चाहे आप किसी एक व्यक्ति की टीम हो या एक पूर्ण कंपनी, कार्यालय प्रक्रियाओं और दिशानिर्देशों का होना आपके व्यवसाय के लिए कुछ जमीनी नियम स्थापित करने का एक शानदार तरीका है। यह न केवल आपको दिन-प्रतिदिन के कार्यों में मदद करता है, बल्कि यह आपके नए किराए पर लेने में भी सहायता कर सकता है जब वे शुरू हो जाते हैं और आपके स्थापित कर्मचारियों को प्रशासनिक मामलों पर जांच करने की आवश्यकता होती है।
दिशानिर्देश स्थापित करना और उन्हें सुलभ बनाना
21 वीं सदी के कार्यालय के लिए एक मैनुअल बनाना एक शानदार जगह है। कार्यालय मैनुअल में आपके व्यवसाय के महत्वपूर्ण पहलुओं के लिए प्रक्रियाएं और प्रक्रियाएं शामिल होनी चाहिए और संघीय, राज्य और स्थानीय रोजगार कानूनों से किसी भी उल्लेखनीय बिंदु का उल्लेख करना चाहिए। छुट्टी नीतियों, गैर-भेदभावपूर्ण नीतियों और श्रमिकों के मुआवजे की जानकारी शामिल करें।
यह वह जगह भी है जहां आप अपनी कंपनी के मिशन, दृष्टि और मूल मूल्यों को शामिल कर सकते हैं। ये व्यवसाय में सभी को ट्रैक पर रहने और एक ही लक्ष्य की दिशा में काम करने में मदद करते हैं। इसमें कर्मचारी व्यवहार, ड्रेस कोड, धूम्रपान, कार्यालय समय, वेतन, पदोन्नति और लाभ के लिए दिशानिर्देश शामिल हो सकते हैं। ऑनलाइन और प्रिंट दोनों तरह से अपनी हैंडबुक को हर कर्मचारी के लिए सुलभ बनाएं। सभी कर्मचारियों को एक प्रति दें और उन्हें एक पुष्टिकरण पत्र पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें, जिसमें कहा गया है कि वे दिशानिर्देश पढ़ चुके हैं और उन्हें समझ रहे हैं।
21 वीं सदी के कार्यालय में प्रौद्योगिकी का ध्यान रखना
21 वीं सदी के कार्यालय में, आपके दिशानिर्देशों में प्रौद्योगिकी को एकीकृत करना महत्वपूर्ण है। भले ही आप जिस उद्योग में काम करते हैं, उद्योग कार्यालय प्रक्रियाओं में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। कंप्यूटर और स्मार्टफोन पर कई काम किए जाते हैं। यह तय करें कि क्या आपकी कंपनी व्यक्तिगत कारणों और आपके सुरक्षा उपायों के लिए कार्यालय प्रौद्योगिकी के उपयोग की अनुमति देती है। क्या कर्मचारियों को काम करते समय अपने फोन का उपयोग करने की अनुमति है? इस तरह के नियम स्थापित करने से, आप ऐसा होने से पहले किसी भी असहमति को दूर करने में सक्षम होंगे।
प्रत्येक भूमिका या विभाग के लिए दिशानिर्देश बनाना
आपके व्यवसाय के आधार पर, आप कंपनी में प्रत्येक विभाग या प्रत्येक भूमिका के लिए प्रक्रियाएँ चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक निर्माण विभाग है, तो उनकी प्रक्रिया निस्संदेह आपके बिक्री विभाग और आपके विपणन विभाग से अलग होगी। अपने व्यवसाय के प्रत्येक क्षेत्र के लिए दिन-प्रतिदिन की प्रक्रियाओं को लिखकर, आप नए कर्मचारियों को अधिक तेज़ी से मदद करेंगे और अनुभवी कर्मचारियों को मार्गदर्शन करने में सक्षम होंगे जब वे एक निश्चित कार्य करना भूल जाएंगे। संदर्भ की जगह होने से आपको अपने व्यवसाय की हर चीज़ पर नज़र रखने में मदद मिलती है। कुछ कार्यालय जिनमें कर्मचारियों के कई स्तर हैं, संगठनात्मक चार्ट को शामिल करना चुन सकते हैं, ताकि हर कोई इस बात से अवगत हो सके कि कंपनी की बड़ी तस्वीर के भीतर उनकी भूमिका क्या है।
संचार की लाइनों को खुला रखना
जब भी किसी नए महत्वपूर्ण तत्व को शामिल करने की आवश्यकता होती है, तो आपके दिशानिर्देशों को अपडेट किया जा सकता है। उन्हें पत्थर में स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है। जब आप कार्यालय प्रक्रियाओं या अपने कार्यालय मैनुअल में कुछ भी जोड़ते हैं, तो अपने कर्मचारियों के साथ नियमित रूप से संवाद स्थापित करें। इसके अलावा, आपके सभी कार्यालय अभ्यास आसानी से सुलभ होने चाहिए। सुनिश्चित करें कि आपके कर्मचारी को पता है कि वे छुट्टी के समय, सेल फोन के उपयोग, श्रमिकों के मुआवजे या किसी अन्य कार्यालय अभ्यास के बारे में प्रश्न पूछने पर मदद के लिए कहां मुड़ सकते हैं।
