कर्मचारियों को लिखित निर्देश अक्सर मौखिक निर्देशों की तुलना में अधिक सहायक होते हैं। एक नई नीति या प्रक्रिया के विवरण वाला एक पत्र कर्मचारियों को भविष्य के संदर्भ के लिए एक दस्तावेज देता है। एक नई प्रक्रिया का पालन करने के तरीके को याद रखने में उनकी मदद करने के अलावा, एक निर्देश पत्र कानून द्वारा अनिवार्य नई नीति की आधिकारिक अधिसूचना प्रदान करने की कानूनी आवश्यकता को पूरा करता है। उदाहरण के लिए, 2011 की शुरुआत में, कई शहर धूम्रपान पर प्रतिबंध लगा रहे हैं जो क्षेत्र के व्यवसायों को प्रभावित करते हैं। नई धूम्रपान नीति का पालन करना श्रमिकों को सूचित करना नियोक्ता की जिम्मेदारी है।
कंपनी के लेटरहेड को अपने प्रिंटर में रखें। यह निर्देश एक आधिकारिक अधिसूचना है, और लेटरहेड सूचना की औपचारिक प्रकृति को सुदृढ़ करेगा।
पूरी तारीख टाइप करें। आपको हमेशा एक निर्देश पर तारीख को शामिल करना होगा क्योंकि यह अधिसूचना के समय को स्थापित करता है। एक लाइन छोड़ें।
यदि प्राप्तकर्ता केवल एक व्यक्ति के पास जा रहा है, तो प्राप्तकर्ता का नाम और उसका पता टाइप करें। यदि यह सभी कर्मचारियों के लिए एक कंबल पत्र है, तो नाम और पते को छोड़ दें।
यदि कोई पत्र सभी कर्मचारियों के लिए जा रहा है तो "प्रिय मूल्यवान कर्मचारी" एक कोलन के बाद टाइप करें। यदि वह किसी एक व्यक्ति के पास जा रहा है तो एक विशिष्ट नाम लिखें।
निर्देश के बारे में क्या है पर एक सीधा बयान के साथ पत्र शुरू करें। नीति या प्रक्रिया के बारे में प्रासंगिक विवरण दें, जैसे कि यह कब लागू होगा और नीति से कौन प्रभावित होता है।
कार्य पूरा करने के लिए या नई नीति के अनुपालन के लिए चरणों की सूची बनाएं। स्पष्ट, आसानी से पढ़ी जाने वाली भाषा का उपयोग करें जिसका कर्मचारी अनुसरण कर सकते हैं।
बताएं कि इस नई नीति से प्राप्तकर्ता को लाभ होगा और उनके सहयोग के लिए धन्यवाद दिया जाएगा। यह बताएं कि यदि कोई कर्मचारी निर्देश का अनुपालन नहीं करने का विकल्प चुनता है तो क्या होगा।
अंतिम पैराग्राफ में कोई उपयुक्त समय सीमा या संपर्क जानकारी दें। यदि लागू हो, तो कर्मचारियों के अनुपालन का मूल्यांकन करने के लिए विधि का वर्णन करें। किसी भी प्रश्न का उत्तर देने की पेशकश करें जो प्राप्तकर्ता के पास हो सकता है।
एक सम्मानजनक समापन टाइप करके और अपना पूरा नाम और शीर्षक टाइप करके पत्र को बंद करें। अपने टाइप किए गए नाम के ऊपर साइन इन करें।
किसी अन्य पर्यवेक्षक ने यह सुनिश्चित करने के लिए पत्र पढ़ा है कि आपने कोई जानकारी नहीं छोड़ी है।
पत्र (ओं) को मेल करें। यदि निर्देश किसी कानून में बदलाव का परिणाम है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए प्राप्तकर्ता से हस्ताक्षर की पुष्टि के लिए पूछें कि निर्देश प्राप्त हुआ था।
