एक सफल सम्मेलन की योजना बनाने के लिए बुनियादी बैठक रसद पर काम शुरू करने से पहले मेजबान संगठन के बड़े-चित्र रणनीतिक लक्ष्यों को जानना आवश्यक है। अपने रणनीतिक लक्ष्यों का उपयोग करते हुए, आप प्रभावी रूप से योजना बना सकते हैं कि आप कैसे उपस्थित लोगों को आकर्षित करना चाहते हैं, सही स्थान चुनें, सर्वश्रेष्ठ वक्ताओं का चयन करें और सबसे आकर्षक सुविधाओं और गतिविधियों को विकसित करें।
अपने रणनीतिक लक्ष्यों को परिभाषित करें
एक कन्वेंशन के लिए एक संगठन के लक्ष्य हमेशा कॉन्वेंट अटेंडी के लक्ष्यों के समान नहीं होते हैं। सम्मेलन की मेजबानी के लिए संगठन के कारणों को जानें। यह सदस्यों को आकर्षित करने और बनाए रखने, लाभ उत्पन्न करने, बोर्ड की समिति और समिति के सदस्यों को छुट्टी के लिए उपलब्ध कराने या संगठन के लिए मीडिया प्रचार करने के लिए हो सकता है।
अपनी सामरिक योजना निर्धारित करें
एक बार जब आप अपने रणनीतिक लक्ष्यों को जान लेते हैं, तो उन तक पहुँचने के लिए अपने सामरिक उद्देश्यों को निर्धारित करें। इनमें विशिष्ट सहभागी प्रकारों को आकर्षित करने के लिए सेमिनार और वक्ताओं को चुनना, राजस्व-उत्पादन व्यापार शो को शामिल करना, उपस्थिति बढ़ाने के लिए पति-पत्नी की गतिविधियों को जोड़ना, एक गोल्फ टूर्नामेंट या नदी क्रूज़ जैसे सामाजिक कार्यों का आयोजन करना, एक पुरस्कार भोज करना या वार्षिक वोट का आयोजन करना शामिल है। सदस्यता आपकी मार्केटिंग योजना में सम्मेलन को बढ़ावा देने के लिए विज्ञापन, जनसंपर्क, प्रचार और सोशल मीडिया रणनीतियों को शामिल किया जाना चाहिए।
बजट की योजना बनाएं
सम्मेलन के लिए संगठन के वित्तीय लक्ष्यों को निर्धारित करें, और अपनी संख्या की समीक्षा करें। यदि सम्मेलन एक व्यय है, तो आप एक विशिष्ट बजट तक सीमित हो सकते हैं। संगठन का लाभ लक्ष्य हो सकता है, या आपको अपने अपेक्षित राजस्व के आधार पर खर्च करने की अनुमति दी जा सकती है। आशावादी और रूढ़िवादी पंजीकरण और प्रायोजन राजस्व के आधार पर अनुमान बनाएं।
आपका एजेंडा रेखांकित करें
अगला, अपने ईवेंट के एजेंडे की योजना बनाएं। अपनी तिथि, स्थल और गतिविधियों को चुनें। कई सम्मेलनों में एक थीम होती है जो घटना के समग्र उद्देश्य को बताती है और उपस्थित लोगों को आकर्षित करने में मदद करती है। आपके द्वारा चुने जाने से पहले आपको अपने बोर्ड या उपस्थित लोगों और संभावित स्थानों से कई स्थानों पर जाने के लिए तारीखों और संभावित स्थानों पर इनपुट की आवश्यकता हो सकती है। स्थानों, उपस्थिति, वित्तीय प्रदर्शन और सहभागी और प्रायोजक प्रतिक्रिया के बारे में जानने के लिए पिछले सम्मेलनों के बारे में जानकारी की समीक्षा करें। एक कैलेंडर बनाएं जो सहभागी चेक-इन से शुरू होता है और प्रत्येक दिन के कार्यक्रम की रूपरेखा तैयार करता है।
रिसर्च लॉजिस्टिक नीड्स
स्थानों, वक्ताओं, कैटरर्स, मनोरंजन के विकल्प, दृश्य-श्रव्य कंपनियों, प्रिंटर और ट्रैवल कंपनियों से संपर्क करना शुरू करें। निर्धारित करें कि विपणन, पंजीकरण, प्रायोजन, बैज, चेक-इन, ट्रेड शो बूथ, उपहार बैग, कार्यक्रम पुस्तकें और वेबसाइट पृष्ठ कैसे संभालें। बाहरी विक्रेताओं जैसे रिसॉर्ट्स, कैटरर्स, गोल्फ कोर्स और ट्रैवल एजेंसियों के प्रस्तावों के लिए अनुरोध भेजें। अपनी इच्छित विक्रेता सूची और लागतें एक साथ रखें।
प्रस्ताव लिखें
एक दस्तावेज तैयार करें जो आपके बोर्ड या कन्वेंशन टीम को कन्वेंशन के लिए आपकी योजना दिखाता है। संगठन के लक्ष्यों के बारे में अपनी समझ शामिल करें और आप उन उद्देश्यों को पूरा करने की योजना कैसे बनाते हैं। विस्तृत दैनिक कार्यक्रम के साथ घटना का एजेंडा प्रदान करें। पूरा बजट पेश करें। बताएं कि आपने विषय, स्थान, संगोष्ठी विषय, वक्ताओं और सामाजिक गतिविधियों का चयन क्यों किया। अपने शोध के आधार पर अपनी उपस्थिति, व्यय और राजस्व अनुमानों को सही ठहराएं।
