"आंतरिक ज्ञापन" वाक्यांश "आंतरिक ज्ञापन" के लिए छोटा है। आंतरिक ज्ञापन का उपयोग सूचना के प्रसार के साथ-साथ कंपनी, विभाग या टीम में लोगों के सामूहिक अनुरोध करने के लिए किया जाता है। आंतरिक ज्ञापन समस्याओं पर ध्यान आकर्षित करते हैं, और वे एक संगठन में असंख्य अन्य उपयोगी कार्यों के बीच समस्याओं को हल करते हैं।
टिप्स
-
आंतरिक ज्ञापन लिखते समय, इसे सरल रखें और सीधे बिंदु पर जाएं।
आपको आंतरिक ज्ञापन क्यों लिखना चाहिए?
एक आंतरिक ज्ञापन एक संगठन में कई लोगों तक जल्दी और कुशलता से पहुंचने का एक प्रभावी तरीका है। एक ज्ञापन के साथ आप निम्नलिखित कार्य आसानी से कर सकते हैं:
- किसी विषय को स्पष्ट या विश्लेषित करना।
- सिफारिश करो।
- अनुस्मारक सेट करें।
- निर्देश दीजिये।
- संचार सामग्री।
- घोषणाएं करें।
- रिपोर्ट जारी करें।
- योगदान के लिए पूछें।
- अनुमोदन का अनुरोध करें।
एक प्रभावी आंतरिक ज्ञापन की कुंजी इसे सरल बनाए रख रही है। आपके संदेश को संक्षिप्त रूप में संक्षिप्त और वितरित किया जाना चाहिए, जो संदेश को स्पष्ट रूप से प्राप्त करता है। एक आंतरिक ज्ञापन नमूना कैफेटेरिया लंच और नए, बेहतर मेनू के कंपनी-व्यापी सर्वेक्षण के परिणाम भेज सकता है।
आप एक आंतरिक ज्ञापन को कैसे प्रारूपित करते हैं?
आप वर्ड में अपना मेमो टेम्प्लेट जल्दी से बना सकते हैं या आंतरिक मेमोरेंडम नमूना ऑनलाइन पा सकते हैं। एक आंतरिक ज्ञापन के शीर्षक में चार प्रमुख घटक होते हैं। पहले मेमो के प्राप्तकर्ता या प्राप्तकर्ता हैं, जो "TO" से पहले है। दूसरा मेमो का स्रोत है, जो "FROM" से पहले है। तीसरी तारीख है, "DATE" से पहले और चौथा घटक विषय है। ज्ञापन से पहले, "SUBJECT।"
आपको प्राप्तकर्ताओं के उचित शीर्षक और नामों का उपयोग करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि टॉम मैक्सवेल अध्यक्ष हैं, तो उन्हें "टॉम मैक्सवेल, अध्यक्ष" के रूप में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। यदि बहुत सारे नाम हैं, तो आप संक्षिप्तता के लिए "सभी कर्मचारी" या "विभाग प्रमुख" का उपयोग कर सकते हैं। आपको खुद को मेमो के स्रोत के रूप में भी पहचानना चाहिए। आपका नाम और शीर्षक "FROM" शीर्षक का अनुसरण करता है। आपको मेमो के अंत में साइन इन नहीं करना है, लेकिन प्रमाणीकरण के रूप में आपके नाम के आगे अपने आद्याक्षर जोड़ सकते हैं।
ज्ञापन का विषय इसकी सामग्री का वर्णनात्मक होना चाहिए। "नीति" जैसे सामान्य शब्दों का उपयोग करने के बजाय, आपको "नई नीति 1 जून, 2018 से प्रभावी" जैसा एक छोटा वाक्यांश लिखना चाहिए।
आप आंतरिक मेमो का संदेश कैसे लिखते हैं?
वर्ड में एक मेमो टेम्पलेट आपको स्वरूपण सलाह दे सकता है, लेकिन यह आपको सामग्री पर सलाह नहीं देगा। एक नियम के रूप में हमेशा संक्षिप्त रहें। आपके आंतरिक मेमो में एक-पैरा परिचय होना चाहिए जो मेमो के उद्देश्य को रेखांकित करता है। फिर आपको वर्णन करना चाहिए कि मेमो ने क्या संकेत दिया। केवल उन पर ध्यान केंद्रित करें जो प्राप्तकर्ताओं को जानना है और ज्ञापन के जवाब में उन्हें जो भी कार्रवाई करने की आवश्यकता है। फिर भी अनिश्चित है कि क्या लिखूं? नीचे इस आंतरिक ज्ञापन नमूने का पालन करें:
दिनांक: १ दिसंबर २०१ 201
से: मारिया रूबेन
कर्मचारी उपलब्ध कराना
पुन: नए घंटे 1 जनवरी 2019 से प्रभावी
इस ज्ञापन का उद्देश्य कर्मचारियों को सचेत करना है कि कंपनी जिम के घंटे बदल रहे हैं। कई कर्मचारियों के अनुरोधों के बाद, हमने उन लोगों के लिए विशिष्ट कार्यालय समय से परे घंटों का विस्तार करने का फैसला किया है जो नई विकास परियोजना पर ओवरटाइम काम करना समाप्त कर सकते हैं। जिम अब सुबह 6 बजे से रात 11 बजे तक खुला रहेगा। यदि आपके कोई प्रश्न या टिप्पणी हैं, तो कृपया मुझे बताएं।
मारिया रुबेन
वरिष्ठ मानव संसाधन निदेशक
हमेशा एक विनम्र नोट पर अपने ज्ञापन को समाप्त करना सुनिश्चित करें और यदि आवश्यक हो तो मदद की पेशकश करें। एक संक्षिप्त सारांश के साथ अपने आंतरिक ज्ञापन को समाप्त करें, आवश्यक बिंदुओं को दोहराते हुए और कॉल टू एक्शन के साथ बंद करें।
चाहे मेमो अच्छी या बुरी खबर दे रहा है, यह हमेशा विनम्र, सटीक, इस बिंदु पर सबसे अच्छा है और मेहनत करने वाले कर्मचारियों को सहायता की पेशकश करता है जिन्हें इसकी आवश्यकता हो सकती है। यदि आप फ़ॉर्मेटिंग या शब्दांकन से जूझ रहे हैं, तो Word के लिए कुछ ऑनलाइन मेमो टेम्पलेट देखने का प्रयास करें, और वहां से जाएं।
