सही लोग होने से आपकी व्यवसाय बैठक घटना को दिखा सकती है या तोड़ सकती है। जब आप एक सम्मोहक और पेशेवर निमंत्रण तैयार करते हैं, तो आप बैठक के महत्व, उनकी उपस्थिति के लिए आवश्यकता और उन्हें लाभ के लिए आमंत्रित करते हैं।
यदि आप व्यक्तिगत पत्र भेज रहे हैं तो निमंत्रण को निजीकृत करें। यदि आप प्रीप्रिंटेड कार्ड मेल कर रहे हैं तो कंपनी लेटरहेड या अपने लोगो का उपयोग करें। ईमेल निमंत्रण के लिए, अपना लोगो और वेबसाइट लिंक प्रदर्शित करें। प्रत्येक व्यक्ति को नाम से संबोधित करें और पत्राचार एक उच्च रैंकिंग कंपनी के अधिकारी से आए, जो हस्ताक्षर के साथ पूरा हो।
एक सम्मोहक शुरुआती वाक्य के साथ लीड करें जो बताता है कि क्या हो रहा है और क्यों व्यक्ति को भाग लेने के लिए आमंत्रित किया गया है। उदाहरण के लिए, “आपकी उद्योग विशेषज्ञता आपको हमारी नई संचालन समिति के लिए एक आदर्श उम्मीदवार बनाती है। मैं आपको एक खाए हुए लंच और प्रेजेंटेशन में हमारे व्यापार समुदाय के मूवर्स और शेकर्स के साथ मिलने और मिलाने के लिए आमंत्रित करना चाहता हूं। ”
बैठक की विशिष्टता, चर्चा की जाने वाली विषय या दिन के वांछित परिणामों का उल्लेख करें। उदाहरण के लिए, "हमने इस गोलमेज चर्चा का हिस्सा बनने के लिए केवल एक दर्जन शीर्ष स्थानीय सीईओ को आमंत्रित किया है। हमारा लक्ष्य अपने राज्य में उद्यमियों की अनूठी आवश्यकताओं के बारे में अगले साल राज्य की विधायिका को देने के लिए व्यवसाय-अनुकूल सिफारिशों पर विचार करना है। हम चाहते हैं कि आपकी आवाज़ सुनी जाए। ”
अतिथि वक्ताओं, भोजन या नेटवर्किंग के अवसरों पर ध्यान दें जो व्यस्त पेशेवरों से अपील कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, “हम कार्यालय के लिए चलने वाले स्थानीय उम्मीदवारों से सुनेंगे और Q & A के लिए एक अवधि प्रदान करेंगे। हम एक कैटरल ब्रंच और कॉफी बार भी प्रदान करेंगे।"
अपने पत्र के एक हाइलाइट या बोल्ड अनुभाग में बैठक के सभी प्रासंगिक विवरणों को शामिल करें जो आमंत्रित के लिए बाहर खड़े हैं। एक पत्र के शरीर में तारीख, समय और स्थान जैसी महत्वपूर्ण जानकारी खो सकती है। आसान संदर्भ के लिए इसे एक खंड में रखें।
किसी विशिष्ट तिथि के अनुसार RSVP का अनुरोध करें ताकि आप उसके अनुसार योजना बना सकें। उपस्थिति की पुष्टि करने के लिए कई तरीके आमंत्रित करते हैं, जैसे ईमेल, कंपनी की वेबसाइट, प्रीप्रिंट कार्ड या फोन कॉल।
टिप्स
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तारीख और समय निर्धारित करने से पहले परस्पर विरोधी घटनाओं के लिए सामुदायिक और स्थानीय व्यावसायिक कैलेंडर देखें। आप चैंबर ऑफ कॉमर्स फंक्शन, रोटरी क्लब इवेंट या प्रमुख सम्मेलन या व्यापार शो के साथ प्रतिस्पर्धा नहीं करना चाहते हैं।
उपस्थित लोगों को उनके कार्यक्रम में जोड़ने के लिए दो सप्ताह के रिमाइंडर नोटिस के साथ कम से कम एक महीने पहले निमंत्रण भेजें। यदि यह एक प्रमुख बैठक या सम्मेलन है जिसमें लोगों को यात्रा और रहने की योजना बनाने की आवश्यकता होती है, तो जब भी संभव हो कम से कम छह महीने का नोटिस दें।
