दुनिया भर में सैकड़ों विदेशी वाणिज्य दूतावासों में से किसी एक को व्यावसायिक पत्र लिखने के कई कारण हैं। उदाहरण के लिए, आप वीजा या यात्रा की जानकारी के लिए अनुरोध कर सकते हैं, विदेशी व्यापार के अवसरों के बारे में पूछताछ कर सकते हैं, विदेशी मामलों के अनुसंधान का संचालन कर सकते हैं, या इंटर्नशिप के लिए विदेश यात्रा करने वाले छात्र के लिए सिफारिश का पत्र लिख सकते हैं।
उस व्यक्ति के नाम, शीर्षक और पते की पहचान करें, जिसे आप पत्र को संबोधित कर रहे हैं। प्रत्येक विदेशी वाणिज्य दूतावास में एक विस्तृत वेबसाइट होती है जो विभिन्न विभागों के लिंक के साथ एक कार्मिक निर्देशिका प्रदान करती है, जो आपको उस व्यक्ति की पहचान करने में मदद कर सकती है जिसे आपको अपने पत्राचार को संबोधित करना चाहिए।
वाणिज्य दूतावास को पत्र लिखते समय पारंपरिक व्यापार प्रोटोकॉल का पालन करें। देश की अंतर्राष्ट्रीय मेल प्रणाली के अनुसार प्रारूपित व्यक्ति का पूरा नाम और शीर्षक, विभाग और वाणिज्य दूतावास पते का उपयोग करें। प्रत्येक देश बदलता है, इसलिए वाणिज्य दूतावास की वेबसाइट के "हमसे संपर्क करें" अनुभाग में सूचीबद्ध निर्देशों का पालन करें। यदि आप एक हार्ड कॉपी पत्र भेज रहे हैं, तो अपने पत्र के ऊपरी दाएं कोने में दिनांक शामिल करें। यदि आप ईमेल भेज रहे हैं, तो विषय पंक्ति में अपने पत्राचार का उद्देश्य स्पष्ट रूप से बताएं।
एक परिचय पत्र लिखें जिसमें आप कौन हैं, आप कहां से हैं, क्यों लिख रहे हैं, और क्या आप किसी अन्य व्यक्ति या स्वयं की ओर से लिख रहे हैं, का विवरण शामिल है। यदि आप एक निगम, एक सरकारी संस्था, एक अंतरराष्ट्रीय संगठन या एक शैक्षिक संस्थान की ओर से लिख रहे हैं, तो नाम से संबद्धता पर ध्यान दें और अपना शीर्षक और प्रमाणिकता बताएं।
एक सीधा बयान लिखें जो संक्षिप्त लेकिन संक्षिप्त रूप से आपके पत्राचार के उद्देश्य को रेखांकित करता है। अनुवादित या व्याख्या की गई भाषा में अक्सर दोहरे अर्थ हो सकते हैं, इसलिए स्लैंग शब्दावली या बोलचाल से बचने के लिए सावधानी बरतें जो कि विदेशी पाठक द्वारा आसानी से समझ में न आए। उदाहरण के लिए, वाक्यांश, "मैं आपके साथ आधार को छूना चाहता हूं" को "आपके बारे में पूछने के लिए लिख रहा हूं" के साथ प्रतिस्थापित किया जाना चाहिए …
अपने पत्र को एक ही विषय पर सीमित करें और उस परिणाम के बारे में विशिष्ट रहें जो आप पत्राचार से चाहते हैं।
पत्र को धन्यवाद के नोट के साथ समाप्त करें और इस बारे में विवरण प्रदान करें कि आप तक कैसे पहुंचा जा सकता है। हमेशा अपना पूरा नाम शामिल करें। किसी विदेशी वाणिज्य दूतावास को पत्र में कभी भी भ्रामक या भ्रामक या संभावित रूप से धमकी देने वाले बयान नहीं दें।
डाक आवश्यकताओं और अनुमानित प्रसव के समय के बारे में अपने स्थानीय डाकघर से परामर्श करें। यदि आप अपने पत्र का तेजी से उत्तर सुनिश्चित करने के लिए एक स्व-संबोधित, मुद्रांकित लिफाफा संलग्न कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके पास वापसी लिफाफे पर अमेरिकी डाक की उचित मात्रा है।
टिप्स
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संयुक्त राज्य के विदेशी वाणिज्य दूतावास वेबसाइट अंग्रेजी में लिखे जाते हैं जबकि अंतरराष्ट्रीय विदेशी वाणिज्य दूतावास आमतौर पर अंग्रेजी संस्करण के लिंक के साथ देश की मूल भाषा में लिखे जाते हैं।
