चालान बनाना और भेजना समय लेने वाली प्रक्रिया हो सकती है। फिर भी, यह ऐसी प्रक्रिया नहीं है जिसे छोड़ दिया जाए या इसे अनदेखा कर दिया जाए। ठीक से डिज़ाइन किया गया इनवॉइस एक व्यवसाय को भुगतान करने में मदद करता है और दोनों पक्षों के लिए कानूनी सुरक्षा प्रदान करता है। यदि आपको कभी आंतरिक राजस्व सेवा द्वारा ऑडिट किया जाता है, तो आपका चालान सिस्टम आपकी रिपोर्ट की गई आय को प्रमाणित कर सकता है।
चालान मूल बातें
जब कोई विक्रेता माल या सेवाओं के लिए भुगतान करना चाहता है, तो वह एक चालान भेजता है। एक चालान एक दस्तावेज है जो एक व्यापारिक लेनदेन के वित्तीय घटकों का विवरण देता है। एक चालान में खरीदार और विक्रेता का नाम और संपर्क जानकारी, प्रदान की गई सेवाओं या वस्तुओं का विवरण, प्रति आइटम लागत और देय कुल राशि शामिल है। चालान में आमतौर पर भुगतान की देय तिथि, एक चालान संख्या और भुगतान का एक पसंदीदा तरीका शामिल होता है।
भुगतान किया जा रहा है
चालान एक कंपनी को पूर्ण भुगतान करने और समय पर भुगतान करने में सहायता करते हैं। उचित चालान के बिना भुगतान करना मुश्किल हो सकता है। कंपनियां आमतौर पर भुगतानों को रद्द करने से पहले एक विस्तृत चालान की रसीद की मांग करती हैं। भुगतान की शर्तें कंपनी को जल्दी से प्राप्य इकट्ठा करने में मदद कर सकती हैं। उदाहरण के लिए, एक कंपनी कह सकती है कि भुगतान प्राप्ति के कारण है, प्राप्ति के 30 दिनों के भीतर या 60 दिनों की रसीद। एक चालान पर देर से शुल्क नीति शामिल करना - उदाहरण के लिए, कि देर से भुगतान $ 20 शुल्क के अधीन हैं - यह भी शीघ्र भुगतान सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है।
कानूनी अधिकार स्थापित करना
इनवॉइस सबूत देते हैं कि उत्पादों और सेवाओं को वितरित किया जाता है और भुगतान के लिए कंपनी के अधिकार को स्थापित करता है। इस घटना में कि एक ग्राहक भुगतान नहीं करता है, एक कंपनी कानूनी रूप से कानून की एक अदालत को प्रदर्शित करने के लिए अनुबंध और चालान का उपयोग कर सकती है कि यह बकाया भुगतान है। इसी तरह, कंपनी ठेकेदारों और विक्रेताओं को भुगतान के लिए चालान और राशियों की प्रतियां रख सकती है ताकि यह भुगतान के लिए अपने संविदात्मक दायित्व को पूरा कर सके।
लेखा - परीक्षा प्रमाण
यहां तक कि अगर आप सब कुछ ठीक करते हैं, तो हमेशा संभावना है कि आपके व्यवसाय का आईआरएस द्वारा ऑडिट किया जा सकता है। एक ऑडिट के दौरान, आईआरएस यह सुनिश्चित करना चाहता है कि आपने वर्ष के दौरान प्राप्त की गई सभी आय को ठीक से रिपोर्ट किया है। यदि आपके पास क्रमिक रूप से गिने हुए चालान की एक संगठित प्रणाली है, तो आईआरएस को अधिक विश्वास है कि आपने पूरी तरह से और सही तरीके से आय की सूचना दी है। यदि चालान त्रुटिपूर्ण हैं या कोई नहीं हैं, तो सबूत का बोझ आप पर है कि आप किसी आय को छिपा नहीं रहे हैं।
