आज की दुनिया में, आप कई तरीकों का उपयोग करके पेशेवर रूप से संवाद कर सकते हैं। पत्र, ईमेल और ग्रीटिंग कार्ड के लिए उचित व्यवसाय पत्राचार के नियमों को जानना महत्वपूर्ण है। छोटी गलतियां उस व्यक्ति को प्रभावित करने के बीच अंतर कर सकती हैं जो आपके पत्राचार को प्राप्त करता है और उसे अपमानित करता है। इसके अलावा, यह जानना उपयोगी है कि ईमेल कब टाइप किए गए पत्र या हस्तलिखित नोट के रूप में पर्याप्त होगा।
पारंपरिक पत्र
भारी या बनावट वाले स्टॉक का उपयोग करके लेटरहेड पर पारंपरिक अक्षरों को प्रिंट करें। लेटरहेड में प्रेषक का नाम, पता, फोन नंबर और ईमेल पता शामिल होना चाहिए। यदि लेटरहेड उपलब्ध नहीं है या पत्र व्यक्तिगत है, तो पत्र भेजने वाले व्यक्ति या व्यक्तियों के लिए उचित शीर्षक शीर्ष बाएं कोने में दिखाई देना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप और आपका जीवनसाथी किसी व्यवसाय को शिकायत का पत्र भेज रहे हैं, तो निम्न शामिल करें:
मिस्टर एंड मिसेज़ जॉन ए। डो 123 मेन सेंट एनीवेयर, यूएसए 555-555-5555 [email protected]
इसके बाद, अपने पत्राचार के प्राप्तकर्ता और बाएं मार्जिन पर पता सूचीबद्ध करें। उसका शीर्षक और पदनाम सहित नाम और पता औपचारिक होना चाहिए।
वर्तनी के प्रारूप में अगली तारीख आती है, उदाहरण के लिए: 23 जून, 2010। तारीख के तहत, "आरई: (संदर्भ)।"
ग्रीटिंग अगला है और पार्टी के साथ अपने संबंधों को प्रतिबिंबित करना चाहिए। यदि आप पहले नाम के आधार पर हैं, तो उसे "डियर" के साथ अभिवादन करें और उसका पहला नाम शामिल करें। यदि पत्र किसी विभाग या किसी अज्ञात प्राप्तकर्ता के पास जा रहा है, तो "डियर सिरस" या "डियर सर या मैडम:" या यहां तक कि "किससे इसे कंसर्न करें" का उपयोग करें।
सभी व्यावसायिक पत्र औपचारिक रूप से बंद होने चाहिए। एक पेशेवर अंत के लिए सबसे अच्छा विकल्प केवल "ईमानदारी से" या "सर्वश्रेष्ठ सादर" है। फ्रिली एंडिंग से बचें।
हस्तलिखित नोट्स
एक हस्तलिखित नोट कई व्यावसायिक स्थितियों में उपयुक्त है, जैसे कि थैंक-यू, उपलब्धियों के लिए बधाई जैसे स्नातक, पारिवारिक जन्म, पदोन्नति और संवेदना।
लिफाफे में प्राप्तकर्ता का औपचारिक नाम और पता शामिल होना चाहिए। आपका रिटर्न पता लिफाफे के पीछे दिखाई देना चाहिए, हालांकि यह सामने के ऊपरी बाएं कोने में जा सकता है।
कार्ड में आपके रिश्ते के आधार पर एक परिचित ग्रीटिंग शामिल होना चाहिए। यदि आप पहले नाम के आधार पर हैं, तो पहले नाम का उपयोग करें। यदि नहीं, तो एक सम्मानजनक अभिवादन चुनें जो भावना के अनुकूल हो।
नोट के बॉडी को छोटा रखें और नीली या काली स्याही से बड़े करीने से लिखें या प्रिंट करें। यदि आपके पास सभ्य लिखावट नहीं है, तो कोई ऐसा व्यक्ति खोजें जो ऐसा करता हो।
