किसी भी प्रकार का संगठन एक स्थानीय गृहस्वामी संघ से एक बहुराष्ट्रीय निगम के लिए संरचना पर निर्भर करता है। उस संरचना की औपचारिकता उसके नेतृत्व की पसंद पर निर्भर करती है। संरचनाएं औपचारिकता में भिन्न हो सकती हैं, कुछ समूहों के पास कोई नियम नहीं है और अन्य जो कुछ भी हैं और प्रत्येक नए कर्मचारी द्वारा दस्तावेज और हस्ताक्षर किए गए हैं। आपके व्यवसाय के संगठनात्मक ढांचे के प्रकार को तय करने के लिए, यह आपके विकल्पों को जानने में मदद कर सकता है।
औपचारिक प्रणाली बनाम अनौपचारिक प्रणाली
अक्सर, एक व्यवसाय की संगठनात्मक संरचना कार्य संस्कृति के लिए मिसाल कायम करेगी। जैसा कि आप साक्षात्कार प्रक्रिया के दौरान अपनी संरचना का वर्णन करते हैं, आप स्वाभाविक रूप से उन प्रकार के कर्मचारियों को आकर्षित करते हैं जो उस प्रकार के वातावरण में काम करना पसंद करते हैं, और वे कार्यकर्ता आपको दूसरों के लिए सुझाएंगे। एक औपचारिक संगठनात्मक संरचना वह है जिसने संगठनात्मक चार्ट से लेकर प्रत्येक स्थिति के लिए विशिष्ट कार्य विवरणों तक कमांड की श्रृंखला का सावधानीपूर्वक दस्तावेजीकरण किया है।
एक अनौपचारिक कार्य संस्कृति में, उन पदानुक्रमों की चर्चा भी नहीं की जा सकती है। एक एकल व्यवसाय स्वामी अपने पहले कर्मचारी को कभी भी ज़ोर से बताए बिना काम पर रख सकता है, जहाँ वह कर्मचारी व्यवसाय के संगठनात्मक चार्ट के भीतर फिट होगा। जैसा कि और भी कर्मचारियों को काम पर रखा जाता है और व्यवसाय बढ़ता है, कुछ कंपनियां कभी भी उन मुद्दों को आधिकारिक रूप से संबोधित नहीं करती हैं। बेशक, कई संगठन उन दो चरम सीमाओं के बीच कहीं गिरते हैं, शायद इस बात पर चर्चा करते हैं कि कौन से कर्मचारी रिपोर्ट करते हैं, जिन्हें कभी इसे लिखित रूप में रखे बिना।
औपचारिक कार्य संरचनाओं के लाभ
संरचना एक संगठन को सुचारू रूप से चलाने में मदद कर सकती है, जिसमें सभी सदस्यों को यह जानना होगा कि उन्हें कहाँ जाना है अगर उन्हें मदद की आवश्यकता है या चिंता है। नेताओं के लिए, इसका मतलब है कि एक संरचना उस जगह पर रखने में सक्षम है जहां अन्य प्रबंधक कर्मचारियों को प्रेरित और सहायता करते हैं, बजाय इसके कि हर कोई हर चीज के लिए शीर्ष पर आता है। एक शीर्ष-स्तरीय प्रबंधक की पूरी प्रबंधन टीम के साथ बैठकें हो सकती हैं और फिर उनके नीचे के कर्मचारियों के लिए सूचना फ़िल्टर किया जा सकता है। यह समय और धन बचाता है, जिससे नेता व्यवसाय को बढ़ाने के लिए विशिष्ट लक्ष्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
यदि आप एक व्यवसाय चलाते हैं, तो आप पा सकते हैं कि एक औपचारिक कार्य संरचना आपको बेहतर संगठित करने की अनुमति देती है। यदि आप अपने लक्ष्यों, अपने संगठनात्मक चार्ट और अपनी नीतियों और प्रक्रियाओं को लिखित रूप में रखते हैं, तो आप पा सकते हैं कि आप नियमित रूप से उन्हें फिर से देख सकते हैं और सुनिश्चित करेंगे कि आप ट्रैक पर रहें। यदि आप निवेशकों तक पहुँचते हैं या अपना व्यवसाय बढ़ाने के लिए बैंक ऋण मांगते हैं तो सब कुछ प्रलेखित होने से भी आपको मदद मिलेगी। आपको यह दर्शाने के लिए आवश्यक कागजी कार्रवाई करनी होगी कि आपके व्यवसाय की ठोस संरचना है।
