आंतरिक रूप से राजस्व सेवा के लिए पेरोल प्रसंस्करण और भुगतान रिपोर्टिंग के लिए एक पूर्ण प्रपत्र डब्ल्यू -9 पर दी गई व्यक्तिगत जानकारी आवश्यक है। सर्वोत्तम अभ्यास के रूप में, अपने कर्मचारी के काम के पहले दिन W-9 का अनुरोध करें और किसी भी नए ठेकेदारों को W-9 अनुरोध भेजें। यदि कोई ठेकेदार पालन नहीं करेगा, तो एक पूर्ण फॉर्म के लिए एक सुखद लेकिन दृढ़ अनुरोध के साथ एक औपचारिक पत्र भेजें।
फॉर्म डब्ल्यू -9 मूल बातें
एक फॉर्म डब्ल्यू -9 एक आईआरएस दस्तावेज है जो एक करदाता का नाम, पता, संघीय कर वर्गीकरण और सामाजिक सुरक्षा नंबर या पहचान पहचान संख्या का विवरण देता है। IRS यह आदेश नहीं देता है कि व्यवसाय W-9s को फ़ाइल में रखें। हालांकि, व्यवसायों को सभी कर्मचारियों के लिए फार्म पर सूचीबद्ध व्यक्तिगत जानकारी एकत्र करने और रिपोर्ट करने की आवश्यकता होती है और ठेकेदारों के लिए वे सालाना $ 600 से अधिक का भुगतान करते हैं। डब्ल्यू -9 एकत्र करना ऐसा करने का एक सुविधाजनक तरीका है। इस वजह से, प्रत्येक कर्मचारी और ठेकेदार के लिए एक कंपनी के पास फाइल पर W-9 होना चाहिए।
W-9 का अनुरोध करना
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप सभी कर्मचारियों से एक डब्ल्यू -9 इकट्ठा करते हैं, नए काम पर रखने के लिए पहले दिन की कागजी कार्रवाई में डब्ल्यू -9 फॉर्म शामिल करें। नए कर्मचारियों को साइट पर सभी कागजी कार्रवाई पूरी करने और पहले दिन के अंत तक इसे मानव संसाधन प्रतिनिधि को वापस करने की आवश्यकता होती है।
जब आप एक नया ठेकेदार या विक्रेता का अधिग्रहण करते हैं, तो प्रारंभिक अनुबंध के साथ एक फॉर्म डब्ल्यू -9 संलग्न करें। W-9 अनुरोध पत्र में, अपने विक्रेता को पूरा करने और जल्द से जल्द फॉर्म वापस करने के लिए कहें। केवल फ़ाइल पर मान्य W-9 के साथ विक्रेताओं का भुगतान करने के लिए एक नीति लागू करने पर विचार करें, और इस नीति को अनुरोध पत्र में नोट करें।
निम्नलिखित
यदि आपको किसी भी कर्मचारी या ठेकेदारों को पूर्ण रूप से W-9 प्राप्त करने में परेशानी होती है, तो दृढ़ता से लेकिन दृढ़ता से संवाद करें कि भुगतान किए जाने से पहले W-9 आवश्यक है। कर्मचारियों को समझाएं कि फार्म पर जानकारी पेरोल की प्रक्रिया के लिए आवश्यक है और उन्हें तनख्वाह जारी करना है। यदि एक विक्रेता एक या दो सप्ताह के भीतर W-9 नहीं लौटाता है, तो एक दूसरा अनुरोध पत्र भेजें। यदि आपके पास एक दस्तावेजित नीति है, तो विक्रेता को याद दिलाएं कि आप उन्हें फ़ाइल के फॉर्म के बिना भुगतान नहीं कर सकते हैं। IRS के लिए आपको W-9 के लिए एक औपचारिक अनुरोध करने की आवश्यकता होती है, इसलिए फ़ाइल पर इस पत्र की एक प्रति रखें।
कोई डब्ल्यू -9 नहीं
यदि आपके पास वर्ष के अंत में किसी विक्रेता के लिए W-9 नहीं है, तो आपको अभी भी आईआरएस को भुगतानों की रिपोर्ट करनी होगी। ठेकेदार के लिए फॉर्म 1099-MISC को पूरा करें और भेजें और सामाजिक सुरक्षा नंबर को खाली छोड़ दें। आईआरएस एक नोटिस के साथ जवाब देगा कि नंबर गायब है, जिसे आपको ठेकेदार को वापस लेने की सूचना के साथ-साथ डब्ल्यू -9 की एक और प्रति के साथ भेजना होगा। आप इस ठेकेदार को भविष्य के भुगतान से करों को वापस लेने के लिए बाध्य हैं - वर्तमान में, रोक की दर 28 प्रतिशत है - और ठेकेदार आईआरएस से $ 50 का शुल्क वसूल करेगा।