मुद्दे पे आईये। यदि आप धन्यवाद कह रहे हैं, तो एक वाक्यांश या दो चुनें जो प्राप्तकर्ता को याद दिलाता है कि आप उसके लिए क्या धन्यवाद दे रहे हैं, लेकिन बहुत विस्तृत नहीं है। यदि आप किसी को बधाई दे रहे हैं, तो शामिल करें और, यदि उपयुक्त हो, तो आपको जानकारी कैसे प्राप्त हुई। यदि ग्राहक की सगाई अखबार में थी, उदाहरण के लिए, घोषणा को क्लिप करें और इसे कार्ड के साथ शामिल करें या इसे अपने नोट में देखें।
"ईमानदारी से" नोट को समाप्त करें। यदि आप प्राप्तकर्ता से कम परिचित हैं तो अपने औपचारिक नाम और शीर्षक के साथ पत्र पर हस्ताक्षर करें। यदि आप अधिक परिचित हैं, तो आपका पहला नाम उपयुक्त है।
ईमेल
ईमेल व्यापार संचार शिष्टाचार के लिए बहस का एक नया विषय प्रस्तुत करता है। पहला नियम यह जानना है कि आपका प्राप्तकर्ता ईमेल पत्राचार स्वीकार करता है या पसंद करता है।
एक सम्मानजनक ईमेल प्रोफाइल पेश करें। आपका पता और विषय पंक्ति पहचान योग्य होनी चाहिए और आपके व्यवसाय या पेशेवर स्थिति को दर्शाती है। उदाहरण के लिए, यदि आप ग्राहकों को ईमेल भेज रहे हैं, तो यह "[email protected]" के बजाय "[email protected]" होना चाहिए।
पारंपरिक पत्रों के साथ अंदर के पते की कोई आवश्यकता नहीं है, इसलिए ग्रीटिंग के साथ शुरू करें, जो प्राप्तकर्ता के साथ आपके रिश्ते को प्रतिबिंबित करना चाहिए और जितना संभव हो उतना औपचारिक होना चाहिए। एक सामान्य व्यवसाय ईमेल अशुद्ध पृष्ठ एक साधारण अभिवादन की कमी है, जो प्राप्तकर्ता को बताता है कि ईमेल उसके लिए अभिप्रेत है।
एक व्यावसायिक मुद्दे को हल करने के लिए एक ईमेल का उपयोग न करें जिसे व्यक्ति में संभाला जाना चाहिए। ईमेल टकराव से बचें, और याद रखें कि ईमेल हार्ड ड्राइव और सर्वर पर हमेशा के लिए रहते हैं और अदालत में उपयोग किए जा सकते हैं।
व्यावसायिक ईमेल में जुआ खेलने से बचें। यदि आपको कई विवरण शामिल करने हैं, तो उनके लिए एक दस्तावेज़ बनाएं और उन्हें ईमेल के मुख्य भाग में रखने के बजाय इसे संलग्न करें।
इमोटिकॉन्स, कंप्यूटर स्लैंग, विस्मयादिबोधक चिह्न या प्रश्न चिह्न एक से अधिक बार और कैप्स लॉक से बचें। यदि आपको सामग्री या प्रारूप के बारे में संदेह है, तो इसे लेटरहेड पर मुद्रित करने और इसके व्यावसायिकता का मूल्यांकन करने का प्रयास करें। यदि यह कागज पर पेशेवर नहीं लगता है, तो यह ईमेल में पेशेवर नहीं है।
समापन को "थैंक यू" या "साभार" के साथ पेशेवर बनाएं। आपके व्यवसाय और संपर्क जानकारी को आपके ईमेल हस्ताक्षर में जाना चाहिए। एक स्कैन या अन्यथा इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपित हस्ताक्षर स्वीकार्य है। यदि आप सामान्य रूप से एक उद्धरण, टैगलाइन या अन्य जानकारी का उपयोग करते हैं, तो मूल्यांकन करें कि यह व्यावसायिक स्थितियों के लिए कितना उपयुक्त है।
