आपको उस कंपनी के लिए एक व्यावसायिक संदर्भ पत्र प्रदान करने के लिए कहा जा सकता है जिसे आपने अतीत में काम किया है। आपकी टिप्पणियों के लिए कंपनी की परिचालन ध्वनि और संतोषजनक प्रदर्शन करने की क्षमता की पुष्टि करना आवश्यक हो सकता है। एक बुनियादी पत्र टेम्पलेट आपको एक विचारशील व्यावसायिक संदर्भ पत्र की योजना बनाने और तैयार करने में मदद कर सकता है। इसमें, आपको व्यवसाय इकाई की गुणवत्ता और क्षमताओं पर सच्चाई से और संवेदनशील टिप्पणी करनी चाहिए और यथासंभव उपयोगी जानकारी प्रदान करनी चाहिए। ईमानदारी सबसे अच्छी नीति है, लेकिन हमेशा अपने पत्र में विचारशील और पेशेवर टिप्पणियां पेश करें।
विषय व्यवसाय के साथ अपने संबंधों के बारे में विशिष्ट विवरणों को स्पष्ट करें, जैसे कि आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली सेवाएं कब और कितने समय के लिए। यह भी स्पष्ट करें कि आप पत्र क्यों लिख रहे हैं। उदाहरण के लिए, “XYZ खानपान सेवा की सिफारिश करना मेरी खुशी है। XYZ ने पिछले तीन-साढ़े तीन वर्षों के लिए हमारे सभी लंच-एंड-लर्न और एक्जीक्यूटिव सेमिनारों को विशेष रूप से पूरा किया है।"
कंपनी के प्रदर्शन और किसी भी अन्य जानकारी के बारे में जानकारी प्रदान करें जो पाठक के लिए सहायक हो सकती है। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, “केवल एक विक्रेता से अधिक, XYZ हमारे लिए एक विश्वसनीय और रचनात्मक भागीदार रहा है। कंपनी ने हमें दोपहर के कार्यों के लिए सौ से अधिक यथोचित-मूल्य, उच्च-गुणवत्ता वाले मेनू की योजना बनाने और कार्यान्वित करने में मदद की है जो हम अपने अधिकारियों, ग्राहकों और कर्मचारियों के लिए सप्ताह में कम से कम एक बार होस्ट करते हैं। हमारे क्षेत्र के अन्य XYZ ग्राहक, जैसे ABC और DEF, ने उन्हें XYZ की सिफारिश करने के लिए बार-बार धन्यवाद दिया।"
कंपनी की खूबियों के बारे में बताएं। आपकी टिप्पणियां जितनी अधिक आकर्षक होंगी, उतनी ही बेहतर - असम्मानजनक प्रशंसा बूमरैंग को उकसाएगी और जिद, पूर्वाग्रह या असत्यता का सुझाव देगी। केवल यह कहने के बजाय कि कोई व्यवसाय अच्छी गुणवत्ता वाले उत्पाद और सेवाएं प्रदान करता है, लिखें, “XYZ के मेनू विकल्प लगातार अच्छी तरह से योजनाबद्ध, अच्छी तरह से तैयार और स्वाद के पूरक हैं। वे हमारे लिए अंतिम-मिनट में बदलाव करना आसान बनाते हैं, जैसे कि अप्रत्याशित मेहमानों के लिए विशेष शाकाहारी लंच बॉक्स जोड़ना। इन सभी वर्षों में, XYZ के कर्मचारियों ने हमें कभी निराश नहीं किया। हमारे समूह के आने से पहले एक प्रेजेंटेबल स्प्रेड तैयार करने के लिए वे लगातार 15 मिनट पहले पहुंच जाते हैं, जब जरूरत होती है, विशेष फूड वार्मर, पेय चिलर और यहां तक कि फूलों के उच्चारण के साथ। ”
कंपनी की ताकत का एक सारांश, एक स्पष्ट सिफारिश के बाद बंद करें। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, “हमने अपने 12 साल के इतिहास में कई कैटरर्स का उपयोग किया है - XYZ ने निश्चित रूप से बार उठाया है। हम अपने खानपान की जरूरतों के लिए किसी अन्य कंपनी पर विचार करने के लिए कठोर दबाव बनाएंगे, और XYZ को अनारक्षित रूप से सुझाएंगे। ”
टिप्स
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बहुत संक्षिप्त मत बनो या लेकिन कुछ भी मत करो। अतिशयोक्ति, सामान्य या भड़काऊ भाषा का उपयोग करने से बचें। एक विशेषण के साथ एक विशेषता का वर्णन करने के बजाय, कंपनी ने विशेषता का प्रदर्शन कैसे किया, इसका एक उदाहरण दें।
यदि आवश्यक हो, तो आप व्यवसाय में अधिक जानकारी देने के लिए उपलब्ध होना चाहते हैं, तो अपने समापन में एक ईमेल पता या फोन नंबर प्रदान करें।
अपने पत्र को ब्लॉक फॉर्मेट में फॉर्मेट करें। फिर, प्रूफ और स्पेल आपके पत्र को ट्रांसमिट करने से पहले जांचते हैं।
चेतावनी
कभी-कभी आपको किसी ऐसी कंपनी की अनुशंसा या संदर्भ देने के लिए कहा जा सकता है जिसे आप सत्य रूप से अनुशंसित नहीं कर सकते हैं। अनुरोध को कूटनीतिक रूप से आप कर सकते हैं। यदि आप इससे बाहर नहीं निकल सकते हैं, तो अपनी टिप्पणियों को चातुर्य से समझें। कंपनी क्या कर सकती है, इसके बजाय क्या कर सकती है, इस पर अपनी टिप्पणियों को केंद्रित करके सकारात्मक को बढ़ाएं।
