पुनर्विचार पत्र कैसे लिखें

आप किसी भी प्रकार की औपचारिक अस्वीकृति प्राप्त करने के लिए काफी निराश हैं। लेकिन याद रखें, बस किसी भी निर्णय के बारे में अपील की जा सकती है, जिसका अर्थ है कि निर्णय लेने वाले पक्ष को एक और नज़र लेने और अपने फैसले पर पुनर्विचार करने के लिए कहें। जिस तरह से आप अपने पुनर्विचार पत्र लिखते हैं, उसे अपील पत्र भी कहा जाता है, आपके अनुरोध को सम्मानित किया जाएगा या यहां तक कि दूसरी नज़र भी मिलेगी।

संक्षिप्त और प्रत्यक्ष रहें

हर दिन इस तरह के निर्णय लेने वाले लोग संचार से अभिभूत होते हैं, जिसमें कई पुनर्विचार पत्र भी शामिल हैं। इसलिए आपके पत्र का उनका पहला प्रभाव प्रभावित कर सकता है कि वे आपके अनुरोध के बारे में कैसा महसूस करते हैं, इससे पहले कि वे इसे पढ़ भी लें। यदि यह लंबे पैराग्राफ के साथ crammed है, तो वे शुरू से ही थके हुए हैं; और इसे ढेर के नीचे तक भी धकेल सकते हैं। सबसे अच्छा प्रभाव बनाने के लिए:

अपने पत्र को एक पृष्ठ पर रखें।
छोटे पैराग्राफ लिखें।
बुलेट पॉइंट्स का उपयोग करें ताकि पढ़ने में आसानी हो।

उचित व्यावसायिक शैली का उपयोग करें

एक पुनर्विचार पत्र, या पुनर्गठन पत्र, महत्वपूर्ण है और इसलिए औपचारिक व्यापार प्रारूप और शैली की आवश्यकता होती है। अपना पत्र सेट करते समय इन बिंदुओं को ध्यान में रखें:

ब्लॉक प्रारूप का उपयोग करें: ब्लॉक और इंडेंटेड प्रारूप व्यावसायिक पत्रों में सबसे अधिक उपयोग किए जाते हैं। ब्लॉक फॉर्मेट में, हर लाइन फ्लश होती है। पैराग्राफ इंडेंटेशन के बजाय एक अतिरिक्त लाइन स्पेस द्वारा इंगित किए जाते हैं। यद्यपि आप या तो उपयोग कर सकते हैं, ब्लॉक स्टाइल बुलेट पॉइंट्स को बाहर खड़ा करता है क्योंकि अन्य सभी कॉपी फ्लश बचे हैं।

अपने पते से शुरू करें: यदि आप लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं तो अपना पता छोड़ दें। अन्यथा, दो लाइनों पर अपना पता लिखें: लाइन एक पर सड़क का पता और शहर, राज्य और लाइन दो पर ज़िप कोड। "सड़क," "सड़क" और अपने राज्य जैसे शब्दों को बाहर निकालें। इस अनुभाग में अपना नाम शामिल न करें।

दिनांक जोड़ें: एक पंक्ति छोड़ें और आज की तारीख जोड़ें यदि आप आज या कल को अपना पत्र भेज रहे हैं। यदि आप इसे बाद में मेल कर रहे हैं, तो जब आप इसे मेल करेंगे तब इसे बंद कर दें। या प्रिंट करने और मेल करने से ठीक पहले तारीख बदल दें। करंट डेट होने से पता चलता है कि आपका पत्र महत्वपूर्ण है। यदि आपका निर्णय निर्माता इसे देखता है, तो यह एक सप्ताह पुराना है, यह पुरानी खबरों की तरह दिखता है जो बहुत मायने नहीं रखता।

प्राप्तकर्ता की जानकारी जोड़ें: दिनांक के बाद एक पंक्ति छोड़ें और जितनी भी पंक्तियाँ आप उपयोग करना चाहते हैं, उन्हें अपने प्राप्तकर्ता की सभी प्रासंगिक जानकारी, औपचारिक नाम, पूर्ण और सटीक शीर्षक और व्यावसायिक नाम और पते सहित शामिल करें।

एक न्यायाधीश को एक पुन: पत्र लिखने का उदाहरण:

द ऑनरेबल जॉन एच। क्रैंस्टन

जिला न्यायालय (या अदालत का पूरा नाम जो भी हो)

कोर्ट का स्ट्रीट एड्रेस

शहर, राज्य पिन कोड (राज्य और ज़िप कोड के बीच कोई अल्पविराम)

उदाहरण के लिए एक कॉलेज को एक पुन: पत्र लिखना:

