इसलिए कई कंपनियां उनके लिए टोन सेट करने के लिए रिसेप्शनिस्ट पर भरोसा करती हैं, फिर भी वे उस विशेष नौकरी की स्थिति को भरने में कम से कम समय खर्च करते हैं, बजाय "पेशेवर" कर्मचारियों पर ध्यान केंद्रित किए।
एक निश्चित प्रकार का व्यक्ति ग्राहकों से मिलने और फोन का जवाब देने के लिए होता है। जिस कर्मचारी के पास किसी के बारे में कहने के लिए कभी कोई बुरी बात नहीं है, वह दोस्ताना और उत्साहित है और लोगों को खुश करने के लिए प्यार करता है, इस स्थिति के लिए सबसे उपयुक्त है।
एक अच्छा रिसेप्शनिस्ट एक निश्चित शब्द पर जोर देते हुए, एक अद्वितीय स्वभाव के साथ फोन का जवाब देगा। फोन का जवाब चेहरे पर मुस्कुराहट के साथ दिया जाना चाहिए और दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति का क्या कहना है। इसलिए अक्सर, कार्यालय आवाज-मेल सिस्टम पर भरोसा करते हैं। यह लाइन के दूसरे छोर पर एक खुशहाल, मैत्रीपूर्ण, जीवंत आवाज़ को खोने का एक निश्चित तरीका है।
आपको एक रिसेप्शनिस्ट की ज़रूरत है जो आपके ग्राहकों को प्रभावित करने और उनके कार्यालय क्षेत्र में गर्व करने के लिए तैयार हो।
एक अच्छे रिसेप्शनिस्ट के लिए कर्मचारियों का बफर होना महत्वपूर्ण है। यदि कर्मचारियों में कोई व्यक्ति बेहद व्यस्त है, तो रिसेप्शनिस्ट को यह पता होना चाहिए। एक रिसेप्शनिस्ट जिसे सूचित किया जाता है, वह वैध नियुक्तियों से इनकार किए बिना कर्मचारियों को अनावश्यक अंतिम मिनट ड्रॉप-इन से बचने में मदद कर सकता है।
जब तक यह विवादास्पद नहीं है, तब तक रिसेप्शनिस्ट के लिए ग्राहकों के साथ चर्चा शुरू करना उचित है। आप नहीं चाहते कि रिसेप्शनिस्ट के दर्शन को मानने वाला आपका ग्राहक संपूर्ण रूप से कंपनी का चिंतनशील हो। सामान्य प्रश्न और छोटे टॉक विषय ठीक हैं।
रिसेप्शनिस्ट को आपकी मार्केटिंग टीम का विस्तार होना चाहिए। महत्वपूर्ण तिथियों पर नज़र रखना, ऐसी जानकारी देना जो आप अपने ग्राहक को जानना चाहते हैं, लेकिन इसे इस तरह से देना कि आपके ग्राहक को विशेष महसूस हो, यह एक उपहार है, और एक अच्छा रिसेप्शनिस्ट होगा।
रिसेप्शनिस्ट को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कंपनी के ब्रोशर कॉफी टेबल पर हों और कॉफी पॉट को भरा हुआ और ताजा रखें, कैंडी का कटोरा, और ग्राहकों को रिसेप्शन क्षेत्र में सुचारू रूप से घूमते हुए।
यदि आपने एक सांप्रदायिक कैलेंडर स्थापित नहीं किया है, तो रिसेप्शनिस्ट के पास अनुसूचित नियुक्तियों को देखने के लिए पहुंच है, तो ऐसा करना एक अच्छा विचार होगा। यदि आप नेटवर्क हैं तो आप इसे आसानी से कर सकते हैं; बस अपने नेटवर्क पर रिसेप्शनिस्ट की अनुमति दें। यदि आपका ईमेल सिस्टम इसकी अनुमति नहीं देता है, तो आप इंटरनेट पर एक कैलेंडर सेट कर सकते हैं और हर किसी को नियुक्तियों को पोस्ट करने के लिए कह सकते हैं, जिसके लिए रिसेप्शनिस्ट को साइट पर जानने की जरूरत है।
