कम्प्यूटरीकृत वित्तीय प्रणालियों की आयु से पहले, कागज और पेंसिल का उपयोग करके, सभी लेखांकन प्रक्रियाएं हाथ से की जाती थीं। कुछ छोटे व्यवसाय अभी भी इस पुरानी पद्धति का उपयोग करते हैं, जिसे मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम के रूप में भी जाना जाता है। मैनुअल और कम्प्यूटरीकृत सिस्टम दोनों के पीछे की अवधारणाएं समान हैं, केवल यांत्रिकी बदल गई हैं।
लाभ
मैन्युअल लेखा पद्धति एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली की तुलना में बहुत सस्ती है। कुछ लोग कंप्यूटर के साथ काम करने में सहज नहीं हैं, और कागज और पेंसिल प्रणाली के साथ बेहतर प्रदर्शन करते हैं। मैनुअल सिस्टम काम करता है, भले ही बिजली बंद हो - अधिकांश कंप्यूटर सेटअप के विपरीत। मैनुअल सिस्टम का एक अन्य लाभ यह है कि कोई डेटा भ्रष्टाचार या दोहराव नहीं है, जैसा कि कभी-कभी लेखांकन सॉफ्टवेयर के साथ होता है। क्योंकि मैनुअल लेखांकन सरल है और इसके लिए कंप्यूटर कौशल की आवश्यकता नहीं है, फर्म कम पैसे में कर्मचारियों को काम पर रख सकते हैं, छोटे व्यवसायों के लिए एक बड़ा फायदा।
कागज के पैड
कम्प्यूटरीकृत स्प्रेडशीट और सॉफ्टवेयर से पहले, लेखाकार स्तंभों के साथ मुद्रित पत्रों के पैड का उपयोग करते थे। बाईं ओर का पहला कॉलम आमतौर पर संकरा होता है और इसका उपयोग तिथियों के लिए किया जाता है, जबकि दूसरा कॉलम, पृष्ठ का सबसे चौड़ा, वर्णन के लिए उपयोग किया जाता है। लेखांकन पैड चार या अधिक कॉलम प्रस्तुत करते हैं - प्रत्येक कॉलम पृष्ठ के नीचे चलने वाली डबल लाइनों द्वारा अलग हो जाता है। पैड अक्सर हल्के हरे या सफेद स्टॉक में प्रत्येक अंक के लिए एक स्थान के साथ मुद्रित होते हैं, लिखावट के कारण भ्रम को कम करते हैं। पैड की रेखाएं व्यावसायिक लेनदेन को दर्शाती हैं, जैसे बिक्री या इन्वेंट्री लेनदेन।
पत्रिकाओं
पत्रिकाओं का उपयोग मैनुअल लेखांकन प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने के लिए किया जाता है। ये एक निश्चित प्रक्रिया के लिए विशिष्ट उद्देश्य पैड हैं। उदाहरण के लिए, आपके पास आपके सभी नकद रसीद लेनदेन के लिए एक पत्रिका हो सकती है। जब कोई बिक्री होती है, तो आप जर्नल में एकल लाइन आइटम के रूप में लेनदेन लिखते हैं। एक सप्ताह या एक महीने के अंत में, आप लेन-देन को जोड़ते हैं और सामान्य खाता बही में एक जर्नल में प्रवेश करते हैं - बिक्री का श्रेय, और नकदी के लिए एक डेबिट।
त्रुटियाँ
मैन्युअल लेखा प्रणाली का उपयोग करते समय, आपको कुशल तरीके से त्रुटियों को खोजने और सही करने के लिए एक रणनीति की आवश्यकता होती है। आम तौर पर, जब आप एक परीक्षण शेष संकलित करते हैं, तो आपको एक त्रुटि मिलती है, और यह संतुलन नहीं करता है - डेबिट बराबर क्रेडिट नहीं करते हैं। इस मामले में, सुनिश्चित करें कि आपकी पत्रिकाओं और जर्नल प्रविष्टियों पर संतुलन सटीक है। आप एक कैलकुलेटर टेप चला सकते हैं, और इसे पत्रिकाओं और सामान्य खाता बही के प्रत्येक पृष्ठ पर संलग्न कर सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हैं कि योग सही हैं। आपको तर्कशीलता के लिए परीक्षण संतुलन की भी समीक्षा करनी चाहिए, और अपने अंतिम परीक्षण संतुलन के साथ संख्याओं की तुलना करना चाहिए, जो कि गलतियाँ हो सकती हैं।
