कंपनियां अक्सर प्रस्तावों (आरएफपी) के लिए अनुरोध करती हैं जब उनके पास वे प्रोजेक्ट होते हैं जो वे पूरा करना चाहते हैं। एक RFP ठेकेदारों से उन कंपनियों पर बोली लगाने का अनुरोध है, जो ये कंपनियां योजना बना रही हैं। एक RFP परियोजना विवरण, योग्यता, समय की जानकारी और परियोजना के बारे में अन्य विवरण बताता है। ठेकेदार RFP प्राप्त करते हैं और यह निर्धारित करना चाहिए कि क्या वे नौकरी के लिए प्रस्ताव बनाना चाहते हैं। RFP जारी करने वाली कंपनी एक निश्चित तिथि तक प्रस्तावों को स्वीकार कर लेती है और फिर परियोजना को देने के लिए एक ठेकेदार को चुनती है।
अपनी कंपनी का वर्णन करें। RFP बनाने का पहला चरण आपकी कंपनी का वर्णन करना है। व्यवसाय, उत्पादों या सेवाओं की पेशकश और अन्य विवरणों के बारे में बताएं, जो कंपनी का वर्णन करते हैं।
परियोजना विवरण बताएं। विस्तार से बताएं कि आप क्या देख रहे हैं। शामिल करें कि परियोजना क्या है, परियोजना का स्थान और उसका उद्देश्य। परियोजना के कार्यों और परियोजना के उद्देश्यों का वर्णन करें
विशिष्टताओं की रूपरेखा। इस परियोजना के संबंध में सटीक विवरण दें। बोली लगाने वाले ठेकेदारों को नौकरी के लिए एक संपूर्ण, सटीक प्रस्ताव को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी देना महत्वपूर्ण है।
समय सीमा बताएं। परियोजना की समयावधि के बारे में विवरण प्रस्तुत करें। जब आप इस परियोजना को शुरू करने की उम्मीद करते हैं और इसे पूरा होने की तारीख चाहिए। काम पर बोली लगाने के लिए चुनने वाले ठेकेदारों द्वारा प्रस्तावों को जमा करने की अंतिम तिथि दें।
ठेकेदारों को जवाब देने के तरीके बताएं। ठेकेदारों को निर्देश दें कि उन्हें सूचित करें कि वे अपने प्रस्ताव और स्वीकार्य तरीके कहां भेजें। आप उन्हें मेल द्वारा प्राप्त करना पसंद कर सकते हैं या आप फ़ैक्स या ईमेल को स्वीकार करने का प्रस्ताव चुन सकते हैं। कांट्रैक्ट नाम और फोन नंबर शामिल करें जिससे ठेकेदारों को परियोजना के बारे में अधिक जानकारी के लिए कॉल किया जा सके या प्रश्नों के उत्तर दिए जा सकें।
बताएं कि परियोजना के विजेता को कैसे चुना जाएगा। ऐसे मानदंड शामिल करें, जिनका उपयोग आप उस कंपनी के निर्णय लेने के लिए करेंगे, जिसे किराए पर लेना है। पूर्ण महत्व के, सही प्रस्तावों को भेजने और उन्हें समय सीमा में भेजने सहित ठेकेदारों के महत्व का वर्णन करें।
