बदलते व्यावसायिक मॉडल या आर्थिक स्थितियों को प्रतिबिंबित करने के लिए पुनर्गठन आवश्यक हो सकता है, लेकिन वे उचित योजना और निष्पादन के बिना कर्मचारियों और ग्राहकों दोनों के लिए विघटनकारी हो सकते हैं। विभागीय पुनर्गठन के लिए एक रणनीतिक योजना विकसित करने के लिए पूरी प्रक्रिया में संचार की आवश्यकता होती है। जब योजना अंतिम रूप से सामने आती है, तो कुछ को परिणाम पसंद नहीं हो सकते हैं, लेकिन किसी को उनके द्वारा अंधा महसूस नहीं करना चाहिए।
अपने वरिष्ठ नेतृत्व को बताएं कि आप बदलती बाजार स्थितियों को प्रतिबिंबित करने के लिए एक विभाग के पुनर्गठन पर विचार कर रहे हैं। कंपनी के भीतर प्रमुख व्यक्तियों के एक समूह के रूप में एक विश्लेषण और नियोजन टीम के रूप में सेवा करने के लिए विभाग के आसपास की व्यावसायिक आवश्यकताओं के माध्यम से विचार करें और पुनर्गठन पूरा होने पर इसे कैसे देखना चाहिए।
अपने विभाग के उत्पादों और सेवाओं के प्रमुख ग्राहकों और उपभोक्ताओं से बात करें ताकि वे आपके विभाग के लिए उनकी उम्मीदों का पता लगा सकें। ये स्थिति के आधार पर आंतरिक ग्राहक, बाहरी ग्राहक या दोनों हो सकते हैं। निर्धारित करें कि आपके विभाग की गुणवत्ता, गति और जवाबदेही के साथ उन्हें क्या समस्याएं हैं।
पुनर्गठन के कारणों की पहचान करें और यह परिवर्तन विभाग और व्यवसाय के लिए मूल्य कैसे जोड़ेगा। इसे विभाग के मिशन और कंपनी के मिशन और मूल्य विवरणों पर वापस बाँधें। जैसा कि आप योजना को विकसित करना जारी रखते हैं, सुनिश्चित करें कि परिवर्तन इस पथ के साथ आपके विभाग का नेतृत्व करते हैं।
अपने विभाग की वर्तमान प्रक्रियाओं का विश्लेषण करें। इसकी संगठनात्मक मिशन से तुलना करें और व्यवसाय के भीतर कहीं और नकल किए गए लोगों से अलग कोर प्रक्रियाओं या विभाग के उद्देश्यों को पूरा करने के लिए माध्यमिक हैं। वास्तविक और वांछित प्रदर्शन के बीच अंतराल की पहचान करें। निर्धारित करें कि मौजूदा संरचना प्रदर्शन और ग्राहक संतुष्टि को कैसे सक्षम या बाधित करती है।
अधिक कुशल विभागीय संरचना बनाने के लिए सर्वोत्तम पथ निर्धारित करने में सहायता के लिए रीडिज़ाइन प्रक्रियाएँ। इन संशोधनों से ग्राहकों और हितधारकों की संतुष्टि में सुधार होना चाहिए और दक्षता में वृद्धि होनी चाहिए। लागत कम करना भी इन उद्देश्यों का एक हिस्सा हो सकता है, लेकिन इस प्रक्रिया को फिर से डिज़ाइन करने के संबंध में विचार करें। कार्यबल में कटौती जो आवश्यक प्रक्रियाओं का संचालन करने की आपकी क्षमता को रोकती है, आपके विभाग को सफल होने में मदद नहीं करती है।
निर्धारित करें कि संगठनात्मक संरचना को बदलने की आवश्यकता कहां है। नए पदों को बनाने की आवश्यकता हो सकती है या वर्तमान पदों को अपनी भूमिका और अपेक्षाओं को स्पष्ट करना पड़ सकता है। मूल्यांकन करें कि क्या आपके वर्तमान कर्मचारियों के पास नई भूमिकाएं और आवश्यकताएं पूरी करने का कौशल और क्षमताएं हैं। यदि नहीं, तो आपको ब्रीच को भरने के लिए उन्हें गति प्रदान करने के लिए एक प्रशिक्षण योजना विकसित करने या नए किराए लेने की आवश्यकता होगी।
अपनी कार्यान्वयन रणनीति की योजना बनाएं। यह नई संरचना कब स्थापित की जाएगी इसके लिए एक समय सीमा विकसित करें। स्पष्ट करें कि नए विभागीय ढांचे में निर्णय लेने की शक्ति किसके पास है। अपने कर्मचारियों को स्पष्ट करने के लिए एक नया संगठनात्मक चार्ट और स्थिति विवरण लिखें कि उनकी अपेक्षाएँ क्या हैं। यदि आपको अतिरिक्त स्टाफिंग की आवश्यकता है, तो सही दिशा में नेतृत्व करने में आपकी मदद करने के लिए उन स्थिति विवरणों का उपयोग करें।
संक्रमण के लिए योजना बनाने के लिए अपने मानव संसाधन विभाग के साथ संलग्न रहें। निर्धारित करें कि क्या विभागीय पुनर्गठन द्वारा अनावश्यक रूप से किए गए लोगों के लिए कंपनी में कहीं और पद हैं। यदि पुनर्गठन में छंटनी होगी, तो यह सुनिश्चित करने के लिए स्थापित प्रक्रियाओं का पालन करें कि फैसलों में पूर्वाग्रह नहीं है।
कर्मचारियों के साथ संवाद करें। आपके कर्मचारियों की संभावना हेडकाउंट को कम करने के साधन के रूप में एक पुनर्गठन को देखेगा, इसलिए कर्मचारियों को पुनर्गठन के बारे में संदेह हो सकता है। उन्हें लूप में रखकर, आप दोनों अफवाह मिल के प्रभाव को कम करते हैं और उन्हें विश्वास दिलाते हैं कि विभागीय हेडकाउंट को कम करने के अलावा अन्य कोई योजना है।
