संगठनों के भीतर पाई जाने वाली सबसे आम संरचना, कार्यात्मक संरचना में विशिष्टताओं द्वारा पहचानी जाने वाली इकाइयाँ या विभागीय समूह होते हैं, जैसे कि इंजीनियरिंग, विकास, विपणन, वित्त, बिक्री या मानव संसाधन जो प्रबंधन के शीर्ष स्तर से नियंत्रित होते हैं। यह एक प्रभागीय या उत्पाद संरचना से भिन्न होता है, जो आमतौर पर उत्पाद प्रकार या भौगोलिक क्षेत्र द्वारा अपनी इकाइयों को अलग करता है और प्रत्येक इकाई नियंत्रण के भीतर नेताओं को अनुमति देता है। कार्यात्मक संरचना इस अवधारणा पर डिजाइन की गई थी कि उच्च विशेषज्ञता और उच्च नियंत्रण उच्च दक्षता प्रदान करता है।
उदाहरण
हालांकि शीर्षक संगठन के आधार पर भिन्न होते हैं, कार्यात्मक संरचना में प्रत्येक इकाई में ऐसे कर्मचारी शामिल होते हैं जिन्हें विशेष कार्यों को करने के लिए प्रशिक्षित किया जाता है। कार्यात्मक संरचना का शीर्ष स्तर कंपनी का अध्यक्ष हो सकता है। दूसरी श्रेणी में कई उपाध्यक्ष शामिल हो सकते हैं, प्रत्येक को विशेषज्ञता के क्षेत्र में तैनात किया जाता है, जैसे विनिर्माण के उपाध्यक्ष या बिक्री और विपणन के उपाध्यक्ष। प्रत्येक उपाध्यक्ष के नीचे एक विशेष क्षेत्र में क्षमताओं के साथ एक या एक से अधिक निदेशक हो सकते हैं। निदेशकों को प्रबंधकों द्वारा पीछा किया जा सकता है, और प्रबंधकों को सहायक प्रबंधकों द्वारा पीछा किया जा सकता है, सभी एक ही क्षेत्र में कौशल रखने वाले उन लोगों से पहले।
नेतृत्व
दक्षता के उच्च स्तर के साथ नियंत्रण और संचालन करने के लिए, एक कार्यात्मक संरचना के भीतर प्रत्येक इकाई के नेताओं को अपने विशेष क्षेत्र में गहन ज्ञान और अनुभव की आवश्यकता होती है। इस प्रकार की संरचना अक्सर उन वातावरणों में पाई जाती है जहां यूनिट लीडर अपने दिए गए क्षेत्र में उच्च स्तर के तकनीकी ज्ञान रखते हैं, साथ ही उन संगठनों में जहां नेता युवा स्टाफ सदस्यों के संरक्षक के रूप में कार्य करते हैं। एक कार्यात्मक संरचना के तंग, प्रवीणता-उन्मुख ट्रैक को स्थापित करने और बनाए रखने में उनके क्षेत्र और ठोस प्रबंधन कौशल में योग्यता प्रमुख विशेषता है।
ताकत
इस प्रकार के बुनियादी ढांचे का एक प्रमुख लाभ यह है कि यह कैरियर की उन्नति को बढ़ावा देकर विशेषज्ञों को विकसित करता है। कैरियर मार्ग स्पष्ट रूप से परिभाषित हैं, और क्योंकि विशिष्ट कार्यों और विशेष भूमिकाओं के लिए योग्यता, प्रतिभा और ज्ञान को कंपनी के भीतर उप-श्रेणियों में मिला दिया जाता है, कर्मचारियों को अपने वरिष्ठों की विशेषज्ञता से सीखने का अवसर मिलता है। उनके पास ऐसे सहयोगियों के साथ काम करने का अवसर भी है जो अपने पेशेवर हितों और क्षमताओं से संबंधित हैं, इस प्रकार अधिक उत्पादक और सुखद काम के माहौल के लिए बनाते हैं।
कमजोरियों
क्योंकि कार्यात्मक संरचना में प्रत्येक इकाई अपने स्वयं के विशिष्ट क्षेत्र पर केंद्रित होती है, अगर इसमें विभागों के बीच संचार और संचार की निरंतरता नहीं है, तो कंपनी के व्यापक दृष्टिकोण का अभाव हो सकता है। एक और नुकसान यह है कि यूनिटों में समस्या के समाधान में सीमित लचीलापन हो सकता है, अंतिम निर्णय लेने वाले प्रबंधन के शीर्ष स्तर के साथ निर्णय लेने के बाद से ग्राहक की मांगों या जरूरतों के लिए बदलाव या प्रतिक्रिया करना। यह विभागीय या उत्पाद संरचनाओं के विपरीत है जहां इकाई के नेताओं को उनकी इकाई के वातावरण के भीतर अधिक नियंत्रण दिया जाता है।
प्रभावशीलता
संगठन जितना बड़ा होता है, प्रत्येक विशेष समूह के लिए यह उतना ही चुनौतीपूर्ण होता है कि यह स्पष्ट किया जाए कि व्यक्तिगत विभाग एक एकीकृत कंपनी के रूप में सफल होने वाले व्यवसाय से अंततः कैसे जुड़ते हैं और योगदान देते हैं। इस कारण से, कार्यात्मक संरचना उन संगठनों में सबसे अधिक सफल होती है जो आकार में मध्यम से छोटे होते हैं और केवल कुछ उत्पाद प्रकार और सेवाओं से निपटते हैं।
