एक तदर्थ रिपोर्ट एक ऑनलाइन क्वेरी अनुरोध है जो एक डेटाबेस को भेजा जाता है। उपयोगकर्ता एक तदर्थ रिपोर्ट बनाने के लिए कंप्यूटर में एक क्वेरी दर्ज करता है, जो एक विशिष्ट महीने के लिए चालान की सूची का अनुरोध करने के रूप में सरल हो सकता है। डेटाबेस परिणाम उत्पन्न करता है, जो रिपोर्ट के लिए क्वेरी पर निर्भर करता है। एक तदर्थ रिपोर्ट बनाना डेटाबेस प्रणाली पर प्रयोग किया जाता है पर निर्भर करता है।
अपने कंप्यूटर पर डेटाबेस लॉन्च करें। डेटाबेस को खोलने के लिए डेस्कटॉप आइकन पर डबल-क्लिक करें।
निर्धारित करें कि आपकी क्वेरी क्या है। यह निर्धारित करेगा कि आपका अनुरोध कैसे भेजा जाए। जब आप डेटाबेस खोलते हैं, तो आपको चुनने के लिए कई विकल्प प्रदान किए जा सकते हैं, जैसे कि आपके संगठन में सदस्यों के नाम, यदि आप उनके पते और संपर्क जानकारी की सूची संकलित करना चाहते हैं, या शायद आप एक सूची संकलित करना चाहते हैं मेल किए जाने वाले चालान। आपके द्वारा किए गए अनुरोध के आधार पर, इस अनुरोध पर लागू होने वाले अनुभाग का चयन करें।
अपने अनुरोध को निर्दिष्ट करने के लिए बक्से को बंद करें। यदि आपने अपने डेटाबेस में चालान श्रेणी का चयन किया है, तो आपके पास महीने, वर्ष, दिन, चालान का प्रकार या सेवा जैसे विकल्प हो सकते हैं। उन बॉक्स की जाँच करें जो आपके अनुरोध को कम करने में मदद करने के लिए लागू होते हैं और आपके द्वारा विशेष रूप से देख रहे जानकारी प्राप्त करते हैं। डेटाबेस विकल्पों के माध्यम से अच्छी तरह से सुनिश्चित करें कि आप क्वेरी विकल्पों का पूरा उपयोग कर रहे हैं।
डेटाबेस पर एक बटन देखें जो कहता है कि "एड हॉक रिपोर्ट बनाएं" और इसे दबाएं। जब आप "Create Ad Hoc Report" बटन दबाते हैं, तो आपको अपनी डेटाबेस क्षमताओं के आधार पर आगे के विकल्प दिए जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप उस जानकारी के प्रकार को निर्दिष्ट करने में सक्षम हो सकते हैं जिसे आप अपने तदर्थ रिपोर्ट में शामिल करना चाहते हैं। यदि आप अपने संगठन में सदस्यों की सूची बना रहे हैं या पता लेबल बना रहे हैं, तो आप नाम, शीर्षक, पोस्टल पता, फोन नंबर, सदस्य की स्थिति और ईमेल पते जैसे अनुभागों का चयन कर सकते हैं। आप जो चुनते हैं वह आपके तदर्थ रिपोर्ट के उद्देश्य पर निर्भर करता है।
जिस डेटाबेस का आप उपयोग कर रहे हैं, उसके आधार पर क्वेरी सबमिट करने के लिए "ओके" या "एड हॉक बनाएं" पर क्लिक करें। डेटाबेस आपके द्वारा अनुरोधित क्वेरी के लिए जानकारी को व्यवस्थित करने वाली एक स्प्रेडशीट या अन्य फ़ाइल उत्पन्न करेगा।
