कैलिफोर्निया स्टेट यूनिवर्सिटी में संचार विभाग के अनुसार, किसी संगठन की सफलता या विफलता अक्सर अपने सदस्यों के साथ संवाद करने की क्षमता पर निर्भर करती है। नई तकनीकों ने सांस्कृतिक रूप से विविध दर्शकों के साथ मिलकर संगठनात्मक संचार के महत्व को बढ़ाया है, लेकिन इसने क्षेत्र को और अधिक जटिल बना दिया है। आम बाधाओं में से कुछ को समझना एक संगठन की संवाद करने की क्षमता में सुधार कर सकता है।
Flawed Structure
एक संदेश को समझने के लिए श्रोताओं को संरचना की आवश्यकता होती है, और कई संचार बर्बाद हो जाते हैं क्योंकि उनके पास उचित संगठन की कमी होती है, जो ली होपकिंस के अनुसार, जिन्होंने व्यावसायिक संचार पर 130 से अधिक लेख लिखे हैं। संरचना महत्वपूर्ण है, क्योंकि एक परिचय, शरीर और करीबी के बिना, दर्शकों को सूचना को बनाए रखने, वापस लाने और संसाधित करने में एक कठिन समय होगा। ये नियम किसी भी संचार पर लागू होते हैं, ईमेल से लेकर सार्वजनिक प्रस्तुतियों तक और किसी भी आकार के दर्शकों के लिए।
मान्यताओं
दो आम संचार धारणाएं संगठनात्मक संचार की सफलता के लिए आपदा का कारण बनती हैं। एक अनुमान है कि संगठन के सभी सदस्यों के पास संदेश भेजने वाले के समान ज्ञान का आधार है। दूसरा सोच रहा है कि सूचना केवल एक या दो सदस्यों को प्राप्त होने के बाद अपने आप ही सही और प्रभावी ढंग से फैल जाएगी। नि: शुल्क प्रबंधन लाइब्रेरी, नेतृत्व लेखों की एक ऑनलाइन मार्गदर्शिका, उस प्रबंधन को सटीक, विचारशील और रणनीतिक रूप से अपने सदस्यों के साथ संवाद करने की सलाह देती है। फ्री मैनेजमेंट लाइब्रेरी की विशिष्ट सिफारिशों में कर्मचारियों और नेताओं के साथ-साथ विभिन्न विभागों के बीच नियमित बैठकें शामिल हैं। अन्य युक्तियों में कर्मचारियों को नौकरी के विवरण, कर्मचारी हैंडबुक और अन्य महत्वपूर्ण कंपनी सामग्री की लिखित प्रतियां देना शामिल है।
प्रौद्योगिकी पर निर्भरता
नई तकनीकों जैसे टेक्सटिंग, ट्विटर या अन्य सोशल मीडिया वेबसाइटों पर बहुत अधिक निर्भरता का मतलब यह हो सकता है कि संगठन के सभी सदस्य वास्तव में संदेश प्राप्त नहीं कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, एक snazzy ब्लॉग उन सदस्यों के लिए उपयोगी नहीं होगा, जिन्हें इंटरनेट एक्सेस के बिना एक कार्य पूरा करना है। जिम शफर, "द लीडरशिप सॉल्यूशन" के लेखक ने सिफारिश की है कि संगठनात्मक संचार के लिए जिम्मेदार लोग यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी योजनाओं की समीक्षा करते हैं कि वे उन तरीकों का उपयोग कर रहे हैं जो ग्राहकों और कर्मचारियों को आवश्यक स्वरूप देने के बजाय उन स्वरूपों पर निर्भर करते हैं जो फैशनेबल या आकर्षक हैं।
बहुत ज्यादा जानकारी
एक और आम गलत धारणा यह है कि किसी संचार में विस्तार के बाद विस्तार को जोड़ने से यह अधिक प्रेरक हो जाएगा, जब वास्तव में, बहुत अधिक जानकारी दर्शकों को बंद कर सकती है। सादगी संगठनात्मक संचार बनाने के लिए महत्वपूर्ण है जो दर्शकों के साथ बनी रहती है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किसी उत्पाद से कितना प्यार करते हैं, एक विचार को समझते हैं या एक उद्योग के साथ अनुभव करते हैं, दो या तीन मुख्य बिंदुओं पर चिपके रहते हैं, जो आपको पता है कि आप जो कुछ भी जानते हैं उसके बारे में बात करने या लिखने के बजाय, अपने संदेश को प्राप्त करने के लिए।
नॉनवर्बल्स के बारे में भूल जाना
संगठनात्मक संचार के लिए जिम्मेदार लोगों को अशाब्दिक संकेतों से सावधान रहना चाहिए जो या तो तैयार संदेश को बढ़ा सकते हैं या इसके अर्थ को पूरी तरह से रोक सकते हैं या विकृत कर सकते हैं। पश्चिमी संस्कृति में, आई कांटेक्ट, उचित आसन और स्थिति के अनुसार उपयुक्त कपड़े यह प्रदर्शित करते हैं कि संदेश भेजने वाला इच्छुक, सम्मानित, ईमानदार और विश्वसनीय है, mindtools.com के अनुसार।
