हालांकि कई लोग बैठकों को समय की बर्बादी मानते हैं, वे जानकारी साझा करने, एक बड़ी परियोजना की प्रगति का पालन करने और एक टीम के सदस्यों के बीच संचार में सुधार करने का एक कुशल तरीका है। यह महत्वपूर्ण है कि इसमें शामिल सभी लोग बैठक में भाग लें और अनावश्यक देरी को रोकने के लिए समय पर पहुंचे। समय पर वहाँ शामिल होने वालों को तुरंत प्रभावी करने का एक प्रभावी तरीका यह है कि सभी को आगामी बैठक की याद दिलाने के लिए कुछ दिन पहले ही भेज दिया जाए।
मीटिंग से कुछ दिन पहले सभी मीटिंग अटेंडीज़ को एक ईमेल भेजें।
ईमेल टेम्पलेट के "टू" फ़ील्ड में भाग लेने की उम्मीद रखने वाले सभी लोगों के ईमेल पते दर्ज करें, फिर अपना संदेश लिखना शुरू करें।
दिनांक, समय और स्थान जैसे महत्वपूर्ण विवरण शामिल करें। यदि कोई एक है तो आप एक एजेंडा भी संलग्न कर सकते हैं। इससे उपस्थित लोगों को बैठक की तैयारी करने में मदद मिलेगी।
यदि बैठक में केवल कुछ लोग शामिल होंगे, तो आप सभी को एक पाठ संदेश भेजना पसंद कर सकते हैं। यह निर्धारित मीटिंग के उपस्थित लोगों को सचेत करता है और उनके सेल फोन पर सीधे विवरण भेजता है। इस तरह, वे एक बटन के स्पर्श में विवरण और समय और स्थान की स्थिति की जांच कर सकते हैं। (सुनिश्चित करें कि आपके पास सभी का सही सेल फ़ोन नंबर है। गलती से किसी लैंड लाइन पर भेजे गए संदेश प्राप्त नहीं होंगे।)
