लेखाकार प्रत्येक दिन विभिन्न प्रकार के डेटा का काम करते हैं, वित्तीय डेटा से लेकर इन्वेंट्री मात्रा तक श्रम घंटे तक। डेटा का उपयोग करने के लिए, लेखांकन कर्मचारियों को डेटा को गोदाम करने के लिए एक स्थान की आवश्यकता होती है। वह स्थान जहाँ कोई कंपनी अपना लेखांकन डेटा संग्रहीत करती है, उसे लेखांकन सूचना प्रणाली कहा जाता है। अधिकांश कंपनियां इन रिकॉर्ड्स को रखने के लिए कंप्यूटर प्रौद्योगिकी को शामिल करती हैं और उपयोगकर्ताओं को इन रिकॉर्डों का उपयोग करने की अनुमति देती हैं।
लेखांकन आंकडे
लेखांकन डेटा में वित्तीय और गैर-वित्तीय डेटा होते हैं। वित्तीय डेटा लेखांकन रिपोर्ट, वित्तीय विवरण और सरकारी अनुरोधों पर रिपोर्ट की गई जानकारी के लिए विवरण प्रदान करता है। रिपोर्टों के अलावा, एकाउंटेंट बैकअप प्रलेखन बनाए रखते हैं जिसका उपयोग रिपोर्ट किए गए नंबरों को सत्यापित करने के लिए किया जा सकता है। गैर-वित्तीय डेटा में बिक्री मात्रा, उत्पादन मात्रा, श्रम घंटे और परिसंपत्ति विवरण शामिल हैं। गैर-वित्तीय डेटा रिपोर्ट की गई वित्तीय संख्याओं का समर्थन करता है। बिक्री की मात्रा कुल बिक्री के लिए विवरण प्रदान करती है। उत्पादन मात्रा इन्वेंट्री मात्रा के लिए विवरण प्रदान करता है। श्रम घंटे के डेटा पेरोल के लिए विवरण प्रदान करता है। संपत्ति के विवरण में संपत्ति और उपकरणों के लिए विवरण दिया गया है।
सुचना प्रणाली
एक सूचना प्रणाली एक कंपनी में आवश्यक सभी डेटा को संकलित करने के लिए गोदाम प्रदान करती है। सूचना प्रणाली को एक मजबूत संगठन की आवश्यकता होती है, ताकि उपयोगकर्ताओं को उनकी आवश्यकताओं से परे गोपनीय जानकारी तक पहुँच प्रदान किए बिना आवश्यक जानकारी तक पहुँच दी जा सके। कई कंपनियां अपनी सूचना प्रणाली की जरूरतों को प्रबंधित करने के लिए सॉफ्टवेयर प्रोग्राम खरीदती हैं। अन्य कंपनियां कंप्यूटर प्रोग्रामर को एक सूचना प्रणाली बनाने के लिए नियुक्त करती हैं जो उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करती है।
लेखा सूचना प्रणाली
एक लेखा सूचना प्रणाली एक सूचना प्रणाली है जो लेखा विभाग की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए बनाई गई है। लेखा विभाग विभिन्न प्रकार की गोपनीय जानकारी का प्रबंधन करता है। निजी कर्मियों की जानकारी के साथ प्रति घंटा श्रम दर और वार्षिक वेतन, विभाग के भीतर सीमित पहुंच की आवश्यकता होती है। ग्राहक की बिक्री की कीमतें गोपनीय होनी चाहिए, खासकर जब विभिन्न ग्राहक समान उत्पादों के लिए अलग-अलग दरों का भुगतान करते हैं। विनिर्माण लागत का ज्ञान होना चाहिए आंतरिक कीट प्रतियोगियों को कंपनी को कम कीमत देने की कोशिश करनी चाहिए। इनमें से प्रत्येक उदाहरण के साथ, केवल चुनिंदा कर्मचारियों को ही सूचना तक पहुंच की आवश्यकता होती है। एक लेखा सूचना प्रणाली को चुनिंदा कर्मचारियों के लिए कुछ जानकारी प्राप्त करने के लिए तंत्र प्रदान करना चाहिए, जिसके साथ उन्हें काम करना चाहिए, लेकिन जिम्मेदारी के दायरे से बाहर की जानकारी नहीं।
उपयोग
गोपनीयता बनाए रखने के अलावा, लेखा सूचना प्रणाली उपयोगकर्ताओं को उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए बनाई गई रिपोर्ट प्रदान करती है। लेखा सूचना प्रणाली भी उपयोगकर्ताओं को स्प्रेडशीट में जानकारी डाउनलोड करने की अनुमति देती है। एक स्प्रेडशीट में, उपयोगकर्ता अपनी जरूरतों को पूरा करने के लिए विशिष्ट जानकारी का चयन कर सकता है।
