एक वार्षिक रिपोर्ट व्यवसाय के वित्तीय आंकड़ों की एक प्रस्तुति है। यह अक्सर रेखांकन और चार्ट के साथ-साथ लिखित पैराग्राफ में प्रस्तुत किया जाता है। यह कंपनी के मालिक या सीईओ के एक पत्र द्वारा भी पेश किया जाता है जो वित्तीय मुद्दों या कठिनाइयों को छूता है जो कंपनी को पूरे वित्तीय वर्ष में हो सकती है, जो रिपोर्ट में चर्चा की जाती है। रिपोर्ट का सारांश लिखने के लिए, आपको डेटा को पूरी तरह से समझने की आवश्यकता है ताकि आप प्रस्तुत किए जा रहे सभी मुख्य बिंदुओं पर कब्जा कर सकें। सारांश इन प्रमुख बिंदुओं पर प्रकाश डालता है ताकि पाठक को पूरी रिपोर्ट न पढ़नी पड़े।
सारांश की परिभाषा में अपने आप को याद दिलाएं। एक सारांश वार्षिक रिपोर्ट में चर्चा किए गए प्रमुख तत्वों को प्रस्तुत करता है। लक्ष्य मुख्य बिंदुओं पर चर्चा करना है ताकि पाठक को सूचना के लिए रिपोर्ट के माध्यम से खुदाई न करनी पड़े।
पूरी वार्षिक रिपोर्ट पढ़ें ताकि आपको पता चल जाए कि यह क्या है। जैसा कि आप पढ़ते हैं, सारांश लिखना शुरू न करें, क्योंकि आप गलत बिंदुओं को उजागर कर सकते हैं या महत्वपूर्ण विवरण छोड़ सकते हैं। हर बार एक नया विचार या विषय पेश किए जाने पर ध्यान दें। यदि आपको दो बार पढ़ना है, और यदि आवश्यक हो तो प्रत्येक बिंदु को रेखांकित करें।
दो या तीन वाक्य लिखें जो वार्षिक रिपोर्ट के उद्देश्य को स्पष्ट करते हैं। उदाहरण के लिए, लिखें कि रिपोर्ट कंपनी के वित्तीय अवलोकन और स्थिति को दर्शाती है और निवेशकों और शेयरधारकों को कंपनी की कमाई और खर्च के बारे में डेटा प्रदान करती है।
सीईओ के पत्र में महत्वपूर्ण बिंदुओं को हाइलाइट करें जो वार्षिक रिपोर्ट के लिए एक परिचय के रूप में लिखा गया था। पत्र में जानकारी की व्याख्या करें और इसे अपने शब्दों में लिखें। उदाहरण के लिए, जबकि सीईओ सकारात्मक उपलब्धियों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और मुश्किल से नकारात्मक पर स्पर्श कर सकते हैं, आप उल्लेख कर सकते हैं कि सीईओ उत्तरार्द्ध पर ध्यान नहीं देना चाहते हैं। बता दें कि सीईओ सकारात्मक उपलब्धियों पर प्रकाश डालकर और ध्यान देकर नकारात्मक से बचते हैं।
रिपोर्ट में महत्वपूर्ण चार्ट या डेटा के परिणामों को हाइलाइट करें। उदाहरण के लिए, रिपोर्ट में उल्लिखित प्रत्येक संपत्ति पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय, एक राशि प्राप्त करने के लिए सभी परिसंपत्तियों को जोड़ें। व्यवसाय के स्वामित्व वाली दीर्घकालिक और अल्पकालिक परिसंपत्तियों को शामिल करें। देनदारियों के लिए भी यही करें। मुख्य बिंदु यह है कि क्या कुल संपत्ति एक सकारात्मक निवल मूल्य के लिए समग्र देनदारियों से अधिक है। उदाहरण के रूप में व्यक्तिगत रेखांकन या संपत्ति का उपयोग करें।
वार्षिक रिपोर्ट में प्रस्तुत कंपनी की समग्र वित्तीय स्थिति पर चर्चा करें। इस स्थिति की गणना देनदारियों द्वारा परिसंपत्तियों को विभाजित करके की जाती है। एक अच्छी स्थिति तब होती है जब संपत्ति देनदारियों से दोगुनी होती है। उदाहरण के रूप में रिपोर्ट में अलग-अलग रेखांकन का उपयोग करें।
सारांश के लिए एक निष्कर्ष लिखें। निष्कर्ष वार्षिक रिपोर्ट के उद्देश्य पर प्रकाश डालता है। अपने स्वयं के विचारों को न जोड़ें, लेकिन रिपोर्ट में प्रस्तुत आंकड़ों का ही उपयोग करें। यदि व्यवसाय वित्तीय रूप से स्थिर नहीं है, तो रिपोर्ट के आय विवरणों का उपयोग यह दिखाने के लिए करें कि खर्च कंपनी के बजट के लिए उपयुक्त नहीं हो सकता है। अपने व्याख्यात्मक निष्कर्ष का समर्थन करने के लिए सबूत के रूप में रिपोर्ट में डेटा का उपयोग करें।
