपके व्यवसाय पत्र में निम्नलिखित अनुभाग होने चाहिए:
लेटरहेड या वापसी का पता: व्यवसाय आमतौर पर मुद्रित पेपर का उपयोग करते हैं जिसमें शीट के शीर्ष पर एक विशेष रूप से डिज़ाइन किया गया लोगो या लेटरहेड शामिल होता है। लेटरहेड संगठन का पता और संपर्क विवरण रखता है। यदि आप लेटरहेड का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो अपना नाम और पता पत्र के ऊपरी बाएं कोने में लिखें। यह स्वीकार्य है, लेकिन अनिवार्य नहीं है, अपने टेलीफोन नंबर और ईमेल पते को शामिल करने के लिए यदि यह प्राप्तकर्ता के लिए सहायक होगा।
दिनांक: रिटर्न पते के ठीक नीचे एक महीने-दिन के प्रारूप में तारीख लिखें। चूंकि अन्य देश दिन-महीने-वर्ष प्रारूप का उपयोग करते हैं, इसलिए संख्या के बजाय शब्द को तारीख में बदलकर भ्रम से बचें - "28 जून, 2018।"
अंदर का पता: प्राप्तकर्ता का नाम, कंपनी का नाम, पता और ज़िप कोड लिखें। यदि उचित हो तो नौकरी का शीर्षक शामिल करें। मानक व्यवसाय स्टेशनरी का उपयोग करते समय हमेशा अंदर के पते को बाएं मार्जिन पर संरेखित करें। ऐसा करने का मतलब है कि पता तीन खंडों में मुड़ा हुआ होने पर लिफाफे की खिड़की में दिखाई देगा।
अभिवादन: ऊपर वर्णित रूप में नमस्कार के बाद एक बृहदान्त्र का उपयोग करना याद रखें।
विषय पंक्ति: वैकल्पिक विषय पंक्ति को जोड़ने से प्राप्तकर्ता को यह समझने में मदद मिलती है कि पत्र किस बारे में है। यहाँ एक उदाहरण है:
प्रिय श्री फिलिप्स:
जॉब एप्लीकेशन पैक के लिए अनुरोध
तन: यह वहाँ है जहां रबर सड़क से जा मिलता है। एक छोटे से बयान से शुरू करें जो बताता है कि आप क्यों पैराग्राफ की एक श्रृंखला के बाद लिख रहे हैं जो इस मुद्दे को हाथ में लेते हैं। पत्र को संक्षिप्त रखें। अधिकांश व्यावसायिक पत्रों के लिए, दो-से-पांच पैराग्राफ आदर्श हैं।
मानार्थ पास: आपके पास एक व्यावसायिक पत्र बंद करने के लिए विभिन्न विकल्प हैं। यहाँ कुछ उदाहरण हैं:
- आपका अपना,
- निष्ठा से,
- आपका,
- सादर,
- cordially,
- शुभकामनाएँ,
हस्ताक्षर: अपना नाम और नौकरी शीर्षक प्रिंट करें, अपने टाइप किए गए नाम और मानार्थ पास के बीच एक स्थान छोड़ दें। आप इस स्थान पर अपना नाम लिखेंगे।
बाड़ों और कार्बन प्रतियां: एक cc शामिल करें: यदि आप पत्र की प्रतियां किसी और को भेज रहे हैं। यदि कोई दस्तावेज पत्र के साथ संलग्न हैं, तो "संलग्नक" या "संलग्नक" लिखें। हस्ताक्षर ब्लॉक के नीचे।
कैसे एक व्यापार पत्र के शरीर लिखने के लिए
आपके व्यवसाय पत्र का उद्देश्य जो भी हो, पत्र के शरीर को स्पष्ट और संक्षिप्त रखना आवश्यक है। समझें कि आपका प्राप्तकर्ता व्यस्त है और इसके माध्यम से स्किम होने की संभावना है। तार्किक पैराग्राफ में अपने पत्र को संरचित करें - प्रति पैरा एक विचार - ताकि प्राप्तकर्ता जल्दी से नीचे की रेखा पर पहुंच सके।
कंसीज़ का मतलब ब्लंट होता है; आपको एक कूटनीतिक और पेशेवर स्वर के लिए प्रयास करना चाहिए। दो उदाहरणों पर विचार करें:
सावधानी से विचार करने के बाद, मैंने दूसरी कंपनी में एक पद स्वीकार करने का फैसला किया है। मैं कंपनी ABC में काम करने जा रहा हूँ।
दूसरा संस्करण संक्षिप्त है, लेकिन यह बहुत सीधा और अनावश्यक रूप से कठोर है। यह पाठक को नाराज कर सकता है। पहला उदाहरण, जबकि कम रसीला, अधिक सम्मानजनक है।
एक बार जब आप पत्र के शरीर में अपनी बात बना लेते हैं, तो कॉल-टू-एक्शन के साथ समाप्त हो जाते हैं, एक छोटा बयान जो बताता है कि अब आप क्या करना चाहते हैं। याद रखें, आपका पाठक व्यस्त है। उसके बारे में अनुमान लगाना मत छोड़ो कि उसे आगे क्या करना चाहिए। यहाँ कुछ उदाहरण हैं:
