किसी व्यवसाय के प्रदर्शन के बारे में जितना अधिक ज्ञान होता है, उसकी सफलता की संभावना उतनी ही बेहतर होती है। वित्तीय और कॉर्पोरेट तस्वीर को पूरी तरह से समझने के द्वारा, वरिष्ठ प्रबंधन टीम कंपनी को प्रभावित करने वाले महत्वपूर्ण निर्णय लेने के लिए बेहतर स्थिति में है। यह वह जगह है जहाँ प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) आती है। MIS एक कम्प्यूटरीकृत डेटाबेस है जो किसी संगठन के सभी स्तरों से संबंधित सूचनाओं को एकत्रित, संसाधित, संग्रहीत और संचार करता है। एमआईएस में जानकारी आमतौर पर वास्तविक वित्तीय संख्याओं की योजनाबद्ध वित्तीय संख्याओं की तुलना करके प्रदर्शित की जाती है, जिससे टीम को यह पता चलता है कि कंपनी अपने लक्ष्यों के आधार पर कैसा प्रदर्शन कर रही है।
निर्णय लेना डेटा उपलब्ध कराना
एमआईएस के प्रमुख उद्देश्यों में से एक कंपनी के अधिकारियों को मुख्य निर्णय लेने वाले डेटा प्रदान करना है। एक प्रबंधन सूचना प्रणाली व्यवसाय के सभी क्षेत्रों से प्रासंगिक डेटा को कैप्चर करती है, जिसका अर्थ है कि इसमें कंपनी की पूरी तस्वीर है। नतीजतन, जब प्रबंधन टीम महत्वपूर्ण निर्णय लेने के लिए देख रही है जो व्यवसाय के प्रमुख पहलुओं को प्रभावित करती है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए एमआईएस डेटा की जांच करना सबसे महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, यदि कंपनी अधिक कर्मचारियों को काम पर रखकर एक निश्चित क्षेत्र में अपने व्यवसाय को बढ़ाना चाहती है, तो वे पिछले तीन वर्षों से उस विभाग के प्रदर्शन की जांच करना चाहेंगी कि वह कैसा काम कर रहा है। यदि यह लगातार बढ़ नहीं रहा है या आवश्यक मात्रा में राजस्व नहीं ला रहा है, तो यह ऐसा क्षेत्र नहीं हो सकता है जहां वे अपने प्रयासों पर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं।
बैठक कंपनी लक्ष्य
एक प्रबंधन सूचना प्रणाली का मुख्य उद्देश्य कंपनी को अपने स्वयं के प्रदर्शन के बारे में प्रतिक्रिया देना है। परिणामस्वरूप, MIS संगठन को उद्देश्यों और लक्ष्यों को पूरा करने में मदद करता है। क्योंकि MIS आमतौर पर नियोजित परिणामों पर वास्तविक प्रदर्शन डेटा दिखाता है, प्रबंधन टीम के पास एक त्वरित स्नैपशॉट है जहां कंपनी किसी भी समय अपने लक्ष्यों को पूरा करने पर खड़ी होती है। यदि एमआईएस दिखाता है कि संगठन वर्ष के लिए राजस्व लक्ष्य को पूरा करने से 50 प्रतिशत दूर है, लेकिन वर्ष पहले से ही 80 प्रतिशत पूरा हो गया है, तो प्रबंधन टीम यह देख सकती है कि कंपनी को अपने लक्ष्य को हिट करने का एक अच्छा मौका नहीं मिल सकता है। इस मामले में, वे वर्ष के अंत तक अपने लक्ष्य को पूरा करने के लिए एक नई राजस्व-निर्माण योजना को लागू करना चाह सकते हैं, या उन्हें वर्तमान वित्तीय स्थिति के प्रमुख हितधारकों को सूचित करने की आवश्यकता हो सकती है।
संगठनात्मक शक्ति और कमजोरियों में सुधार
प्रबंधन सूचना प्रणाली कंपनी के कई अलग-अलग पहलुओं पर डेटा रखती है, जिसका अर्थ है कि यह निर्धारित करने के लिए कि कंपनी के कौन से क्षेत्र सफल हो रहे हैं और जहां सुधार की गुंजाइश है, यह एक शानदार शुरुआती बिंदु है। एक एमआईएस कंपनी को संगठन के विशिष्ट क्षेत्रों, जैसे मानव संसाधन, कच्चे माल की लागत, प्रबंधन प्रदर्शन, श्रम कारोबार और बजट के बारे में जानकारी प्रदान कर सकता है। कंपनी यह देख सकती है कि कौन से क्षेत्र विकास के लिए तैयार हैं और फिर सफलता को बढ़ावा देने के लिए उन्हें अतिरिक्त संसाधन आवंटित कर सकते हैं। इसी तरह, अगर कुछ क्षेत्रों में सुधार की आवश्यकता है, तो प्रबंधन टीम अपने प्रदर्शन को ठीक करने के लिए उन पर विशेष ध्यान देने का निर्णय ले सकती है।
