आपके व्यवसाय में नकदी को नियंत्रित करने में मेहनती बहीखाता पद्धति और सुरक्षा शामिल है। U.S. के अनुसार, छोटे व्यवसाय प्रशासन के अनुसार नकद लेनदेन धोखाधड़ी, फीस, प्रतीक्षा अवधि और भुगतान की गलतियों के अधीन कम होते हैं। नकारात्मक पक्ष पर, अच्छी तरह से नियंत्रित नकदी आईआरएस से अधिक जांच और कर्मचारियों और अन्य लोगों से आपराधिक प्रलोभन को आकर्षित नहीं कर सकती है। आंतरिक नकद नियंत्रण के कई तरीकों को लागू करने से जोखिमों को कम करने में मदद मिल सकती है।
कर्मचारियों की नियुक्ति
कैश कंट्रोल लोगों से शुरू होता है। चेक और क्रेडिट कार्ड स्लिप सहित नकद - या नकद समकक्षों को संभालने वाले कर्मचारियों को पूरी तरह से वेट किया जाना चाहिए। आपराधिक रिकॉर्ड की जाँच, ड्रग स्क्रीनिंग और पिछले रोजगार की पुष्टि करना वेटिंग प्रक्रिया का हिस्सा हो सकता है। व्यवसाय पर अपराध के प्रभाव पर प्रबंधन और विपणन अनुसंधान रिपोर्ट के एक जर्नल के अनुसार, "पृष्ठभूमि की जांच में एक क्रेडिट इतिहास रिपोर्ट भी शामिल होनी चाहिए क्योंकि कुछ कर्मचारी कंपनी के धन का गबन कर सकते हैं जब नशीली दवाओं की लत, व्यभिचार, जुआ या चिकित्सा व्यय से वित्तीय दबाव बोधगम्य लगता है। ”
दस्तावेज़ लेनदेन
नकद लेनदेन की रसीदें रखना सटीक बहीखाता पद्धति को सक्षम बनाता है और अमेरिकी वाणिज्य विभाग एक "निर्विवाद ऑडिट ट्रेल" कॉल करके आईआरएस को संतुष्ट करता है। गिने हुए, दो-भाग रसीदें आदर्श हैं क्योंकि वे आपको रसीद की एक प्रति अपने ग्राहक को देने की अनुमति देते हैं। और अपने रिकॉर्ड के लिए दूसरी प्रति रखें। नकदी रजिस्टर की नियमित गिनती सटीकता सुनिश्चित करने में मदद कर सकती है। नकद लेनदेन के दस्तावेज में मुद्रण कैलकुलेटर और रसीद पुस्तकें भी उपयोगी हो सकती हैं।
पृथक्करण कर्तव्य
आंतरिक नकद नियंत्रण का एक हिस्सा एक से अधिक लोगों को नकद लेनदेन के ऑडिटिंग के आरोप में डाल रहा है। येल विश्वविद्यालय के कर्तव्यों को अलग करने के लिए अपने स्वयं के नियमों की आवश्यकता है कि कोई भी व्यक्ति केवल प्रारंभिक नकद लेनदेन से निपटने, रिकॉर्ड रखने, संतुलन को समेटने, नकदी का परिवहन करने या जमा करने और बहीखाते को मंजूरी देने के आरोप में नहीं होना चाहिए। येल विश्वविद्यालय के अनुसार, "जब इन कार्यों को अलग नहीं किया जा सकता है, तो संबंधित गतिविधियों की एक विस्तृत पर्यवेक्षी समीक्षा क्षतिपूर्ति नियंत्रण गतिविधि के रूप में आवश्यक है।"
नकद सुरक्षित करना
वीडियो कैमरा स्थापित करना और कैश स्टोर करने के लिए ड्रॉप तिजोरियों का उपयोग करना उन बिंदुओं पर नकदी की रक्षा करने के तरीके हैं जहां लेनदेन होता है। एक कर्मचारी और एक पर्यवेक्षक को एक साथ असाइन करना आपके व्यवसाय को सुरक्षित बनाने या बैंक जमा करने के लिए एक तरीका है जो आपके ट्रांजिट से पहले और उसके दौरान पैसे की सुरक्षा में मदद करता है। दैनिक आधार पर बैंक जमा रिकॉर्ड के साथ नकद प्राप्तियों को फिर से प्राप्त करना और आपकी कंपनी की समग्र बहीखाता की मासिक समीक्षा करना ऐसे तरीके हैं जिनसे आप आंतरिक नकद रिकॉर्ड पर नजर रख सकते हैं और आईआरएस के साथ समस्याओं का पता लगा सकते हैं।
आईआरएस टिप
आईआरएस के अनुसार, “यदि, 12 महीने की अवधि में, आपको अपने व्यापार या व्यवसाय में लेनदेन के परिणामस्वरूप एक खरीदार से 10,000 डॉलर से अधिक नकद प्राप्त होता है, तो आपको इसकी रिपोर्ट आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस) और फॉर्म 8300 पर वित्तीय अपराध प्रवर्तन नेटवर्क (FinCEN)। व्यवसायियों के पास आईआरएस के साथ फॉर्म 8300 फाइल करने के लिए 10,000 डॉलर या उससे अधिक के एकल नकद लेनदेन की प्राप्ति की तारीख से 15 दिन हैं।
