प्रदान की गई सेवाओं के लिए अपने कर्मचारियों को भुगतान करने के लिए, नियोक्ताओं को पेरोल प्रणाली तैयार करनी चाहिए। इस प्रणाली के माध्यम से नियोक्ता पेरोल प्रोसेसिंग करता है, जिसे समयबद्ध और सटीक तरीके से किया जाना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि कर्मचारियों को उनके अनुसार वेतन मिलता है। पेरोल प्रणाली के प्रकार का उपयोग पूरी तरह से नियोक्ता द्वारा किया जाता है।
मैनुअल पेरोल
एक मैनुअल पेरोल प्रणाली हाथ से की जाती है। इसका मतलब है कि सभी मजदूरी गणना कागज पर की जाती है; इसमें घंटों की गणना, वैधानिक कटौती (कर) और अनैच्छिक कटौती (स्वास्थ्य और पेंशन लाभ) शामिल हैं। मैनुअल पेरोल प्रणाली का उपयोग करने का एक फायदा यह है कि इसका उपयोग करने के लिए बहुत कम लागत आती है। हालांकि, मैनुअल पेरोल प्रोसेसिंग करने में बहुत समय और ऊर्जा लगती है। इसके अतिरिक्त, इस विधि के साथ त्रुटि के लिए अधिक जगह है। परिणामस्वरूप कर्मचारियों की तनख्वाह और टैक्स फाइलिंग में अशुद्धि की आशंका है। विशेष रूप से, सरकार से दंड के कारण कर दाखिल करने की त्रुटियां महंगी हो सकती हैं।
कम्प्यूटरीकृत पेरोल
एक कम्प्यूटरीकृत पेरोल प्रणाली है जब नियोक्ता पेरोल सॉफ्टवेयर खरीदता है और पेरोल को संसाधित करने के लिए उसका उपयोग करता है। यह तरीका मैनुअल पेरोल सिस्टम की तुलना में बहुत तेज है। कुछ कंपनियां कम्प्यूटरीकृत पेरोल प्रणाली के माध्यम से अपने पेरोल को संसाधित करने के लिए एक इन-हाउस पेरोल स्टाफ को नियुक्त करती हैं। पेरोल कर्मचारी सिस्टम में भुगतान की जाने वाली सभी मजदूरी में प्रवेश करने के लिए जिम्मेदार है। सिस्टम मजदूरी की गणना करता है, पेरोल की जानकारी संग्रहीत करता है, और चेक प्रिंट करता है। पेरोल पेशेवर भी पेरोल रिपोर्टों का उपयोग कर सकता है, जो उसे कर्मचारी की तनख्वाह प्राप्त करने से पहले त्रुटियों की जांच करने और उन्हें सही करने की अनुमति देता है। कम्प्यूटरीकृत पेरोल भी दाखिल होने की कागजी कार्रवाई की मात्रा को कम करता है, क्योंकि पेरोल की अधिकांश जानकारी सिस्टम में संग्रहीत की जा सकती है।
बाहरी पेरोल
कई नियोक्ता Paychex और ADP जैसी कंपनियों को अपने पेरोल को आउटसोर्स करना पसंद करते हैं। यह बाहरी सेवा नियोक्ता को गैर-संबंधित पेरोल मामलों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय देती है। बाहरी पेरोल सेवा आमतौर पर पेरोल समायोजन, कर फाइलिंग और डब्ल्यू 2 जारी करने सहित अपने ग्राहकों के पेरोल के पूरे प्रसंस्करण के लिए जिम्मेदार होती है। सभी नियोक्ता को पेरोल कंपनी को प्रत्येक भुगतान तिथि का भुगतान करने के लिए डेटा संचारित करना होगा; एक शुल्क के लिए, पेरोल कंपनी पेरोल जिम्मेदारियों को मानती है।
एक प्रणाली का चयन
बहुत छोटी कंपनियां (10 से कम कर्मचारी) एक मैनुअल पेरोल प्रणाली का उपयोग कर सकते हैं यदि घंटे समान वेतन अवधि के लिए बने रहते हैं। हालाँकि, यह प्रणाली इतनी पुरानी होती जा रही है, इस आकार की कई कंपनियां कम्प्यूटरीकृत प्रणाली या बाहरी पेरोल सेवा के लिए चयन कर रही हैं। बड़ी कंपनियां आमतौर पर पेरोल कर्मचारी नियुक्त करती हैं और इन-हाउस कम्प्यूटरीकृत पेरोल प्रणाली का उपयोग करती हैं या बाहरी पेरोल सेवा का उपयोग करती हैं।
पेरोल जटिलता
पेरोल की जटिलता अक्सर निर्धारित करेगी कि नियोक्ता को किस प्रकार के पेरोल सिस्टम की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि बहु-राज्य प्रसंस्करण है, तो कई गार्निशमेंट और बच्चे ऑर्डर का समर्थन करते हैं, और अलग-अलग वेतन दरों और भुगतान चक्रों में शामिल होते हैं, नियोक्ता एक इन-हाउस पेरोल स्टाफ के साथ कम्प्यूटरीकृत पेरोल प्रणाली का उपयोग करने या अपने पेरोल को सौंपने के लिए बेहतर है। बाहरी पेरोल सेवा।
