अपने संगठन के लिए दान करने का सबसे अच्छा तरीका लोगों से व्यक्तिगत रूप से पूछना है। यदि आप श्रमिकों को स्थानीय सुपरमार्केट के सामने खड़े होने या घर-घर जाने के लिए नहीं भेज सकते हैं, तो आपका अगला सबसे अच्छा विकल्प यह है कि आप अपने कारण बताते हुए और व्यक्तिगत रूप से दान मांगते हुए पत्र लिखें। किसी भी बिक्री पत्र की तरह, हालांकि, आपके दान पत्र को दर्शकों की रुचि को पकड़ना चाहिए और उनकी सहानुभूति हासिल करनी चाहिए या वे पत्र पढ़ना जारी नहीं रखेंगे या आपके कारण के लिए दान नहीं करेंगे।
तारीख लिखकर अपना पत्र शुरू करें। एक स्थान छोड़ें, और प्राप्तकर्ता का नाम और पता अलग-अलग पंक्तियों पर लिखें। एक अतिरिक्त लाइन छोड़ें और "प्रिय श्री / एम। एस। (अंतिम नाम)" टाइप करें और उसके बाद एक कोलन टाइप करें। यदि आपके पास एक मेलिंग सूची है, तो प्राप्तकर्ता के नाम और पते को अंदर के पते पर सम्मिलित करने के लिए और साथ ही नमस्कार पर अपने वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में मेल मर्ज फ़ंक्शन का उपयोग करें।
पत्र की शुरुआत एक आश्चर्यजनक तथ्य या आँकड़ा, या किसी अन्य कथन से करें जो पाठक का ध्यान तुरंत आकर्षित करेगा। उदाहरण के लिए, यदि आप एक सूप किचन के लिए दान पत्र लिख रहे थे जो क्षेत्र के परिवारों की सेवा करता है, तो आप लिख सकते हैं, "क्या आप जानते हैं कि हमारे शहर में हर छह में से एक बच्चा हर रात भूखा रहता है?" कई पाठक इस कथन से आश्चर्यचकित होंगे और आपके पत्र को पढ़ना जारी रखेंगे।
अपने कार्यक्रम की व्याख्या करें और आप क्या करते हैं। इस बात के ठोस, विशिष्ट उदाहरण दें कि आपका कार्यक्रम दूसरों की मदद कैसे करता है या अपना कार्य करता है ताकि प्राप्तकर्ता यह देख सके कि उनके पैसे का उपयोग कैसे किया जाएगा। यदि धन आपके संगठन को आंशिक रूप से लाभान्वित करेगा, तो समझाइए कि उनके दान का कितना कारण होगा और प्रशासनिक शुल्क जैसे ओवरहेड में कितना जाएगा।
पैसे की एक विशिष्ट राशि के लिए पूछें। यदि आपके दर्शक अमीर नहीं हैं या यदि आपके दाताओं को मदद करने के लिए कई दानदाताओं से थोड़े से पैसे की जरूरत है, तो $ 5.00 की तरह थोड़े से पैसे मांगें, और सुझाव दें कि पाठक अधिक दान करना चुन सकता है। यदि आप अधिकांश लोगों को दे सकते हैं तो उचित प्राप्तकर्ता से दान के लिए पत्र प्राप्त करने की संभावना अधिक होती है।
मदद के लिए अपनी अपील और दान की आवश्यकता को दोहराकर अपने पत्र को बंद करें। सुझाव दें कि कैसे एक छोटा दान भी फर्क कर सकता है, और उन्हें विशेष रूप से दान करने का तरीका बताएं।
"साभार," टाइप करें और तीन लाइन स्पेस छोड़ें। अपना पूरा नाम और शीर्षक टाइप करें। अपने संगठन के लेटरहेड पर पत्र प्रिंट करें, और अपने टाइप किए गए नाम के ऊपर प्रत्येक पत्र पर हस्ताक्षर करें। यदि आप व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षर करने के लिए बहुत सारे पत्र भेज रहे हैं, तो अपने हस्ताक्षर का एक अक्षर पत्र फ़ाइल में डालें या उस पर आपके हस्ताक्षर के साथ एक मोहर लगाई जाए।
