ईवेंट कैसे प्लान करें

विभिन्न उद्देश्यों के लिए व्यवसाय के लिए कार्यक्रम महत्वपूर्ण उपकरण हैं; कुछ आंतरिक और कर्मचारियों पर केंद्रित हो सकते हैं, जबकि अन्य विपणन के लिए हैं। किसी भी तरह से, एक ही प्रकार की योजना ईवेंट में जाती है और ईवेंट को सफल बनाने के लिए उसी विवरण को ध्यान में रखा जाना चाहिए। घटनाओं के लिए सावधानीपूर्वक योजना और तैयारी की आवश्यकता होती है। एक निर्धारित प्रणाली का पालन करने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि आपकी घटना आसानी से हो जाए।

घटना के लिए अपना लक्ष्य निर्धारित करें। यदि आप एक मार्केटिंग सेमिनार की योजना बना रहे हैं, तो आपकी ज़िम्मेदारियों से अलग होगा यदि आप एक कंपनी बारबेक्यू की योजना बना रहे थे। सुनिश्चित करें कि आपको अपेक्षित विस्तृत निर्देश मिले; व्यावहारिक घटक हैं जैसे कि कितने लोग आ रहे हैं और कितने बड़े स्थल की आवश्यकता है, और विपणन उन्मुख कारक जैसे कि यदि घटना कंपनी के लिए ग्राहकों को प्राप्त करने के लिए है या यदि यह प्रबंधन या अन्य कर्मचारियों के लिए एक भयावह है।

एक बजट बनाएं। किसी को घटना के लिए भुगतान करने की आवश्यकता है, और आपको शुरू करने से पहले अनुमोदन की आवश्यकता होगी। अपने समय, हॉल, किसी भी भोजन या सजावट, वक्ताओं या गतिविधियों, और किसी भी अन्य विचार को ध्यान में रखें जो आपको आवश्यक हैं। एक संगठित प्रारूप में सब कुछ तैयार करें और जब आप व्यवस्था कर रहे हों तो उससे चिपके रहें।

एजेंडा सेट करें। एक विस्तृत कार्यक्रम तैयार करें और प्रत्येक गतिविधि के लिए सही समय आवंटित करें। यदि आवश्यक हो तो उद्घाटन और समापन टिप्पणियों के साथ, शुरू से अंत तक एक पूर्ण कार्यक्रम बनाएं।

योजना रसद। एक स्थान किराए पर लें, भोजन का ऑर्डर करें, एक स्पीकर किराए पर लें, और निमंत्रण प्रिंट करें। लेआउट पर एक ठोस नज़र रखने के लिए स्थल पर जाएं ताकि आप कल्पना कर सकें कि भोजन कहाँ स्थापित किया जाएगा और सीटों और तालिकाओं की व्यवस्था कैसे करें। अपने बजट के भीतर रखने की कोशिश करें, लेकिन किसी भी प्रतिबद्धताओं को करने से पहले हमेशा उच्च शक्तियों के साथ जांच के रूप में आवश्यक रूप से परिवर्तन करें।

घटना को सार्वजनिक करें। आप इसे कैसे पूरा करते हैं, इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस प्रकार की घटना की योजना बना रहे हैं। एक आंतरिक घटना के लिए यह संभावना है कि कंपनी का ईमेल या सही जगहों पर लटकाए गए कुछ पोस्टर पर्याप्त होंगे। एक विपणन कार्यक्रम के लिए एक संपूर्ण विपणन योजना की आवश्यकता होगी, संभवतः विज्ञापन और एड्स के रूप में कुछ प्रत्यक्ष विपणन के साथ।

टिप्स

• अपनी योजनाओं को ट्रैक करने के लिए एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग करें; एक घटना की योजना बनाने के लिए उत्कृष्ट संगठनात्मक कौशल की आवश्यकता होती है। पर्यवेक्षक को अपनी प्रगति पर दैनिक या साप्ताहिक अपडेट दें, ताकि वे जानते रहें कि क्या हो रहा है।

चेतावनी

घटना के करीब अपनी तैयारी में रटना करने की कोशिश मत करो। अपने आप को वह समय दें जो आपको इसे सफल बनाने के लिए आवश्यक है।