कई व्यवसाय के मालिक अपने ग्राहकों को अलग करने या आगे बढ़ने के डर से संग्रह पत्र और औपचारिक माफी मांगते हैं। दोनों मामलों में, आपको एक महत्वपूर्ण चिंता का समाधान करना चाहिए और साथ ही ग्राहक की सद्भावना बनाए रखना चाहिए। एक बार जब आप समस्या-समाधान पत्र लिखने के बारे में कुछ अंतर्निहित सिद्धांतों को समझ जाते हैं, तो आप सीखेंगे कि इस प्रकार के अक्षरों को किस तरह से लिखा जा सकता है जो सद्भाव उत्पन्न करता है।
प्रारूप और शैली
यह एक समस्या-समाधान पत्र के बारे में सोचने के लिए सहायक हो सकता है, जो व्यापार पत्र प्रारूप में लिखित लघु निबंध है। उसी प्रारूप का पालन करें, उसी शैली को अपनाएं और उसी 12-पॉइंट टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट का उपयोग करें जैसा कि आप किसी भी व्यावसायिक पत्र में करेंगे। आपके द्वारा किए जाने वाले एकमात्र परिवर्तन शरीर और समापन खंडों में उपयोग किए जाने वाले शब्दों में हैं। अधिकांश समस्या-समाधान पत्रों में संलग्नक भी शामिल हैं। समापन के नीचे एक पंक्ति "संलग्नक" टाइप करके इसे इंगित करें और फिर पत्र के साथ आपके द्वारा शामिल किए गए प्रत्येक दस्तावेज़ का नाम सूचीबद्ध करें।
सकारात्मक शब्दों पर जोर दें
लघु, प्रत्यक्ष और व्यक्तिगत पत्र गलतफहमी के लिए मौका कम करते हैं और अक्सर सबसे प्रभावी होते हैं। इसके अलावा, सकारात्मक मोड़ वाले शब्दों से सकारात्मक प्रतिक्रिया उत्पन्न होने की अधिक संभावना है। पर्ड्यू यूनिवर्सिटी ऑनलाइन राइटिंग लैब का सुझाव है कि आप "दुर्भाग्य से," "असमर्थ", "समस्या" और "असफलता" जैसे शब्दों और वाक्यांशों से बचें, जो अप्रिय तथ्यों को व्यक्त करते हैं। इसके बजाय, इस बात पर जोर दें कि आप जो कर सकते हैं या नहीं करेंगे, उसके बजाय आप क्या कर सकते हैं या करने को तैयार हैं।
उद्घाटन और समापन विवरण
सरल, सीधे बयानों के साथ पत्र खोलें और बंद करें। "के बारे में अपनी चिंता समझाने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद" संदर्भ और समस्या की पहचान करने के लिए धन्यवाद। एक बयान के साथ बंद करें जो रिश्ते को संरक्षित करने की आपकी इच्छा पर जोर देता है। "हम आपके व्यवसाय को महत्व देते हैं" या "हम आपकी कंपनी से अपेक्षित उच्च गुणवत्ता वाली ग्राहक सेवा प्रदान करने के लिए पुनर्मूल्यांकन करते हैं" जैसे दो सामान्य उदाहरण हैं।
शरीर
पहले बॉडी पैराग्राफ में, प्रासंगिक बैकग्राउंड जानकारी और किसी भी पिछले संचार का संदर्भ दें ताकि आप ग्राहक की चिंता को समझ सकें। समस्या के लिए एक स्पष्ट, विशिष्ट समाधान - सद्भावना इशारों और कार्यों को शामिल करें, जो आप पहले से ही ले चुके हैं या तीसरे पैराग्राफ में लेने की योजना बना रहे हैं।उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रथम-अनुरोध संग्रह पत्र लिख रहे हैं, तो ग्राहक के पिछले अच्छे भुगतान रिकॉर्ड पर ध्यान दें, लेकिन ग्राहक को देय तिथियों के बारे में याद दिलाएं। एक समाधान के रूप में, वैकल्पिक भुगतान व्यवस्था स्थापित करने के लिए ग्राहक के साथ काम करने की पेशकश करें या रिटर्न फोन कॉल के बदले भुगतान की तारीख बढ़ाएं।
