एक व्यापारिक ज्ञापन, या ज्ञापन, एक आगामी बैठक के सहयोगियों और कर्मचारियों के सदस्यों को सूचित करने के सबसे सरल तरीकों में से एक है। बैठक की एक प्रभावी सूचना एक स्पष्ट, संक्षिप्त और पेशेवर तरीके से बुनियादी बैठक की जानकारी प्रदान करेगी।
उचित जानकारी
- सामान्य चार-बिंदु प्रारूप का पालन करें शीर्षक के लिए, जिसमें शामिल होना चाहिए सेवा मेरे, से, दिनांक तथा विषय आपकी स्टाफ मीटिंग के लिए परिपत्र में _._ "टू" फ़ील्ड में वह सभी शामिल होना चाहिए जो मीटिंग में आमंत्रित हैं। "से" मैं अपना नाम और नौकरी शीर्षक सूचीबद्ध करूंगा। जिस दिन इसे वितरित किया जाता है उस दिन सूचना दें। "सब्जेक्ट" फ़ील्ड में मेमो के बारे में लिखें, जैसे कि, "प्रबंधकों की बैठक 15 अगस्त, 2019 को।"
- बैठक का उद्देश्य बताएं समय और स्थान सहित सभी मूल प्रासंगिक जानकारी के साथ उद्घाटन पैराग्राफ में। उदाहरण के लिए, “बैठक का उद्देश्य संशोधित कर्मचारी प्रोत्साहन योजना पर चर्चा करना है। बैठक दोपहर 3 बजे शुरू होगी। मुख्य सम्मेलन कक्ष में और एक घंटे तक रहता है। सभी प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों को उपस्थित होना आवश्यक है। "
- जो कवर किया जाएगा, उसका सारांश प्रदान करें ज्ञापन के शरीर में बैठक के दौरान। यदि संभव हो तो जानकारी को संक्षिप्त रखें; वास्तविक बैठक में चर्चा किए जाने वाले विवरणों को छोड़ दें। उदाहरण के लिए, “आपकी प्रतिक्रिया के परिणामस्वरूप, कंपनी सेप्ट 1, 2019 को संशोधित कर्मचारी प्रोत्साहन योजना जारी करेगी। नई योजना बिक्री टीमों को पुरस्कृत करेगी, बजाय इसके कि वे अपने मासिक और त्रैमासिक लक्ष्यों को पूरा करें। हम टीमों में काम करने वाले अपने बिक्री कर्मचारियों के लाभ को पहचानते हैं और वित्तीय प्रोत्साहन के साथ इस प्रवृत्ति को बढ़ावा देने की उम्मीद करते हैं। "
टिप्स
-
नोटिस में सभी जानकारी बैठक के लिए प्रासंगिक होनी चाहिए। बैठक में चर्चा नहीं की जाएगी कि किसी भी कंपनी से संबंधित मुद्दों से संबंधित जानकारी से बचें।
मिलने से पहले
- यदि उन्हें तैयार करने की आवश्यकता है तो नोटिस प्राप्तकर्ताओं को सूचित करें किसी भी तरह से या बैठक में भाग लेने से पहले सामग्री पढ़ें। एक उदाहरण हो सकता है: “आप प्रत्येक को दिन के अंत तक संशोधित प्रोत्साहन योजना प्रारूप और नीतियों को ईमेल करेंगे। कृपया समय से पहले दस्तावेजों की समीक्षा करें ताकि आप सामग्री पर चर्चा करने और स्पष्टीकरण के लिए तैयार रहें जहां इसकी आवश्यकता है।"
- आमंत्रितों को बताएं कि बैठक का एजेंडा कब वितरित किया जाएगा। उदाहरण के लिए: "मैं बैठक से पहले कम से कम 24 घंटे ईमेल के माध्यम से एजेंडा वितरित करूंगा। कृपया रसीद पर एजेंडे की समीक्षा करें।"
- यदि वे बैठक में शामिल नहीं हो सकते, तो आपको तुरंत सूचित करने के लिए आमंत्रित करें, इसलिए आप उनके साथ जानकारी की समीक्षा करने के लिए समय निर्धारित कर सकते हैं। यहां तक कि अगर आप एक अनिवार्य बैठक ज्ञापन भेज रहे हैं, तो कुछ कर्मचारी या आमंत्रित छुट्टी पर या शहर से बाहर काम से संबंधित यात्रा पर हो सकते हैं।
टिप्स
-
यदि आप समय से पहले बैठक के विषय के बारे में प्रश्नों का उत्तर देने के इच्छुक हैं या सभी स्पष्टीकरणों को वास्तविक बैठक में संबोधित किया जाना चाहिए, तो आमंत्रित करें। यदि आप अग्रिम में प्रश्न पूछेंगे, तो एक संपर्क टेलीफोन नंबर या ईमेल पता प्रदान करें।
