ऑफिस मेमो कैसे लिखें

अपने पर्यवेक्षकों, साथियों और अधीनस्थों को अच्छी तरह से सूचित रखना एक सुचारू रूप से चलने वाले कार्यालय के लिए आवश्यक है। हालांकि दिन-प्रतिदिन की बहुत सी जानकारी का आदान-प्रदान व्यक्ति द्वारा, ईमेल के माध्यम से, या टेलीफोन पर किया जाता है, कभी-कभी एक कार्यालय ज्ञापन लिखना आवश्यक होता है जो पहले से हुई चर्चाओं और कार्यों को याद करता है (कर्मचारी मूल्यांकन सहित) और / या देता है आसन्न परिवर्तनों के बारे में हर कोई "सिर उठाता है"। यहां आपको अपने विचारों को एकत्र करने और एक प्रभावी ज्ञापन लिखने के लिए जानने की आवश्यकता है।

आप जिस मेम को लिखना चाहते हैं उसके उद्देश्य को पहचानें। इसे एक छोटे वाक्य में संक्षेप में बताने का प्रयास करें। उदाहरण: नए कर्मचारियों के लिए अभिविन्यास; यात्रा प्रक्रियाओं के प्रसंस्करण के लिए नई प्रक्रियाएं; हॉलिडे पोटलक। यह वाक्य आपके मेमो के शीर्ष पर "सब्जेक्ट" लाइन को सीधे नीचे दिए गए पते के रूप में गठित करेगा।

उन व्यक्तियों को पहचानें जो मेमो जाने वाले हैं। यदि यह केवल कुछ लोगों के लिए है, तो मेमो प्रत्येक को नाम, शीर्षक और विभाग द्वारा पहचान लेगा। यदि, हालांकि, यह एक बड़े समूह में जा रहा है, तो उन्हें एक सामूहिक शीर्षक से पहचाना जाएगा। उदाहरण: सभी कर्मचारी; प्रभाग 4 प्रबंधक; लिपिक सहायता कर्मचारी। यह जानकारी मेमो की "टू" लाइन में रखी जाएगी।

"से" लाइन में अपने और अपने शीर्षक को पहचानें। यहां तक ​​कि अगर हर कोई आपको "बॉब" के रूप में जानता है, तो आपको अपने पहले और अंतिम नाम से खुद को पहचानना चाहिए।

अपने ज्ञापन की सामग्री के निर्माण में "3 का नियम" का पालन करें; विशेष रूप से, अपने पाठकों को बताएं कि आप उन्हें क्या बताने जा रहे हैं, उन्हें बताएं कि यह क्या है, और जो आपने अभी उन्हें बताया है उसे दोहराकर समाप्त करें। उदाहरण के लिए, शायद आपका मेमो आपके कर्मचारियों को यह याद दिलाने के बारे में है कि छुट्टियों के मौसम के विकर्षणों से चोरों के लिए पर्स और व्यक्तिगत सामान जैसे सामान चोरी करने का एक लोकप्रिय समय बन जाता है। पहला पैराग्राफ उन्हें सतर्क रहने की आवश्यकता की सलाह देगा। दूसरा पैराग्राफ लॉकिंग डेस्क और दरवाजों और आगंतुकों के बारे में अधिक जागरूक होने के बारे में सुझाव देगा। यदि वे संदिग्ध व्यवहार का निरीक्षण करते हैं या कार्यालय की चोरी का शिकार होते हैं तो तीसरा पैराग्राफ कार्रवाई की सिफारिश करेगा।

मेमो के लिए बुलेट पॉइंट का उपयोग करें जो प्रक्रियात्मक सामग्री या किसी भी प्रकार की चेकलिस्ट प्रदान कर रहे हैं। इनका अनुसरण करना और इन्हें कथा के पैराग्राफ में एम्बेड करने की तुलना में समझना बहुत आसान है।

बाईं और दाईं ओर और पृष्ठ के निचले भाग पर 1-इंच मार्जिन के नियम का निरीक्षण करें। आपके पृष्ठ का शीर्ष संभवतः लेटरहेड या एक टेम्पलेट का कुछ रूप है जो आपके शीर्ष मार्जिन को कई इंच नीचे गिरा देगा। यदि आपके पास लेटरहेड नहीं है, तो आप पृष्ठ के शीर्ष से बोल्ड 2 या 3 इंच नीचे "मेमो" शब्द को केंद्रित करके एक अच्छा दिखने वाला दस्तावेज़ बना सकते हैं। "टू:", "फ्रॉम:" और "सब्जेक्ट:" बाएं हाथ के मार्जिन पर टाइप किया जाएगा। ज्ञापन का शरीर एकल-स्थान है।

एक 12 पीटी का उपयोग करें। फ़ॉन्ट जो आपके प्राप्तकर्ताओं के लिए पढ़ना आसान होगा। टाइम्स न्यू रोमन और कूरियर मानक हैं; बुकमैन और पैलेटिनो स्वीकार्य हैं।

अपनी सामग्री को प्रिंट करने से पहले अच्छी तरह से प्रूफरीड करें।

जितनी जरूरत हो उतने फोटोकॉपी और प्राप्तकर्ताओं को उन्हें वितरित करें।

टिप्स

• जब भी संभव हो, अपने ज्ञापन को एक पृष्ठ पर रखें। कार्यालय में सभी के साथ जितना करना है, किसी भी मेमो जो कई पृष्ठों पर जाता है, बाद में पढ़ने के लिए अलग सेट होने की संभावना है और अंततः स्टैक के निचले हिस्से में अपना रास्ता बनाएगा। यदि सामग्री तत्काल प्रकृति की है या आगामी बैठक के संबंध में है, तो उन्हें अपने कैलेंडर पर रखने की आवश्यकता है, यह सुनिश्चित करें कि यह विषय पंक्ति में खड़ा हो ताकि आपके पाठक इसे याद न करें।

चेतावनी

यदि आपके ज्ञापन की सामग्री नकारात्मक है या शायद एक परेशान क्षण की भावना में लिखी गई है, तो इसे कुछ घंटों के लिए या अगले दिन तक सेट करें और इसे फिर से पढ़ें।