यदि आप इस प्रस्ताव से सहमत हैं, तो कृपया 31 मई तक जवाब दें। यदि आप उन लोगों के लिए संपर्क जानकारी चाहते हैं, जिन्होंने XYZ की सेवाओं का सफलतापूर्वक उपयोग किया है, तो कृपया मुझे [email protected] पर ईमेल करें।
आवाज और भाषा के लिए विकल्प
व्यावसायिक पत्रों की भाषा एक आरामदायक, संवादात्मक शैली से लेकर कानूनी-पत्राचार में पाई जाने वाली अति-औपचारिक, तकनीकी शैली तक भिन्न होती है। सबसे प्रभावी व्यावसायिक पत्र इन दो चरम सीमाओं के बीच संतुलन बनाते हैं। हालांकि समय के साथ व्यावसायिक पत्र कम औपचारिक हो गए हैं, यह लिखना बहुत अधिक आकस्मिक है कि अप्रमाणिक और असंवेदनशील हो सकता है। दूसरी ओर औपचारिक लेखन, उन पाठकों को अलग-थलग कर सकता है, जो आपकी उद्योग-विशिष्ट भाषा, शब्दावली और वाक्यांश-विज्ञान को नहीं समझ सकते। सभी लेखन के साथ, आपको स्वर को दर्शकों से मेल खाना चाहिए। यह आपको आपके द्वारा चुनी गई शैली के विषय में बहुत सारे रास्ते देता है।
जब तक आप किसी विशेष रूप से औपचारिक उद्योग जैसे कि बैंकिंग क्षेत्र में काम नहीं करते हैं, तब तक आपको अपने औपचारिक समकक्ष के बजाय रोजमर्रा के शब्दों का उपयोग करने का प्रयास करना चाहिए - "प्रारंभ" के बजाय "समाप्त", "समाप्त" के बजाय "अंत" और "कोशिश" के बजाय "प्रयास करते हैं।" इसे सरल रखते हुए विरोधाभासी लग सकता है क्योंकि ज्यादातर लोग पेशेवर शब्दावली को लंबे और अधिक जटिल शब्दों के साथ जोड़ते हैं। हालांकि, स्पष्टता प्रमुख है। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आपका प्राप्तकर्ता आपके पत्र को अपनी ओर से न्यूनतम प्रयास के साथ समझता है ताकि आप अपनी प्रभावशाली शब्दावली का प्रदर्शन कर सकें।
जब तक वे आपकी कंपनी की घर शैली की एक विशिष्ट विशेषता नहीं हैं, "मैं,", "नहीं" और "नहीं" जैसे संकुचन से बच सकते हैं। बातचीत को खोलने के लिए उपभोक्ताओं को लिखते समय कुछ कंपनियां अधिक अनौपचारिक आवाज का उपयोग करना पसंद करती हैं; इसके बजाय अन्य लोग औपचारिक लहजे में हड़ताल करेंगे। संगति प्रमुख है। यदि आप दूसरे पर लिखने की एक शैली पसंद करते हैं, तो संगठन में अपनी शैली के विकल्पों को संप्रेषित करना सुनिश्चित करें और सुनिश्चित करें कि हर कोई एक ही शैली गाइड का पालन कर रहा है।
एक व्यापार पत्र का उदाहरण
यह सब एक साथ रखकर, ब्लॉक प्रारूप में लघु व्यवसाय पत्र का एक उदाहरण:
श्री कर्ट ओ रयान एबीसी लिमिटेड टाउन स्ट्रीट टाउन्सविले, केंटकी 395494 11 जनवरी, 2018 प्रिय श्री ओ'र्यान: हमारे टाउनस्विले "ग्रो वाइल्ड" सामुदायिक आउटरीच कार्यक्रम में आपके सक्रिय समर्थन के लिए मैं आपको एक बार फिर धन्यवाद देने के लिए लिख रहा हूं। आपकी प्रतिक्रिया, आपकी रचनात्मक आलोचना और आपके मूल्यवान अनुभव ने इस परियोजना के सफल कार्यान्वयन में महत्वपूर्ण योगदान दिया। अब हमें अपनी अनुवर्ती परियोजना के लिए पूर्ण धन प्राप्त हुआ है, जो "आपके द्वार पर प्रकृति" का अस्थायी रूप से हकदार है। यदि आप इस परियोजना में अपना सहयोग जारी रखने पर सहमत हो सकते हैं तो हमें खुशी होगी। हम निश्चित रूप से आपकी अंतर्दृष्टि और विशेषज्ञता का उपयोग कर सकते हैं। मैं एक छोटी विवरणिका संलग्न करता हूं जो आपके प्रसंग के प्रस्ताव का वर्णन करती है। मैं हमारे अगले चरणों पर चर्चा करने के लिए आपसे मिलना चाहूंगा और अगले सप्ताह आपके कार्यालय में फोन करके मुलाकात का समय तय करूंगा। विचार करने के लिए अग्रिम रूप से धन्यवाद। आपका, जेन डोए संलग्न:
