व्यापार की दुनिया लंबी, उबाऊ, जुझारू बैठकों से भरी है। यदि आपकी बैठक केंद्रित है और इस बिंदु पर है, तो जो कोई भी भाग लेगा वह इसकी सराहना करेगा। चाहे वह साप्ताहिक कर्मचारियों की बैठक हो या उद्योग सम्मेलन, योजना और तैयारी उत्पादक सत्र या थकाऊ घंटों के बीच अंतर कर सकती है।
एक लक्ष्य है
यदि आपके पास इसे रखने का कोई कारण है तो बैठक तेजी से आगे बढ़ेगी और अधिक केंद्रित होगी। यहां तक कि अगर यह एक नियमित साप्ताहिक बैठक है, तो यह एक विशिष्ट लक्ष्य होने पर अधिक उत्पादक होगा। जिन विषयों को आप कवर करना चाहते हैं, उन पर एक एजेंडा स्पर्श करें। एजेंडा से चिपके रहें: यदि कोई असंबंधित विषय लाता है, तो बैठक खत्म होने के बाद उनसे इस बारे में बात करने के लिए कहें।
चुनिंदा रूप से आमंत्रित करें
उन लोगों को आमंत्रित न करें जिन्हें वहां रहने की आवश्यकता नहीं है। अगर आपको किसी से उसकी ज़रूरत है तो उसके नवीनतम प्रोजेक्ट पर एक अपडेट है, आप एक ईमेल में प्राप्त कर सकते हैं। बैठक को एक उचित आकार में रखने से चीजें अधिक व्यवस्थित और केंद्रित रहती हैं। यह उत्पादक कार्य करने के लिए अधिक लोगों को मुक्त करता है।
अपना अटेंड करें
बैठक से पहले अपना एजेंडा भेजें, इसलिए सभी को पता है कि क्या करना है। यदि आप हाल के विकास से निपटने के लिए बैठक को बुलाते हैं - कानून में बदलाव, परियोजना में देरी - एजेंडे के साथ पृष्ठभूमि की जानकारी शामिल करें। इस तरह से सभी की गति बढ़ जाएगी और आपके पास बैठक में विकास को संबोधित करने के लिए अधिक समय होगा।
सही स्थान का पता लगाएं
एक कमरा खोजें जो काफी बड़ा हो, जो हर कोई खुद को आराम से सीट दे सकता है। कुर्सियों के लिए या शिकार में लोगों को निचोड़ना विचलित करने वाला, असुविधाजनक है और आपको अप्रस्तुत दिखता है। कमरे की पुष्टि करें कि आपके पास किसी भी उपकरण की आवश्यकता है और यह काम करने के क्रम में है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है अगर बैठक में स्लाइड शो प्रस्तुति शामिल है या अगर किसी को फोन या वीडियोकांफ्रेंसिंग में भाग लेने जाना है।
बैठक में भाग लें
एजेंडा जादू नहीं है। बैठकों के बहुत से एक लक्ष्य के साथ शुरू, तो प्रतिभागियों स्पर्शरेखा पर बंद करो। यदि आप मेजबानी कर रहे हैं, तो यह आपके लिए है कि आप जहाज को वापस चलें। यदि आपके मेहमानों में ग्राहक या ऊपरी प्रबंधन शामिल है, तो आपको यह एक नाजुक स्पर्श के साथ करना होगा, लेकिन इसे करने की आवश्यकता है। निर्धारित समय पर बैठक समाप्त करें।
लोगों को आराम करने में मदद करें
आप ऐसी तंग बैठक नहीं चलाना चाहते हैं जो सभी को लगता है कि वे बूट कैंप में हैं। स्नैक्स और गैर-मादक पेय की आपूर्ति की व्यवस्था करें। छोटी सी बात के लिए शुरुआत में कुछ समय दें, क्योंकि लोग स्वाभाविक रूप से एक-दूसरे को पकड़ने का आनंद लेते हैं। बस इसे उस बिंदु पर न चलने दें, जो हाथ में व्यापार को विलंबित करता है।