अनौपचारिक कार्य संरचनाओं के लाभ
औपचारिक और अनौपचारिक समूहों के फायदे और नुकसान पर चर्चा करते समय, लचीलेपन की अवधारणा हमेशा उत्पन्न होती है। एक औपचारिक कार्य संरचना का सबसे बड़ा नुकसान यह है कि इसमें नौकरशाही को रखा जाता है जो परिचालन को धीमा कर सकती है। यदि किसी कर्मचारी को एक मुद्दे के साथ एक पर्यवेक्षक के पास जाना है और श्रृंखला के लिए अपना रास्ता बनाने के लिए इंतजार करना है, तो प्रगति धीमी हो जाती है और इसके परिणामस्वरूप व्यवसाय मुद्दों का सामना कर सकता है। सूचना भी खो सकती है क्योंकि यह महत्वपूर्ण विवरणों को भूल जाने या तिरछी हो जाने के साथ अपना रास्ता बना लेती है।
हालांकि, शायद एक अनौपचारिक कार्य संरचना का सबसे बड़ा लाभ लचीलापन है। पत्थर में सेट होने वाली प्रक्रियाओं के बजाय, आपके व्यवसाय को संगठन के रूप में बदलने और प्रवाह करने की स्वतंत्रता है। इसका अर्थ यह भी है कि यदि आपके पास कोई बड़ा बदलाव है, तो आपकी टीम उन ढांचों को जल्दी से समायोजित और भरने में सक्षम हो जाएगी, बजाय इसके कि आप आगे बढ़ने के लिए प्रतीक्षा करें जब तक कि आप अपनी कंपनी की संरचना को पुनः प्राप्त नहीं कर लेते।
कार्य संस्कृति क्या है?
आपके व्यवसाय की हर चीज के लिए टोन सेट करना इसकी कार्य संस्कृति है। संस्कृति से तात्पर्य उन मुख्य मान्यताओं से है जो आपके संगठन को शक्ति प्रदान करती हैं, आपके द्वारा अपने कर्मचारियों के अनुसरण के लिए आपके द्वारा तय किए गए ड्रेस कोड से। यदि आपने व्यवसाय की स्थापना की है और इसे स्वयं बनाया है, तो आपकी कार्य संस्कृति संभवतः आपके स्वयं के व्यक्तित्व और मूल मूल्यों का प्रत्यक्ष प्रतिबिंब है। जैसा कि आप लोगों को नियुक्त करते हैं, आप अपनी टीम को उन लोगों के साथ स्टॉक कर सकते हैं, जो उन मूल्यों को भी दर्शाते हैं, चाहे आप इतने सचेत रूप से कर रहे हों या नहीं।
हालांकि, सबसे अच्छे इरादों के साथ, आप संभवतः उस कार्य संस्कृति को बनाए रखना चुनौतीपूर्ण समझते हैं, जब आपका व्यवसाय बढ़ता है। यह केवल एक व्यक्ति हो सकता है जो बाकी टीम के साथ बिल्कुल फिट नहीं है, या आप पा सकते हैं कि आप एक नए ग्राहक को लाते हैं जो सकारात्मक, आकस्मिक काम के माहौल में एक तनाव डालता है जिसे आपने बनाने में बहुत मेहनत की है। जितना अधिक आप कार्य संस्कृति को बनाए रखने के लिए प्रयास कर रहे हैं, उतनी ही जल्दी आप चीजों को ट्रैक पर वापस लाने में सक्षम होंगे।
औपचारिक कार्य संस्कृति
चूंकि कार्य संस्कृति संरचना से कसकर बंधी है, इसलिए औपचारिक संस्कृति के लाभों पर चर्चा करना महत्वपूर्ण है। जैसा कि अधिक व्यवसायों ने अनौपचारिक कार्य संस्कृतियों के लिए धक्का दिया है, यह स्पष्ट हो गया है कि यह एक सेटअप है जो हर कंपनी के लिए काम नहीं करता है। वास्तव में, कुछ संगठन औपचारिक संरचना के लिए बहुत बेहतर हैं। उदाहरण के लिए, एक कानूनी या लेखा फर्म, यह पा सकती है कि एक औपचारिक कार्य संस्कृति अपने कर्मचारियों के लिए बेहतर है।
