प्रभावी व्यवसाय पत्र प्रत्येक व्यवसायी के शस्त्रागार में एक महत्वपूर्ण उपकरण है। चाहे किसी उत्पाद या सेवा को बेचने का इरादा हो, या केवल लेखक को खुद को पेश करने के लिए, एक प्रभावी व्यवसाय पत्र के पास पाठक को अनुकूल प्रतिक्रिया देने के लिए कुछ बुनियादी विशेषताएं होनी चाहिए। पत्र को प्राप्तकर्ता को कार्रवाई करने के लिए कॉल करना चाहिए और उसे समझाने के लिए करना चाहिए कि लेखक क्या चाहता है। सभी प्रभावी व्यावसायिक पत्रों में कुछ खास गुण होते हैं।
पूरी जानकारी
एक प्रभावी व्यावसायिक पत्र में सभी जानकारी है जिसे एक पाठक को उचित रूप से कार्य करने की आवश्यकता होती है। पत्र में स्पष्ट रूप से लिखा गया है कि पत्र किसका है और कहां और कैसे जवाब देना है। यह बताता है कि पत्र क्या है, जब कार्रवाई करने की आवश्यकता है, तो उस कार्रवाई को कहाँ किया जाना चाहिए और क्यों कार्रवाई की जानी चाहिए। व्यापार पत्र जानकारी से भरा हुआ है और कुछ भी नहीं छोड़ता है। इसमें कार्रवाई के लिए एक स्पष्ट कॉल है और प्राप्तकर्ता को उस कार्रवाई को करने का तरीका बताता है।
संक्षिप्तता
प्रभावी व्यवसाय पत्र फूलदार या अलंकृत नहीं है। यह स्पेयर और टू द पॉइंट है। कोई व्यर्थ शब्द नहीं हैं। इसकी डिलीवरी में भाषा संक्षिप्त है ताकि पाठक को केवल आवश्यक जानकारी के साथ छोड़ दिया जाए। एक व्यावसायिक पत्र बड़े शब्दों या कविता को दिखाने का स्थान नहीं है। प्रभावी व्यावसायिक पत्र छोटे और बिंदु तक होते हैं।
लाभ, सुविधाएँ नहीं
प्रभावी व्यावसायिक पत्र प्राप्तकर्ता के लिए लाभ पर ध्यान केंद्रित करते हैं, न कि उत्पाद या जानकारी की सुविधाओं पर। यह पाठक के लिए प्रश्न का उत्तर देता है: "मेरे लिए इसमें क्या है?" एक व्यावसायिक पत्र पाठक के लिए समय की कमी और पाठक की जरूरतों को ध्यान में रखते हुए लेता है। यह उन्हें पूरा करता है, जिससे पाठक के लिए वांछित कार्रवाई करना आसान हो जाता है। व्यावसायिक पत्र इस बात पर ध्यान केंद्रित करते हैं कि कैसे पत्र लेखक पाठक की मदद कर सकता है, न कि इसलिए कि पाठक को लेखक की मदद करनी चाहिए।
विशेषता
व्यावसायिक पत्र लिखते समय विशिष्ट भाषा का प्रयोग करें। पाठकों को वास्तव में बताएं कि वे उत्पादों, सेवाओं या व्यवसायों से क्या उम्मीद कर सकते हैं। अस्पष्ट भाषा का उपयोग न करें जो उन्हें अनुमान लगाना छोड़ दें। उदाहरण का उपयोग करें, यदि आवश्यक हो, तो पाठक को व्यवसाय पत्र को स्पष्ट करने के लिए भाषा को और स्पष्ट करें। यदि एक पत्र में एक वादा किया जाता है, तो सुनिश्चित करें कि व्यवसाय इसे वापस कर सकता है। इसके अलावा, अपने वाक्यों को शक्ति देने के लिए निष्क्रिय क्रियाओं के बजाय क्रिया क्रियाओं का उपयोग करें।
स्पष्टता
स्पष्ट रूप से संवाद करने के प्रयास में जब तक आवश्यक नहीं हो, शब्दजाल के उपयोग से बचें। यह स्पष्ट करना महत्वपूर्ण है कि पत्र क्या पेशकश कर रहा है और पत्र पाठक को क्या करने के लिए कह रहा है। यदि नहीं, तो पाठक अनुरोधित कार्रवाई नहीं कर सकता है, और पत्र प्रभावी नहीं होगा। व्यवसाय पत्र को पढ़ने के बाद पाठक को क्या करना चाहिए, इस पर जोर देने के लिए स्पष्ट, मजबूत भाषा का उपयोग करें। पाठक को कार्य करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए मजबूत, कार्रवाई योग्य क्रियाओं के साथ छोटे वाक्य सुझाए जाते हैं।
शिष्टाचार
व्यावसायिक पत्रों में उचित शिष्टाचार का पालन करना सुनिश्चित करें। पत्र प्राप्त करने वाले व्यक्ति का सही नाम और वर्तनी का पता लगाना सुनिश्चित करें। उन्हें उचित रूप से संबोधित करें। उन सभी पत्रों का जवाब दें जिनकी वापसी उत्तर की आवश्यकता है। उचित शिष्टाचार का पालन करके, एक व्यवसायी यह दर्शाता है कि वह उस व्यक्ति के लिए उचित सम्मान करता है जिसे वह लिख रहा है। यह सम्मान पत्र के पाठक को कार्रवाई करने के लिए बुलाने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय कर सकता है।
यथार्थता
पत्र के प्रारूपण से लेकर रिसीवर की उपयुक्तता तक, एक व्यापार पत्र को प्रभावी होने के लिए कई सही नोटों को हिट करना चाहिए। सुनिश्चित करें कि यह सही व्यक्ति को, सही विभाग में, सही कंपनी में भेजा जाता है। सुनिश्चित करें कि पत्र सही व्यक्ति को कार्रवाई करने के लिए जा रहा है जो पत्र उसे लेने के लिए कहता है। पत्र और न्यायाधीश को पढ़ें कि आप जिस व्यक्ति को भेज रहे हैं उसके लिए भाषा सही है या नहीं - न तो बहुत औपचारिक और न ही अनौपचारिक। इसे बाहर भेजने के लिए तैयार होने पर, त्रुटियों के लिए पिछली बार प्रारूपण की दोहरी जांच करें।
