अधिकांश होटल नाइट ऑडिट चलाते हैं, या अपने गेस्ट लीडर्स के बैलेंस चेक करते हैं।ये चेक अतिथि खातों की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए, दिन के वित्तीय लेनदेन को सत्यापित करने और अधिभोग प्रतिशत और कमरे के राजस्व को ट्रैक करने के साथ-साथ यह पता लगाने के लिए पूरे किए जाते हैं कि अगले दिन कौन से मेहमान चेक आउट करेंगे। नाइट ऑडिट मैन्युअल या इलेक्ट्रॉनिक रूप से आयोजित किए जा सकते हैं, और समग्र प्रक्रिया में कई चरण हैं।
पूरी तरह से बकाया पोस्टिंग
नाइट ऑडिटर यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार हैं कि दिन से सभी अतिथि लेनदेन सही ढंग से चार्ज किए जाते हैं और अतिथि खातों में पोस्ट किए जाते हैं। इन शुल्कों को सटीक तारीख तक पोस्ट किया जाना चाहिए, या जब मेहमान जांच कर रहे हों तो भ्रम और विसंगतियां उत्पन्न हो सकती हैं। इस प्रकार के शुल्कों के कुछ उदाहरणों में कक्ष सेवा शुल्क, टेलीफोन या इंटरनेट सेवा शुल्क, ड्राई-क्लीनिंग शुल्क, मिनी-बार शुल्क या वैलेट पार्किंग लागत शामिल हैं।
सुलह कक्ष की स्थिति और दरें
दिन की ऑक्यूपेंसी रिपोर्ट और हाउसकीपिंग स्टेटस रिपोर्ट्स की समीक्षा करने के बाद, जो हर सुबह पूरी होती हैं, रात के ऑडिटर को वास्तविक होटल के कमरे में रहने की स्थिति जानने के लिए दोनों रिपोर्ट्स के बीच किसी भी तरह की विसंगतियों को समेटना चाहिए। फिर वह अतिथि पंजीकरण रिकॉर्ड की तुलना कमरे की रिपोर्ट से करता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि चार्ज किया गया या उद्धृत किया गया है। उदाहरण के लिए, कुछ मेहमानों को चेक-इन पर कॉर्पोरेट कमरे में छूट दी जा सकती है, लेकिन आरक्षण प्रणाली ने इसे मानक दर के रूप में सूचीबद्ध किया है।
नो-शो को सत्यापित करें
जब मेहमानों के पास आरक्षण होता है, लेकिन कभी चेक-इन नहीं किया जाता है, तो उन्हें नो-शो माना जाता है। नाइट ऑडिटर को फ्रंट ऑफिस सिस्टम में इस जानकारी की जांच करनी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि डुप्लिकेट आरक्षण हटा दिए गए हैं, नो-शो बिलिंग्स चार्ज किए गए हैं और कमरे उपलब्ध हैं। उसे उस सिस्टम में एक नोट भी करना होगा जो ग्राहक ने नहीं दिखाया था, इसलिए जब कोई शो शुल्क नहीं लिया जाता है तो कोई समस्या नहीं है।
पोस्ट रूम की दरें और कर
इस रात ऑडिटिंग प्रक्रिया एक स्वचालित प्रणाली के साथ आमतौर पर बहुत आसान होती है। नाइट ऑडिटर बस पोस्ट करता है, या सभी कब्जे वाले कमरों के लिए वास्तविक कमरे की रात की दरों और किसी भी लागू करों के लिए एक शुल्क बनाता है। दरों और करों की पुष्टि करने के बाद, नाइट ऑडिटर एक कमरे की दर और कर रिपोर्ट बनाता है।
रिपोर्ट पीढ़ी
नाइट ऑडिटर कमरे की दर और कर रिपोर्ट के अलावा कई रिपोर्ट बनाता है। इनमें दैनिक संचालन रिपोर्ट, अलग विभाग रिपोर्ट और उच्च शेष रिपोर्ट शामिल हैं। दैनिक परिचालन रिपोर्ट में पूरे दिन के कारोबार का सारांश होता है और इसमें समग्र राजस्व, फ्रंट ऑफिस नकद लेनदेन, परिचालन आँकड़े और प्राप्य विवरण जैसे विवरण शामिल होते हैं। अलग-अलग विभाग की रिपोर्ट में अन्य होटल विभागों से सभी लेनदेन शामिल हैं, जैसे ऑनसाइट रेस्तरां या बार, कक्ष सेवा और अन्य होटल क्षेत्र। उच्च बैलेंस रिपोर्ट केवल उन मेहमानों की पहचान करती है जो अपने खाते की क्रेडिट सीमा तक पहुंचने के करीब हो सकते हैं।
अंतिम प्रक्रिया
नाइट ऑडिटर नकद भुगतान और भुगतान की तुलना करता है, रजिस्टरों को संतुलित करता है और फिर बैंक के लिए नकद जमा वाउचर बनाता है। वह फिर होटल की कंप्यूटर प्रणाली का बैकअप लेती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सभी जानकारी सहेज ली गई है। अंतिम प्रक्रिया सभी रिपोर्टों और सूचनाओं को उपयुक्त पक्षों, जैसे कि महाप्रबंधक, फ्रंट डेस्क प्रबंधक और कक्ष सेवा या रेस्तरां प्रबंधक को वितरित कर रही है।
