मीटिंग मिनट्स को सही तरीके से रिकॉर्ड करना एक महत्वपूर्ण कदम है जिसे अनदेखा किया जा सकता है। कुछ उदाहरणों में, मीटिंग मिनट्स का लॉग बनाए रखना कानूनी आवश्यकता हो सकती है। एक कानूनी आवश्यकता है या नहीं, यह बैठक के बाद हर किसी को ध्यान केंद्रित करने और रखने का एक अच्छा तरीका है, और संगठन की गतिविधियों का एक ऐतिहासिक रिकॉर्ड प्रदान करता है।
बैठक की कार्यसूची
एक एजेंडा सेट करने से बैठक को अव्यवस्थित होने से बचाने में मदद मिलती है और आपको मिनटों के लिए अग्रिम रूपरेखा लिखने की अनुमति मिलती है। यह समय बचाता है और प्रत्येक विषय पर रिक्त स्थान को भरना आसान बनाता है क्योंकि यह चर्चा की गई है।
प्रारंभिक जानकारी
दस्तावेज़ के शीर्ष पर "तिथि के लिए मीटिंग मिनट" लेबल करें। ऊपरी दाएं कोने में, मीटिंग के बारे में मूलभूत जानकारी सूचीबद्ध करें। कंपनी का नाम, बैठक की तारीख और स्थान पर ध्यान दें और बैठक शुरू होने और समापन के समय।
किसने भाग लिया
मिनटों को दिखाना चाहिए कि बैठक में कौन शामिल हुआ। प्रत्येक व्यक्ति का नाम और शीर्षक सूचीबद्ध करें। यदि उपस्थित लोग एक अलग संगठन से हैं या फोन द्वारा पैच किए जा रहे हैं, तो इस पर ध्यान दिया जाना चाहिए। यह भी ध्यान दें कि बैठक के समय कौन उठा, जो आमतौर पर कॉर्पोरेट सचिव होता है।
चर्चा के विषय
मिनटों का संकलन करते समय चर्चा विषयों को सरल रखें। प्रत्येक व्यक्ति ने जो कहा है, उसे उद्धृत न करें। विषय के मूल विवरण पर चिपके रहें और स्पष्ट रूप से बताएं कि निर्णय या परिणाम क्या पहुंचा था। मिनटों में और विस्तार करने की आवश्यकता नहीं है।
टाइप मिनट तुरंत
मीटिंग के मिनट तुरंत टाइप करें। जितना अधिक समय मिनटों से पहले टाइप किया जाता है, उतनी ही अधिक संभावना है कि आप कुछ महत्वपूर्ण भूल जाएंगे। कुछ लोगों को बैठक के दौरान टेप रिकॉर्डर रखना उपयोगी लगता है, जब मिनटों को संकलित करने के लिए आवश्यकतानुसार रिकॉर्ड करने के लिए। सभी उपस्थित लोगों को बैठक के मिनट की एक प्रति वितरित करें।
