जब शहरों या काउंटी जैसे संगठनों या सरकारी एजेंसियों को सामान या सेवाओं की आवश्यकता होती है, तो वे सबसे अच्छा सौदा प्राप्त करना चाहते हैं। सर्वोत्तम सौदेबाजी प्राप्त करने के लिए, वे प्रस्तावों (RFP) के लिए अनुरोध, उद्धरण (RFQ) के लिए अनुरोध या बोलियों के लिए अनुरोध (RFB) के लिए विनती दस्तावेज जारी करते हैं। ये कानूनी दस्तावेज कंपनियों को अनुरोध की जा रही वस्तुओं या सेवाओं की आपूर्ति पर बोली लगाने के लिए आमंत्रित करते हैं। जब इन सामग्रियों की आवश्यकता होती है, तो बोलियां केवल कुछ दिनों के लिए स्वीकार की जा सकती हैं। यदि यह मामला है, तो संगठन या सरकारी एजेंसियां बोलीदाताओं को एक पूर्ण ज्ञापन के बजाय एक बोली ज्ञापन में पूरा करने और चालू करने का अनुरोध कर सकती हैं, जो कई पन्नों लंबा हो सकता है।
बॉक्स में या "बोली संख्या" लेबल वाली लाइन पर बोली संख्या लिखें। यह उस संगठन या सरकारी एजेंसी को सूचित करता है जो बोली लगाने का अनुरोध करती है कि आप किस परियोजना पर बोली लगा रहे हैं। उस दिनांक को शामिल करें जिसे आप बॉक्स में बोली संख्या भर रहे हैं या "तिथि" लेबल किया हुआ है।
बॉक्स में या "प्रोजेक्ट नाम" या "शीर्षक" लेबल वाली बोली का शीर्षक लिखें। यह याचना दस्तावेजों के पहले पृष्ठ पर पाया जा सकता है। बॉक्स में या "स्थान" शीर्षक वाली रेखा पर परियोजना का स्थान लिखें। यदि आप उत्पाद प्रदान करने के लिए बोली लगा रहे हैं, तो वह स्थान है जहाँ आप उत्पादों को वितरित कर रहे हैं।
अपनी कंपनी की जानकारी शामिल करें। आपकी कंपनी का नाम, फ़ोन नंबर, पता और कर्मचारी के नाम लिखने और बोली को अनुमोदित करने के लिए बॉक्स या लाइनें हैं।
बॉक्स में या "कार्य का प्रकार" लेबल वाली रेखा पर अनुरोधित कार्य का प्रकार लिखें। उदाहरण के लिए, यदि आप निर्माण प्रबंधन सेवाएं प्रदान करने के लिए बोली लगा रहे हैं, तो "निर्माण प्रबंधन" लिखें।
"कार्य शामिल" अनुभाग के तहत संगठन या सरकारी एजेंसी प्रदान करने के लिए आप क्या लिख रहे हैं। प्रदान की गई प्रत्येक सेवा या उत्पाद के लिए, "कार्य राशि" अनुभाग के दाईं ओर "बोली राशि" अनुभाग के तहत भुगतान की जाने वाली राशि लिखें। कुल "बोली राशि" कॉलम "कुल बोली" बॉक्स या लाइन में।
"एडेंडा की स्वीकृति" अनुभाग को पूरा करें। संगठन या सरकारी एजेंसियों द्वारा एडेंडा जारी किया जाता है जब सॉलिसिटेशन दस्तावेजों में बदलाव होता है। इस अनुभाग में एडेंडा की संख्या और जारी की गई तारीख को शामिल करें। यह जानकारी व्यक्तिगत परिशिष्ट पर स्थित है। हमेशा एडेंडा जारी नहीं किए जाते हैं; इस खंड को खाली छोड़ दें यदि कोई एडेंडा नहीं है।