सुश्री मेरेडिथ पी। जॉनसन

विद्यार्थियों का डीन

मिल्बर्ट कॉलेज

गली का पता

शहर, राज्य और ज़िप कोड

औपचारिक रूप से नमस्कार करें: अस्वीकृति दस्तावेज़ से पूर्ण, औपचारिक नाम का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, "डियर जज क्रैंस्टन:" या "डियर डीन जॉन्सटन:" ध्यान दें कि ग्रीटिंग एक कोलन के साथ समाप्त होता है।

अभिमानी, अभिमानी नहीं: अपने संयुक् त पत्र को लिखने में आपके द्वारा लिया जाने वाला टोन मेक-या-ब्रेक कारक हो सकता है। एक विरोधी, गुस्सा या बेहतर स्वर न लें। आपके अनुरोध के बारे में आश्वस्त करने के लिए ध्वनि करना, लेकिन पूछने में विनम्र।

अपने अनुरोध को सामने रखें

एक पुनरावर्ती पत्र एक चतुर उद्घाटन के लिए जगह नहीं है। निर्णय लेने वाले आपके सामने जानना चाहते हैं कि आपका पत्र किस बारे में है। उदाहरण के लिए:

"मैं यह पूछने के लिए लिख रहा हूं कि आप केस संख्या 4325671 में अपने फैसले पर पुनर्विचार करें, जो कि (महीने, दिन, वर्ष) पर दिया गया था। निर्णय आपकी सुविधा के लिए इस पत्र से जुड़ा हुआ है।"

अपने निर्णय पत्र या दस्तावेजों की एक प्रति संलग्न करना प्राप्तकर्ता के लिए आपके मामले के विवरणों का उल्लेख किए बिना इसे देखना आसान बनाता है। यह इस संभावना को भी कम कर देता है कि वे आपके मामले के दस्तावेजों की तलाश करते हुए आपके पत्र को अलग कर देंगे।

कोई भी नई जानकारी जोड़ें

अस्वीकृति पर पुनर्विचार और उलट होने का आपका सबसे अच्छा मौका है, यदि आपके पास अपने पुन: पत्र में नई जानकारी है जो पहले निर्णय के समय नहीं दी गई थी। यह स्पष्ट करें कि यह नई जानकारी है और इसे संक्षेप में समझाएं, लेकिन इसे समझना आसान है। उदाहरण के लिए, यदि आपको नियमों के उल्लंघन, या अदालत में अपराध के आरोपी के कारण स्कूल से निकाल दिया गया है:

"मेरे पास नई जानकारी है जो इस मामले को प्रभावित करती है:

एक गवाह साक्ष्य के साथ आगे आया है जो मुझे उन जगहों से दूर करता है जहां से पूछताछ में गतिविधियां हुई थीं।
गवाह का शपथ और नोटरी बयान संलग्न है। ”

विनतीपूर्वक, भावनात्मक रूप से नहीं

यदि आपके पास नई जानकारी नहीं है, तो मामले को एक नया तिरछा करने का प्रयास करें या पूछें कि इस पर अलग से पुनर्विचार किया जाए। जो लोग इन कठिन निर्णयों को करते हैं, वे कई सुलझे हुए पत्र प्राप्त करते हैं जो पूछते हैं कि फैसले पर पुनर्विचार किया जाए। उन्होंने हर कल्पनीय बहाना और दलील पहले सुनी है। आपका अपवाद क्यों होना चाहिए? अपनी कठिनाइयों या तबाही को व्यक्त करने से बचें। हर कोई जिसे अस्वीकार कर दिया गया है, वह परेशान है, लेकिन निर्णय को पलटने का कोई वैध कारण नहीं है। उदाहरण के लिए, एक कॉलेज प्रवेश अस्वीकृति के मामले में, के बजाय:

"मैं तीन पीढ़ियों में एकमात्र परिवार का सदस्य बनूंगा जो मिल्बर्ट कॉलेज में नहीं जा रहा।"

अपने मामले को और अधिक तर्कसंगत शब्दों में दर्ज करें और स्कूल को लाभ दें:

' मेरे परिवार के बारह सदस्यों को मिल्बर्ट कॉलेज के स्नातकों पर गर्व है, और तीन ने स्थायी योगदान दिया जो सभी छात्रों को लाभान्वित करते हैं:

टॉवर आर्क के निर्माण का चैंपियन।
जीव विज्ञान विभाग के विस्तार के लिए धन उगाहना।
वार्षिक फुल्टन कविता प्रतियोगिता की अध्यक्षता करते हुए।

मैं भी, मिलबर्ट कॉलेज में अपना योगदान जोड़ना चाहता हूं। इन कारणों से, मेरा मानना है कि एक विरासत आवेदक के रूप में मेरी स्थिति को और अधिक ध्यान दिया जाना चाहिए। ”