एक प्रबंधक या पर्यवेक्षक के रूप में, आपको अपने कर्मचारियों को अपने संगठन के लिए स्थापित विभिन्न नीतियों और प्रक्रियाओं के बीच रखना होगा। किसी संगठन के भीतर नीतियों को नियमित आधार पर बदलना असामान्य नहीं है, खासकर यदि आप गतिशील या अस्थिर वातावरण में काम करते हैं। नीतियों और प्रक्रियाओं को संवाद करने का एक तरीका समूह सेटिंग में है। यह आपको एक ही बार में सामग्री को कवर करने की अनुमति देता है और सभी को सवाल पूछने का मौका देता है।
पूरी समझ हासिल करने के लिए सामग्री पर पढ़ें। इससे पहले कि आप अपने कर्मचारियों के साथ नीतियों और प्रक्रियाओं की समीक्षा कर सकें, आपको पहले इसे कई बार पढ़ना चाहिए। किसी भी जानकारी को हाइलाइट करें जिसे अधिक विस्तृत स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो सकती है। सामग्री को तब तक पढ़ना जारी रखें जब तक आप सब कुछ अच्छी तरह से समझ नहीं लेते। कुछ ऐसे प्रश्नों की आशा करने की कोशिश करें जो आपके कर्मचारी पूछ सकते हैं।
बैठक से एक दिन पहले अपने कर्मचारियों को हैंडआउट की एक प्रति या जो जानकारी दी जाएगी, उसे दें। इससे उन्हें सामग्री पर पढ़ने और उनके पास मौजूद किसी भी प्रश्न को लिखने का मौका मिलता है। यदि संभव हो, तो बैठक से एक दिन पहले अपने कर्मचारियों को आपको कोई भी प्रश्न देने के लिए कहें, ताकि आपके पास उन्हें शोध करने और सही उत्तर के साथ अपने स्टाफ प्रदान करने का समय हो।
अपने कर्मचारियों के साथ एक बैठक पकड़ो। एक सम्मेलन कक्ष आरक्षित करें और सुनिश्चित करें कि प्रत्येक सहभागी हैंडआउट की अपनी प्रति लेकर आए। यदि कोई व्यक्ति अपना सामान भूल जाता है, तो अतिरिक्त हैंडआउट्स लगाएं। शुरू से अंत तक सामग्री पर जाकर सत्र शुरू करें। एक बार जब आप सामग्री को कवर कर लेते हैं, तो आपके कर्मचारी पहले से प्रस्तुत किए गए किसी भी प्रश्न पर जा सकते हैं। सभी प्रस्तुत प्रश्नों के उत्तर दिए जाने के बाद, पूछें कि क्या कोई अन्य प्रश्न हैं।
व्यक्तिगत रूप से नीति और प्रक्रियाओं पर जाएं। कभी-कभी सूचना एक संवेदनशील और नाजुक प्रकृति की होती है और इसे प्रत्येक स्टाफ सदस्य के साथ व्यक्तिगत आधार पर समीक्षा करने की आवश्यकता होती है। यह एक बड़े संगठन के लिए संभव या संभव नहीं हो सकता है।
