पेरोल नीति में पेरोल प्रक्रिया का वर्णन है क्योंकि यह वेतन, टाइमकीपिंग, पेरोल कार्यक्रम और भुगतान विधियों के प्रशासन से संबंधित है। प्रलेखित प्रक्रियाएं एक स्पष्ट और परिभाषित अनुमोदन प्रक्रिया, कुशल पेरोल गतिविधियों, रूपों की उपलब्धता और उपयुक्त नियंत्रण सुनिश्चित करती हैं। स्थापित पेरोल नीति और प्रक्रियाओं वाला एक संगठन कर्मचारियों को वेतन और मजदूरी के सटीक और समय पर भुगतान का आश्वासन दे सकता है।
महत्व
पेरोल किसी भी संगठन में सबसे बड़े खर्चों में से एक है। एक पेरोल नीति इस खर्च को नियंत्रित और संरक्षित करने के लिए आंतरिक जांच और संतुलन स्थापित करती है। यह त्रुटियों की घटना और धोखाधड़ी की संभावना को कम करता है। बड़ी कंपनियों में, पेरोल प्रक्रिया में बहुत समय और संसाधन शामिल होते हैं। पेरोल प्रक्रिया समय संग्रह, दस्तावेज़ प्रसंस्करण, डेटा प्रविष्टि, भुगतान और रिकॉर्ड कीपिंग के मामले में दक्षता पैदा करती है। सिस्टम प्रौद्योगिकी में स्वचालन और अग्रिमों को शामिल करके, प्रक्रियाएं लागत प्रभावी हो सकती हैं और कंपनी के पैसे बचा सकती हैं।
उद्देश्य
पेरोल नीति यह गारंटी देती है कि कर्मचारियों को हमेशा सही समय पर सही वेतन मिलेगा। यह सुनिश्चित करता है कि कंपनी संघीय, राज्य और स्थानीय कानूनों का पालन करती है, विशेष रूप से उन जो करों, मेडिकेयर, सामाजिक सुरक्षा और निष्पक्ष श्रम मानकों का उल्लेख करते हैं। कानून के अनुपालन से कंपनी को जुर्माना देने से बचने में मदद मिलेगी। पेरोल प्रक्रियाएं भी स्थापित मुआवजा संरचनाओं और प्रणालियों, विभाग के बजट और सामूहिक सौदेबाजी समझौतों के कार्यान्वयन का समर्थन करती हैं।
विशेषताएं
पेरोल नीति पेरोल कर्मचारियों और प्रबंधकों की जिम्मेदारियों और जवाबदेही को परिभाषित करती है। चूंकि पेरोल में गोपनीय जानकारी शामिल होती है, इसलिए नीति में पहुंच और सुरक्षा स्तर निर्दिष्ट करने चाहिए। यह विभिन्न कर्मचारी समूहों द्वारा आवश्यक प्रशिक्षण की भी पहचान करता है। पेरोल प्रक्रिया कर्मचारी को काम पर रखने से प्रक्रिया को विस्तृत करती है। इनमें नए किराए के प्रसंस्करण, रोजगार परिवर्तन, सूचना अद्यतन, विशेष भुगतान, कटौती, समय रिपोर्टिंग और समाप्ति के लिए आवश्यक पेरोल गतिविधियां और रूप शामिल हैं।
विचार
धोखाधड़ी के जोखिम को कम करने के लिए पेरोल नीति में आंतरिक नियंत्रण शामिल होना चाहिए। नियंत्रण का एक रूप कर्तव्यों का पृथक्करण है। उदाहरण के लिए, यदि पेरोल प्रोसेसिंग में दो कर्मचारी शामिल हैं, तो एक पेरोल दस्तावेज तैयार करेगा जबकि दूसरा प्राधिकृत और अनुमोदन करेगा। एक अनुमोदन प्राधिकारी को सभी वेतन और सूचनाओं की समीक्षा करनी चाहिए। एक अन्य समूह या विभाग जैसे लेखांकन पेरोल लेनदेन का लेखा परीक्षण कर सकता है। पेरोल प्रक्रियाओं को पेरोल जानकारी की गोपनीयता की भी रक्षा करनी चाहिए, यह सुनिश्चित करते हुए कि केवल अधिकृत व्यक्तियों तक ही उनकी पहुंच है।
जिम्मेदारियों
पेरोल विभाग कुशल और समय पर पेरोल प्रसंस्करण सुनिश्चित करने के लिए पेरोल कार्य प्रवाह के प्रबंधन के लिए जिम्मेदार है। यह पेरोल दस्तावेज जमा करने के लिए पेरोल कार्यक्रम और समय सीमा स्थापित करता है। पेरोल कर्मचारी पेरोल प्रणाली में सूचना तक पहुँच और नियंत्रण प्रदान करते हैं। वे सिस्टम में जानकारी दर्ज करते हैं और आवश्यकतानुसार बदलाव करते हैं। प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आवश्यक पेरोल दस्तावेज निर्धारित समय सीमा के भीतर पूरे किए जाएं और अग्रेषित किए जाएं। कर्मचारी भुगतान और कटौती की समीक्षा करने और किसी भी विसंगतियों के पेरोल विभाग को सलाह देने के लिए जिम्मेदार हैं। उन्हें अपनी जानकारी भी अद्यतन रखनी चाहिए।
