प्रोजेक्ट शेड्यूल कैसे बनाएं

परियोजना अनुसूची सीधे किसी भी परियोजना के तीन प्रमुख घटकों में से एक को संबोधित करती है: समय। प्रोजेक्ट शेड्यूल का उद्देश्य प्रोजेक्ट गतिविधियों के लिए आरंभ और समाप्ति तिथियों की रूपरेखा तैयार करना है। परियोजना अनुसूची एक जीवित घटक है; एक परियोजना के तत्वों के रूप में बदलते हैं, इसलिए भी परियोजना अनुसूची होनी चाहिए। हालाँकि, कई परियोजनाओं के साथ, मूल प्रोजेक्ट शेड्यूल को बेसलाइन के रूप में संदर्भित किया जाता है जब शेड्यूल का विस्तार और अनुबंध होता है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• परियोजना दायर बयान

• परियोजना प्रबंधन योजना

अपने प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट में मिली जानकारी को शामिल करें। यह दस्तावेज़ बाधाओं और अन्य कारकों की पहचान करता है जो परियोजना अनुसूची के विकास को प्रभावित कर सकते हैं। उदाहरणों में परियोजना के उद्देश्य, डिलिवरेबल्स और विनिर्देश शामिल हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपकी परियोजना के लिए एक नए ब्रांड की शराब के निर्माण की आवश्यकता है और शराब को बॉटलिंग से पहले एक साल के लिए ओक के बने पीपे में बैठना चाहिए, तो यह जानकारी सीधे प्रोजेक्ट शेड्यूल के निर्माण को प्रभावित करती है।

प्रोजेक्ट शेड्यूल बनाते समय दिनांक-संवेदनशील आवश्यकताओं में कारक। कई मामलों में, चाहे आंतरिक दबाव या बाहरी स्रोतों से, परियोजना प्रबंधक को कठिन और तेज समय की बाधाओं को ध्यान में रखना चाहिए। उदाहरण के लिए, परियोजना के तहत बजट में रहने के लिए, कर उद्देश्यों के लिए कैलेंडर वर्ष की समाप्ति से पहले परियोजना प्रबंधक को इसे पूरा करना होगा। कर गणना की तारीख संघीय सरकार द्वारा लगाई जाती है और इसे परियोजना अनुसूची के निर्माण में शामिल किया जाना चाहिए।

प्रोजेक्ट शेड्यूल के निर्माण में प्रोजेक्ट मैनेजमेंट प्लान की सामग्री को ध्यान में रखें। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट प्लान में शेड्यूल मैनेजमेंट प्लान, कॉस्ट मैनेजमेंट प्लान, प्रोजेक्ट स्कोप मैनेजमेंट प्लान और रिस्क मैनेजमेंट प्लान शामिल हैं।

परियोजना प्रबंधन संस्थान उपरोक्त योजनाओं को निम्नानुसार परिभाषित करता है: अनुसूची प्रबंधन योजना परियोजना अनुसूची को विकसित करने और नियंत्रित करने के लिए मापदंड और गतिविधियां स्थापित करती है। लागत प्रबंधन योजना प्रारूप निर्धारित करती है और परियोजना लागतों की योजना, संरचना और नियंत्रण के लिए गतिविधियों और मानदंड स्थापित करती है। प्रोजेक्ट स्कोप मैनेजमेंट प्लान बताता है कि प्रोजेक्ट स्कोप को कैसे परिभाषित, विकसित और सत्यापित किया जाएगा और वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर कैसे बनाया जाएगा और कैसे परिभाषित किया जाएगा। जोखिम प्रबंधन योजना बताती है कि परियोजना जोखिम प्रबंधन कैसे संरचित और परियोजना पर किया जाएगा।

उपरोक्त जानकारी के साथ, परियोजना प्रबंधक एक शेड्यूल बनाने के लिए सुसज्जित है जो उसे परियोजना अवधि के लिए क्या उम्मीद करता है, का एक यथार्थवादी दृष्टिकोण देगा।

एक WBS (वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर) बनाएं। यह दस्तावेज परियोजना लक्ष्यों और डिलिवरेबल्स को पूरा करने में सफलता प्राप्त करने के लिए परियोजना टीम द्वारा पूरा किए जाने वाले काम की एक श्रेणीबद्ध सूची है। WBS वह जगह है जहां परियोजना प्रबंधक को वास्तविक विवरण देख सकते हैं कि क्या किया जाना चाहिए। WBS में और नीचे हैं जिन्हें "वर्क पैकेज" कहा जाता है, जो कि केवल विस्तृत कार्यों का एक समूह है, जिसे पूरा करने की आवश्यकता है। WBS के साथ कुंजी यह है कि प्रोजेक्ट मैनेजर यह देख सकता है कि शेड्यूलिंग से संबंधित होने पर एक पैकेज का काम कितने समय में पूरा करना होगा और एक पैकेज पर दूसरे पर क्या प्रभाव पड़ेगा।

टिप्स

• टीम के सदस्यों, विशेष रूप से परियोजना के प्रायोजक और जो कि परियोजना के लिए एक जोखिम हैं जैसे कि सीईओ, निर्वाचित अधिकारी और कोई भी व्यक्ति जो परियोजना में देरी कर सकता है, परियोजना अनुसूची का संचार करें।

  सही दूर की तारीखों को पहचानें जो गैर-परक्राम्य हैं और उन पर अपनी परियोजना अनुसूची विकसित करें। यह न केवल परियोजना प्रबंधक को समय की चुनौतियों का एक अच्छा विचार देगा, लेकिन अगर ऐसी अपरिहार्य बाधाएं हैं, तो परियोजना प्रबंधक को या तो परियोजना के दायरे में बदलाव को प्रोत्साहित करने या अतिरिक्त संसाधनों का अनुरोध करने की आवश्यकता हो सकती है ताकि इसे समय पर पूरा किया जा सके।

  जबकि एक परियोजना प्रबंधक निश्चित रूप से पेंसिल और कागज के साथ एक परियोजना अनुसूची बना सकता है, इस प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लिए गंभीर विचार दिया जाना चाहिए। कई कार्यक्रम मुफ्त से लेकर सौ डॉलर तक की कीमत में उपलब्ध हैं।

चेतावनी

अनुसूचियां, परियोजना की परवाह किए बिना, एक या दूसरे फैशन में स्लाइड करती हैं। पहचानें कि क्या स्लाइड को बर्दाश्त कर सकते हैं और क्या नहीं। कोर प्रोजेक्ट टीम के साथ आने पर प्रोजेक्ट शेड्यूल के मुद्दों पर संवाद करें, लेकिन विशेष रूप से प्रोजेक्ट प्रायोजक के रूप में वे सराहना नहीं करेंगे।