न केवल एक औपचारिक कार्य संस्कृति कर्मचारियों के लिए सबसे अच्छा काम करती है जो संरचना को पसंद करते हैं, बल्कि यह व्यवसायों को उन ग्राहकों को आकर्षित करने में मदद करता है जो औपचारिक कार्य संस्कृतियों पर जोर देते हैं। एक कंपनी को निवेश के पैसे प्राप्त करने में भी आसानी हो सकती है जब उसके पास अधिक औपचारिक सेटअप होता है क्योंकि प्रदान किए गए ढांचे में अधिक पारंपरिक निवेशकों को आकर्षित किया जा सकता है।
अनौपचारिक कार्य संस्कृति
हाल के वर्षों में, व्यवसायों को और अधिक अनौपचारिक वातावरण की ओर स्थानांतरित कर दिया गया है, अध्ययन के साथ कुछ कार्य संस्कृतियों को बेहतर मनोबल से जोड़ते हैं। एक सकारात्मक कार्य संस्कृति कर्मचारी जुड़ाव के बारे में है, जिसका अर्थ है कि श्रमिकों को संगठन के निर्माण और विकास का हिस्सा बनना। अनौपचारिक संस्कृति, लचीले काम के घंटे और खुले दरवाजे की नीतियों को शामिल करने के लिए आकस्मिक ड्रेस कोड और पर्क-भरे ब्रेक रूम से परे जाती है।
एक अनौपचारिक कार्य संस्कृति में, कर्मचारी संतुष्टि सर्वोच्च लक्ष्य है, लेकिन यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि इस प्रकार का वातावरण आपके स्वयं के व्यक्तित्व के साथ-साथ उन लोगों की प्राथमिकताओं पर भी निर्भर करता है जिन्हें आप किराए पर लेते हैं। इसका मतलब यह हो सकता है कि आप अपने काम पर रखने के तरीकों को समायोजित करने या पुनर्व्यवस्थित करने के तरीके को समायोजित करें। आप पा सकते हैं कि कुछ ठेकेदार या दूरस्थ फ़ुलटिमर जोड़ना उस वातावरण के लिए बेहतर है जो आप उदाहरण के लिए बनाने की कोशिश कर रहे हैं। जो भी हो, एक अनौपचारिक कार्य संस्कृति आपको उन परिवर्तनों को करने के लिए लचीलापन देगी।
एक अनौपचारिक वातावरण में संरचना की स्थापना
संरचना को समाप्त करने का अर्थ यह नहीं है कि आप प्रत्येक कर्मचारी से अपेक्षा के अनुसार मार्गदर्शन करते हैं कि वे कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं, इस पर प्रतिक्रिया दें। सबसे अच्छी चीजों में से एक, जहां तक आप औपचारिक प्रलेखन कर सकते हैं, इसका उपयोग अपने कर्मचारियों को मार्गदर्शन करने के लिए करना है। छुट्टी के समय जैसी चीजों पर अपनी एचआर नीतियों को लिखने में लगाने के अलावा, आपको अपने कर्मचारियों को नौकरी के कर्तव्यों पर मार्गदर्शन देने के लिए प्रत्येक स्थिति की नौकरी की उम्मीदों को भी रेखांकित करना चाहिए। यह आपको एक जंपिंग-पॉइंट भी देगा जब किसी कर्मचारी द्वारा किए जा रहे कार्य पर प्रतिक्रिया देने का समय होता है।
हालाँकि, उस प्रतिक्रिया के दोनों तरीके हैं। सफल कंपनियां फीडबैक मैकेनिज्म में निवेश कर रही हैं जो कर्मचारियों को नेतृत्व के बारे में बताने की अनुमति देती हैं कि वे कैसे कर रहे हैं। केवल यह पता लगाने के लिए कि उनके प्रबंधक अपने काम के प्रदर्शन से खुश हैं या नहीं, कर्मचारियों को नियमित रूप से इस बारे में प्रतिक्रिया देने की अनुमति दी जाती है कि वे कार्य संस्कृति और इसके भीतर की अपनी भूमिकाओं के बारे में कैसा महसूस करते हैं। जब उनके परिवर्तन लागू होते हैं, तो कर्मचारी अधिक व्यस्त महसूस करते हैं क्योंकि वे देखते हैं कि वे इस बात का एक हिस्सा हैं कि संगठन कैसे चलता है।
