किसी भी व्यवसाय के लिए चालान सत्यापन आवश्यक है; इसमें भुगतान या प्राप्त राशियों के साथ प्राप्त या बिल का क्रॉस-चेकिंग शुल्क शामिल है।अधिकांश लेखा प्रणाली स्वचालित हैं, लेकिन ऐसे समय होते हैं जब चालान को मैन्युअल रूप से मान्य करना आवश्यक हो सकता है। छोटे व्यवसाय मैन्युअल रूप से सभी चालानों को मान्य कर सकते हैं, जो तब तक काम करता है जब तक कर्मचारी बेईमानी को रोकने के लिए जाँच और संतुलन की व्यवस्था है।
आने वाले चालान
एक कर्मचारी को चालान का संकलन करना चाहिए क्योंकि वे आते हैं, उन्हें विक्रेता द्वारा अलग कर देते हैं और ईथर व्यक्तिगत रूप से सत्यापित करते हैं या व्यक्तिगत खाते के प्रभारी कर्मचारी को भेजते हैं। एक चालान वैध है या नहीं, यह कई कारकों पर निर्भर करता है, इसलिए यह आवश्यक है कि वे प्रत्येक सही स्थान पर समाप्त हों। एक कर्मचारी को प्रत्येक आइटम की जांच करनी चाहिए, बिल रिकॉर्ड करना चाहिए और भुगतान के लिए चालान को अग्रेषित करना होगा। चालान को मान्य करने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को भुगतान के लिए धन की पहुंच कभी नहीं होनी चाहिए।
निवर्तमान चालान
मेलिंग से पहले सटीकता के लिए सभी आउटगोइंग इनवॉइस की जाँच की जानी चाहिए। जबकि एक व्यक्ति या विभाग बिक्री और सेवा शुल्क, आवंटित श्रम लागत और किसी विशेष नौकरी के लिए उपयोग की जाने वाली किसी भी सामग्री और आपूर्ति सहित वस्तुओं में प्रवेश करने के लिए जिम्मेदार हो सकता है। सटीक बिलिंग के माध्यम से ग्राहकों की संतुष्टि बढ़ाने और चालान सुधार के कारण होने वाले श्रम खर्च को कम करने के लिए प्रत्येक चालान को संबंधित ग्राहक खाते से क्रॉस-चेक किया जाना चाहिए।
भुगतान
एक बार चालान मान्य हो जाने के बाद उन्हें भुगतान प्रसंस्करण के लिए किसी व्यक्ति या विभाग को हस्तांतरित कर दिया जाता है। यह नितांत आवश्यक है कि चालानों के सत्यापन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के पास भुगतान निधि तक पहुंच नहीं है। चेक और बैलेंस की यह प्रणाली सुनिश्चित करती है कि कर्मचारियों के पास चेक बनाने, गैर-मौजूद या गलत तरीके से चालान का भुगतान करने या अन्य बेईमान प्रथाओं को पूरा करने का अवसर नहीं है।
बयान
जब बयान आते हैं या भेजे जाते हैं, तो उन्हें सटीकता सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक ग्राहक या विक्रेता चालान के साथ क्रॉस-चेक किया जाना चाहिए। एक सख्त मैनुअल आधार पर काम करने वाले व्यवसायों को एक प्रभावी फाइलिंग सिस्टम लागू करने की आवश्यकता है; यदि आवश्यक हो और ग्राहक या विक्रेता के नाम के तहत सभी चालान की प्रतिलिपि बनाई जानी चाहिए। जब कथन आते हैं, तो एक अलग व्यक्ति या विभाग को यह सत्यापित करना चाहिए कि प्रत्येक शुल्क और भुगतान कथन पर सटीक रूप से दिखाई देता है। चालान और भुगतान विभागों से बयान सत्यापन विभाग को अलग करना आगे की सटीकता सुनिश्चित करता है और बेईमान व्यवहार को हतोत्साहित करता है।
