एक प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस), या सूचना प्रबंधन प्रणाली, उन व्यवसायों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो अन्य व्यवसायों के साथ मिलकर काम करते हैं, इसलिए दोनों को एक-दूसरे के साथ जानकारी साझा करना, या स्थानांतरित करना आवश्यक है। इसके अलावा, एक से अधिक विभाग या इकाई वाले व्यवसाय एक केंद्रीय स्थान में सूचना संकलन के लिए एमआईएस का उपयोग कर सकते हैं, जिससे सूचना हानि को रोका जा सकता है। एक MIS में चार प्रमुख विशेषताएं होती हैं।
डेटा संग्रहण
संगठन डेटा को संग्रहीत करने के लिए MIS का उपयोग करते हैं। MIS दो डेटाबेस सिस्टम में से एक में जानकारी संग्रहीत करता है। पहले प्रकार का डेटाबेस, रिलेशनल डेटाबेस, उपयोगकर्ताओं से इनपुट संग्रहीत करता है, फिर उस जानकारी को पूरे सिस्टम में अन्य जानकारी से संबंधित करता है। डेटाबेस बाद में उस जानकारी को ग्राफ या चार्ट में डालता है ताकि उपयोगकर्ता डेटा की तुलना कर सकें। दूसरे प्रकार का डेटाबेस, पदानुक्रमित डेटाबेस, उस डेटा को संग्रहीत करता है जो उसे प्राप्त हुआ था, लेकिन उपयोगकर्ता के लिए कोई तुलना तालिका नहीं प्रदान करता है।
रिपोर्ट पीढ़ी
जबकि MIS डेटा स्टोर करने का काम करता है, यह रिपोर्ट तैयार करने के लिए भी उस डेटा का उपयोग करता है। सिस्टम के उपयोगकर्ता विभिन्न प्रकार की रिपोर्टिंग के लिए सिस्टम में उपलब्ध विशिष्ट टेम्पलेट्स के साथ, रिपोर्ट के प्रकार निर्धारित करते हैं। जब उपयोगकर्ता द्वारा संकेत दिया जाता है, तो सिस्टम आवश्यक रिपोर्ट संकलित करता है, डेटा टेम्पलेट में सम्मिलित करता है, फिर व्यवसाय के लिए रिपोर्ट मुद्रित करता है।
अभिगम्यता और एकीकरण
एमआईएस खुली पहुंच के साथ कार्य करता है। ओपन एक्सेस का मतलब है कि प्राथमिक एमआईएस को व्यापार के भीतर अन्य प्रणालियों से जोड़ा जा सकता है या उनके साथ जोड़ा जा सकता है, जो विभिन्न स्रोतों से और कई स्थानों से डेटा में परिवर्तन को सक्षम करता है। यह फ़ंक्शन दो महत्वपूर्ण परिणाम प्रदान करता है। संगठन नीतियों और नियमों के साथ संयोजन के रूप में जानकारी प्रदान करने के लिए सिस्टम को अपडेट कर सकते हैं, और पेशेवर सेवा कर्मियों की आवश्यकता के बिना सिस्टम को बनाए रखा जा सकता है।
अनुमापकता
एमआईएस की एक महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि व्यवसाय एक सिस्टम के एक छोटे संस्करण को खरीद सकते हैं और फिर, समय के साथ, इसे वित्त अनुमति के रूप में जोड़ सकते हैं। व्यवसाय बढ़े हुए डेटा क्षमताओं, साथ ही सिस्टम सुविधाओं को जोड़ सकते हैं, प्रारंभिक प्रणाली के रूप में व्यवसाय बढ़ता है, हर कुछ वर्षों में पूरी तरह से नई प्रणाली खरीदने के लिए व्यवसाय के स्वामी की आवश्यकता को समाप्त करता है।
