अधिकांश प्रबंधकों के लिए, कर्मचारियों को अनुशासित करना सबसे असुविधाजनक अनुभवों में से एक है जिसके साथ संघर्ष करना है। प्रबंधकों के पास अनुशासनात्मक कार्रवाई पत्र लिखने की ज़िम्मेदारी होती है जो कर्मचारी की गलत कामों का दस्तावेजीकरण करने के लिए कर्मचारी फाइलों में रहते हैं। इन पत्रों के दो कार्य हैं: कर्मचारी को सूचित करना कि उसके उल्लंघन के परिणामस्वरूप क्या होगा और उसकी फाइल में कर्मचारी के कदाचार के स्थायी रिकॉर्ड के रूप में सेवा करने के लिए।
प्रिंटर को कंपनी लेटरहेड के साथ लोड करें। यह पत्र कर्मचारी की आधिकारिक फ़ाइल का हिस्सा बन जाएगा, इसलिए आपको उचित प्रोटोकॉल का पालन करना चाहिए।
पूरी तारीख टाइप करें। एक लाइन छोड़ें और कर्मचारी का नाम और कंपनी का पता लिखें। यहां तक कि अगर आप वास्तव में पत्र को मेल नहीं करते हैं, तो उचित व्यावसायिक पत्र प्रारूप का पालन करने से व्यावसायिकता की छाप होगी।
कर्मचारी का नाम टाइप करके पत्र शुरू करें, उसके बाद एक कोलन। एक लाइन छोड़ें।
स्पष्ट रूप से उल्लंघन की प्रकृति बताते हुए पहला पैराग्राफ शुरू करें। अपनी कंपनी की कर्मचारी पुस्तिका देखें, ताकि कर्मचारी अपने लिए नियम देख सके। उल्लंघन के बारे में विशिष्ट विवरण दें, जैसे कि घटना की तारीख और किसी भी अन्य कर्मचारियों का उल्लेख करें जो शामिल थे।यदि कर्मचारी अनुशासनात्मक कार्रवाई का विरोध करता है और इस मामले को अदालत में ले जाता है, तो इस जानकारी को स्पष्ट रूप से बताना आपकी सहायता करेगा।
विस्तार से बताएं कि कर्मचारी ने क्या गलत किया और उसे स्थिति में कैसे काम करना चाहिए था। कर्मचारी कभी-कभी नियमों का उल्लंघन करते हैं, क्योंकि वे उन्हें स्पष्ट रूप से नहीं समझते हैं, इसलिए उल्लंघन की एक व्याख्या और उचित जानकारी उसे दूसरी बार उल्लंघन करने से रोकने में मदद करेगी। मामले पर विस्तार से चर्चा करने के लिए कर्मचारी से मिलने का प्रस्ताव रखें।
कर्मचारी को उल्लंघन के लिए संशोधन करने का अवसर दें, जैसे कि दूसरे पक्ष को माफी का औपचारिक पत्र लिखकर। प्रतिक्रिया या पत्र प्रस्तुत करने की समय सीमा के बारे में उन्हें सूचित करें।
कर्मचारी को स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से बताएं कि वह इस उल्लंघन के परिणामस्वरूप क्या उम्मीद कर सकता है। यदि लागू हो तो उसके वर्तमान दंड के लिए उपयुक्त विवरण दें, जैसे कि किसी सुनवाई की तारीखें या उसके नियोजन की प्रभावी तारीखें। यदि कर्मचारी आगे के उल्लंघन के परिणामस्वरूप एक प्रगतिशील अनुशासनात्मक कार्रवाई की उम्मीद कर सकता है, तो उसे सूचित करें कि वे क्या दंड होंगे।
यदि लागू हो, तो कर्मचारी को अपील प्रक्रिया के बारे में जानकारी दें।
कर्मचारी से उसकी फ़ाइल के लिए औपचारिक प्रतिक्रिया के लिए पूछें; अक्सर यह प्रतिक्रिया एक औपचारिक पत्र के रूप में होगी। यदि वह मामले को अदालत में ले जाता है तो आपको कर्मचारी की फाइल के लिए इस दस्तावेज की आवश्यकता होगी।
अपना पूरा नाम और शीर्षक टाइप करें। पत्र प्रिंट करें और नीले या काले स्याही में अपने टाइप किए गए नाम के बारे में अपना नाम लिखें।
पत्र की कई प्रतियां बनाएं। कर्मचारी की फ़ाइल में 1 प्रति प्राप्त करें, अपनी कंपनी के वकील को एक और दें और अपने रिकॉर्ड के लिए दूसरे को बनाए रखें।
कर्मचारी को पत्र मेल करें या उसे मानव संसाधन प्रतिनिधि या प्रशासनिक सहायक के सामने दें। आपको यह पुष्टि करने की आवश्यकता है कि कर्मचारी को आधिकारिक अधिसूचना मिली थी।
टिप्स
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स्वर को पेशेवर और तथ्यपूर्ण रखें। यह पत्र अदालत में जा सकता है यदि कर्मचारी अनुशासनात्मक कार्रवाई का विरोध करता है, और आप हर समय पेशेवर और निष्पक्ष दिखाई देना चाहते हैं।
