एक मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली एक सूचना प्रबंधन प्रणाली का रूप ले सकती है। एक संगठन अपने कार्य बल के बारे में जानकारी का प्रबंधन करने के लिए एक एचआरएमएस का उपयोग करता है। यह जानकारी प्रबंधकों और एचआर पेशेवरों को कर्मचारियों के संबंध में निर्णय लेने में मदद करती है। निर्णय निर्माताओं के लिए उपलब्ध सही जानकारी के बिना, एचआरएमएस के पास रिकॉर्ड रखने और रिपोर्टिंग से परे कुछ अनुप्रयोग हैं।
अनाधिकृत उपयोग
जब कोई संगठन एचआरएमएस में अपने कर्मचारियों के बारे में व्यक्तिगत डेटा एकत्र करता है, तो कुछ सुरक्षा जोखिम उत्पन्न हो सकते हैं। एक संगठन आंतरिक और बाहरी खतरों के खिलाफ कर्मचारी की निजी जानकारी को सुरक्षित रखने के लिए धन खर्च करता है। इलेक्ट्रॉनिक एचआरएमएस का एक नुकसान यह है कि एक संगठन को इस बारे में जानकारी एकत्र करनी चाहिए कि कौन कर्मचारी निजी जानकारी का उपयोग करता है। इस डेटा का ऑडिट प्रक्रिया के साथ पालन करने की आवश्यकता होती है, जिसके परिणामस्वरूप एक कर्मचारी को अनुशासित या मुकदमा चलाने में मदद मिल सकती है जो प्राधिकरण के बिना या आधिकारिक उद्देश्य के बिना कर्मचारी डेटा का उपयोग करता है।
विशेष ज्ञान
डेटा नियंत्रण की आवश्यकता एचआरएमएस का एक और संभावित नुकसान है। यह डेटा नियंत्रण कर्मचारी की निजी जानकारी के अनधिकृत उपयोग से परे है। PeopleSoft जैसे HRMS का उपयोग करने वाले एक संगठन को अपने तकनीकी कर्मचारियों को प्रोग्राम, समस्या निवारण, अद्यतन करने और सिस्टम का समर्थन करने के लिए अपने स्वयं के सेट को नियोजित करना चाहिए। जबकि HRMS किसी संगठन को HR कर्मियों की लागत को कम करने में मदद कर सकता है, यह HRMS समाधान के लिए विशिष्ट ज्ञान के साथ तकनीकी कर्मचारियों की आवश्यकताओं को बढ़ा सकता है।
डाटा एंट्री त्रुटियां
एक HRMS भी केवल अपने मानव प्रोग्रामर और अंतिम उपयोगकर्ताओं के रूप में अच्छा है। उच्च-स्तरीय पहुंच वाले लोग, जैसे कि एचआर मास्टर फ़ाइल को अपडेट करने वाले लोग गलत तरीके से या गलती से गलत जानकारी दर्ज कर सकते हैं। यदि डेटा अनुचित रूप से अपडेट, परिवर्तित या खो गया है, तो एक संगठन एचआर मास्टर फ़ाइल को नुकसान से जुड़े सरकारी जुर्माना और अन्य लागतों का सामना कर सकता है। बहुत सारे आंतरिक नियंत्रण के साथ एक प्रणाली चुनें, ताकि एक कर्मचारी आपकी कंपनी की मास्टर फ़ाइल में बदलाव न कर सके।
