काम पर पहुंचने वाले नए कर्मचारियों को अक्सर पूरा करने के लिए कागजी कार्रवाई के ढेर के साथ स्वागत किया जाता है, जिसमें बीमा दस्तावेज, लाभ फॉर्म और कर कागजी कार्रवाई शामिल हैं। नए कर्मचारियों को प्राप्त होने वाले सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों में से एक कर्मचारी हैंडबुक है, जो अक्सर प्रमुख से एक पत्र से पहले होता है। हैंडबुक को हल्के ढंग से व्यवहार नहीं किया जाना चाहिए, यही कारण है कि कंपनी के अध्यक्ष, सीईओ या मालिक के एक पत्र सहित वैधता स्थापित करता है।
हैंडबुक प्रयोजन
नए काम पर रखने के लिए कर्मचारी हैंडबुक वितरित करना कार्यस्थल में कुछ व्यवहारों की आवश्यकता या निषेध के लिए कानूनी आधार स्थापित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। अपेक्षाओं, नौकरी विवरण, प्रक्रियाओं, अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं और अन्य संगठनात्मक सूचनाओं को औपचारिक रूप देने से यह सुनिश्चित होता है कि कर्मचारी बाद में टर्मिनेशन या डिमोटेशन से लड़ने पर नीतियों की अज्ञानता का दावा नहीं कर सकते। इसके अतिरिक्त, एक हैंडबुक में कंपनी के नियमों का वर्णन करना कर्मचारियों के बीच एकरूपता सुनिश्चित करता है। जब कर्मचारियों को विभिन्न प्रबंधकों द्वारा प्रशिक्षित किया जाता है, लेकिन उन्हें हैंडबुक नहीं दी जाती है, तो संभव है कि उन्हें प्रबंधक परिप्रेक्ष्य या पेशेवर प्राथमिकताओं के आधार पर नीतियों के थोड़े बदलाव सिखाए जाएं।
पत्र सामग्री
एक कर्मचारी पुस्तिका में प्रमुख से एक पत्र शामिल करना एक नया विचार नहीं है। वास्तव में, अधिकांश अक्षर एक काफी मानक प्रारूप पर निर्भर करते हैं जो मूल बातें शामिल करते हैं जिसमें एक स्वागत योग्य अभिवादन, कंपनी की स्थापना और विकास की रूपरेखा और कंपनी के उद्देश्यों का विवरण शामिल है। कर्मचारी हैंडबुक प्रस्तावना पत्र में मुख्य कर्मचारी संबंध दर्शन, दृष्टि और मिशन के बारे में जानकारी शामिल हो सकती है। कुछ पत्र सीधे कानूनी मुद्दों को संबोधित करते हैं, जिसमें एक वसीयत में रोज़गार शामिल है, उत्पीड़न के खिलाफ एक बयान और एक समान अवसर नियोक्ता का बयान।
स्वागत हे
एक कारण यह है कि एक कर्मचारी पुस्तिका में प्रमुख से एक पत्र शामिल करना महत्वपूर्ण है, कंपनी का औपचारिक स्वागत करना। बहुत बड़ी कंपनियों में, यह संभव है कि नए काम पर रखे गए, साक्षात्कार किए गए हैं और सिर के निचले स्तर से दर्जनों निचले स्तर के कर्मचारियों द्वारा स्वीकार किए जाते हैं। एक स्वागत-योग्य पत्र औपचारिक रूप से ऑन-बोर्डिंग कर्मचारी को स्वीकार करता है, टीम में उसका स्वागत करता है। यह मुख्य अधिकारी को जोड़ता है ताकि नए कर्मचारियों को यह आभास न हो कि कंपनी निचले स्तर के प्रबंधकों द्वारा चलाई गई है।
गंभीरता
एक और कारण है कि कर्मचारी पुस्तिकाओं में मुख्य पत्र से एक दस्तावेज शामिल होना चाहिए, जो दस्तावेज़ के गुरुत्वाकर्षण को स्थापित करता है। कंपनी की नीतियों के साथ जुड़े उच्च स्तर के ध्यान और मानकों के लिए कंपनी के अध्यक्ष के पत्र के साथ हाथ से लिखी गई पुस्तकें। कर्मचारियों को गंभीरता से (और उन्हें पढ़ने) हैंडबुक लेने की अधिक संभावना है, यह जानकर कि कंपनी के शीर्ष निर्णय निर्माता ने प्रारंभिक पत्र जमा किया था।
कंपनी की संस्कृति
प्रमुख कर्मचारी हैंडबुक पत्र में कंपनी की संस्कृति के लिए टोन भी निर्धारित कर सकता है। उच्च मूल्य औपचारिकता वाले व्यवसाय उस स्वर को मुख्य रूप से प्राधिकृत करते हुए एक रूढ़िवादी शब्द वाले पत्र के साथ स्थापित करते हैं और नष्ट कर देते हैं। एक अनुकूल, टीम-उन्मुख वातावरण को महत्व देने वाली कंपनियां एक हैंडबुक पत्र से लाभ उठाती हैं जो कम औपचारिक भाषा का उपयोग करता है, एक अधिक आकस्मिक कार्य संस्कृति की स्थापना करता है।
