एक ग्राहक को खोना एक दुर्भाग्यपूर्ण परिस्थिति है जो हर दिन व्यवसायों में होती है। जब कोई व्यवसाय किसी ग्राहक को खो देता है, तो व्यवसाय अक्सर उसे माफी पत्र लिखकर उसे वापस पाने का प्रयास करता है। जब ग्राहकों की पेशकश की गई वस्तुओं और सेवाओं की खरीद बंद हो जाती है, तो कारोबारियों को पैसे की कमी होती है यदि आपका व्यवसाय असंतोष के कारण किसी ग्राहक को खो देता है, तो उसे एक पत्र लिखने का प्रयास करें। पत्र को व्यक्तिगत, दयालु और संक्षिप्त बनाएं। एक माफी की पेशकश करें और अपनी वफादारी और व्यापार को फिर से हासिल करने के लिए उपयुक्त शब्द कहें।
कंपनी लेटरहेड का उपयोग करें। जब आप एक ग्राहक को वापस पाने के लिए एक पत्र लिखते हैं, तो कंपनी लेटरहेड का उपयोग करें और इसे वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम का उपयोग करके टाइप करें। ग्राहक के नाम और पते के साथ पत्र के शीर्ष पर तारीख शामिल करें।
पत्र को संबोधित करें। ग्राहक के नाम और अभिवादन में "प्रिय" शब्द का उपयोग करते हुए, व्यक्तिगत तरीके से पत्र लिखें। ग्राहक को बताएं कि आप व्यक्तिगत रूप से पत्र को रखकर उसे और उसके व्यवसाय को महत्व देते हैं।
पत्र की शुरुआत में माफी माँगता हूँ। जब कोई व्यवसाय किसी ग्राहक को खो देता है, तो यह अक्सर होता है क्योंकि ग्राहक किसी कारण से असंतुष्ट होता है। यह ग्राहक सेवा के मुद्दों, माल और सेवाओं की गुणवत्ता या मूल्य निर्धारण संबंधी चिंताओं के कारण हो सकता है। सटीक कारण शामिल करें, यदि आप इसे जानते हैं, कि ग्राहक ने आपके व्यवसाय का उपयोग करना बंद कर दिया है। ईमानदारी से रहें और ग्राहक को बताएं कि आपको वास्तव में खेद है और यह आपके सामान्य व्यावसायिक मानकों का प्रतिबिंब नहीं है। यदि कोई स्पष्ट कारण नहीं है कि ग्राहक ने आपके व्यवसाय का उपयोग बंद कर दिया है, तो माफी की कोई आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, ग्राहक को बताएं कि आप उसे याद करते हैं और आपको उम्मीद है कि वह भविष्य में फिर से आपकी सेवाओं का उपयोग करेगा।
प्रस्ताव प्रस्तुत करता है। स्थिति को सही बनाने के लिए ग्राहक को कुछ प्रस्तावित करें। आप एक मुफ्त सेवा, बिक्री से मुक्त प्रतिशत, मुफ्त शिपिंग या मुफ्त उपहार की पेशकश कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि प्रस्ताव कुछ ऐसा है जो ग्राहक को काफी प्रभावित करेगा।
ग्राहक को धन्यवाद। आपकी कंपनी के साथ व्यापार करने वाले वर्षों के लिए ग्राहक को धन्यवाद और आभार व्यक्त करें। ग्राहक को बताएं कि आपको उम्मीद है कि वह उसके फैसले पर पुनर्विचार करेगा और उसे विश्वास दिलाएगा कि भविष्य में आपके सामान और सेवाएं उसे संतुष्ट करेंगी। अपना फ़ोन नंबर, प्रत्यक्ष एक्सटेंशन और ईमेल पता छोड़ें और उससे पूछें कि क्या आपके पास कोई टिप्पणी, चिंता या प्रश्न हैं।
पत्र को बंद करें। अपने नाम के बाद "साभार" अक्षर पर हस्ताक्षर करें।
